Los primeros pasos

En días recientes terminé un estudio sobre el uso de la tecnología de información en el área de Cadena de Suministro como un seguimiento a un estudio realizado hace dos años. Dentro de los resultados relevantes a mencionar, es que un 43% de las empresas participantes indicaron utilizar menos del 50% de su ERP y un 44% reconoció que su personal usa intensivamente hojas de cálculo en lugar de obtener la información directamente del sistema.

En el caso particular de las compras, la pregunta iba dirigida al uso que la empresa tiene sobre sistemas de e-procurement. En 2012 el porcentaje de empresas que lo utilizaban era del 25%, mismo que se mantuvo para el 2014 a pesar de que un 8% afirmaron en el 2013 estaban en proceso de implementación.

Basado en estos resultados, podemos percibir que este tipo de aplicación no es una prioridad en la mayoría de las organizaciones, sobre todo si lo comparamos un 55% de empresas que en la actualidad tienen implementado un WMSs y que creció 20 puntos porcentuales en los últimos 2 años. Pero para mí, no todo está perdido. La implementación de un sistema para simplificar las compras electrónicas, requiere de mucho trabajo previo, que pude ser iniciado aún antes de que se decida la compra de una aplicación. Actuar proactivamente, reducirá el tiempo requerido para lograr excelentes resultados de la herramienta.

Las tres acciones más relevantes que se pueden iniciar previo a una implementación son:

• La depuración de catálogo de partes y proveedores: La intención es migrar a la nueva aplicación solo la información que realmente tiene utilidad

• La depuración de las órdenes abiertas: El nuevo sistema solo dará seguimiento a órdenes que verdaderamente están en espera de entregas de los proveedores; además que esto facilitará el uso de los sistemas de planeación de materiales, y el tiempo del comprador

• La catalogación de productos: Implementar un sistema estándar de catalogación, tipo UNSPSC, es crítico para cualquier tipo de aplicación de compras que se desee utilizar, y esta tarea se facilitará si se hizo una correcta depuración de partes.

Aún si la empresa nunca termina por decidirse en la implementación de una herramienta electrónica, los beneficios obtenidos en el proceso de preparación con estas tres acciones serán grandes y permanentes para la operación cotidiana del área.

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