3 Consejos para mejorar el desempeño de las compras

Gestionar a los proveedores para generar valor para ambos en la relación, desarrollar estrategias para vender mediante “historias” el valor del área y tener proceso sólidos para conocer con que proveedores se está trabajando o pude llegar a trabajar son 3 áreas de oportunidad que deben ser atendidas por el comprador.

Mejorar la gestión de los proveedores, lograr vender el valor del área y conocer mejorar los proveedores con los que se trabaja o puede llegar a trabajar, son tres tareas esenciales que el comprador moderno debe atender oportunamente.

Un trabajo esencial del área de compras es mejorar la relación con los proveedores y esto se facilita, cuando existe un valor compartido en la relación.

La administración de la relación con proveedores, la podemos entender como la administración sistemática del valor que se genera posteriormente a un contrato en el día a día de la interacción con algunos proveedores claves del negocio. El objetivo es permanentemente capturar valor y generar innovación en la relación, y por lo tanto, no es únicamente una responsabilidad del área de compras.

Una herramienta que facilita la gestión de la relación con los proveedores es la gestión de categorías, ya que permite al área de suministro estar atenta lo que ocurre en el mercado de los proveedores para identificar oportunidades para maximizar el valor para la organización y la relación.

A través del uso de la gestión de categorías, se desarrolló un claro entendimiento de las necesidades de la organización y de los proveedores que puede satisfacer la en el presente en el futuro, permitiendo al aire, poner mayor atención donde existen mayores posibilidades de creación de valor.

Contar con una clara identificación, facilita la explotación de las oportunidades actuales así como el desarrollo de nuevas oportunidades, mediante el trabajo colaborativo con los proveedores. La idea fundamental es modificar o influir en la conducta de un proveedor con el fin de generar valor para ambas partes.

Mirando ahora hacia el interior de la organización, en lugar de esperar a que los usuarios “compren” todo lo que el área de suministros pude hacer por ellos, es importante tomar una posición más agresiva y a través de “historias”, demostrar todo su potencial.

Ante los cambios entorno, resulta complicado dedicar tiempo a administra las relaciones con los socios estratégico, sin embargo, el desarrollo de estrategias facilita que las partes mantengan esfuerzos específicos dedicados a la generación de beneficios mutuos.

Para platicar una historia, es importante apoyarse en un storyboard, que no es más que una guía de cómo organizar el mensaje/ evento o historia junto con la  lista de su contenido. Entre los puntos que se incluyen en un storyboard tenemos:

  • Los recursos y tiempos disponible para el mensaje
  • La organización y foco del mensaje
  • La selección de los medios para hacer llegar el mensaje a cada parte

Debemos tener presente que el mensaje debe ser:

  • La menor cantidad de información para conectar con los escuchas, evitar demasiados detalles que hagan difícil su entendimiento y recuerdo.
  • Debe tener múltiples usos y adecuada para diferentes contextos y audiencias.
  • Si no está preparado en el lenguaje y estilo del receptor, no tendrá impacto.

Nuestra capacidad de contar historias es un elemento esencial para la transformación del área, debe ser una habilidad a desarrollar por todos los miembros ya que simplificará el proceso. Lo que la gente dice y piensa de nosotros, es un elemento esencial en el desarrollo y consecución de nuestras metas.

Finalmente, debemos tener presente que el impacto del mal  desempeño de  un proveedor, puede ser catastrófico para todos los miembros de su cadena de suministro, es por esto  que seleccionar adecuadamente a los socios de  negocio es una tarea relevante.

La empresa debe tener claro que información necesita de sus proveedores sin que esto signifique que ellos pongan en riesgo la protección de sus competencias centrales o propiedad intelectual sensible. El objetivo, es asegurar su cumplimiento a estándares éticos y legales sin violar su derecho a la privacidad.

Para  facilitar el intercambio de información, la empresa compradora debe demostrar con hechos que posee una cultura abierta y honesta que promueve el intercambio de información con sus socios de negocio.

La información básica que se desea conocer de los proveedores críticos se puede clasificar en 4 grandes elementos, como lo hace Nike, que a su vez se detalla en 3 más específicos, como se muestra a continuación:

  • Miembros de su cadena:
    • Relación de su primer nivel de proveedores.
    • Ubicación de estos proveedores.
    • Niveles inferiores clave de su suministro.
  • Composición:
    • Materiales utilizados.
    • Origen de los materiales.
    • Proceso de extracción de materiales controlados.
  • Consumo de recursos:
    • Energía.
    • Generación y manejo de desperdicios.
  • Relación con la sociedad:
    • Derechos laborales.
    • Derechos Humanos.
    • Interacción con la sociedad.

La información recibida requiere ser analizada y se deben tomar medidas preventivas y correctivas con oportunidad. Hay que estar seguros que la información recibida está clasificada adecuadamente, sobretodo aquella que se debe manejar como confidencial. También es importante identificar aquella información que se está escondiendo de forma premeditada, para evitar una correcta percepción de la situación, así como aquella información que generalmente se manda en exceso, solo con fines de distraer la atención de los temas relevantes.

Tengamos presente que la atención a esta información es una demanda creciente de los entes regulatorios y la comunidad en general,  por lo que se requiere de recursos dedicados a su recolección, custodia, interpretación y toma de acciones.

Para mayor información de estos temas consultar:  What’s the Story… (Procurement), Gordon Donovan, “2 Strategic Ways to Improve Supplier Relationship Management”, Muddassir Ahmed, y  “What You Need to Know About Supply Chain Disclosure”, escrito por Lucy McCarthy, Paul McGrath, y Donna Marshall.

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