Ciclo de Vida de un contrato

La falta de cultura sobre la administración formal de contratos, origina, —por lo general—, que las organizaciones tengan 'atención dispersa' sobre la vida de un contrato. Si el contrato es obligatorio para la entrega de un producto o prestación de un servicio, se presenta una gran  presión por su elaboración y aprobación, la alta dirección influye en el apoyo del departamento legal y otras áreas de soporte, pero una vez firmado, lo más seguro es que nadie se vuelva a acordar que existe.

Las organizaciones vuelven a recordar que existe un contrato, cuando se presenta un grave incumplimiento por parte del proveedor, o se llega a un problema legal. Es común que al auditar lo que ha ocurrido durante la ejecución para conocer a fondo el problema que se enfrenta, se encuentren una gran cantidad de violaciones a los acuerdos por todas las partes firmantes, que simplemente fueron ignoradas por desconocimiento del contrato, apatía o falta de compromiso.

El otro evento que trae de nueva cuenta al interés general de la organización sobre un contrato, es cuando llega a su vencimiento y nadie ha hecho nada por su renovación o renegociación y esto implica una alteración de las operaciones cotidianas de la organización. Obviamente, este escenario, coloca a la empresa en un posición desfavorable ante el proveedor y puede ocasionar el aceptar condiciones poco favorable solo con el fin de resolver el problema lo antes posible.

El reto es entonces como hacer de la administración del ciclo de vida de un contrato un proceso cotidiano y una responsabilidad compartida.

Existen tres elementos claves para esto:

  1. Educación
  2. Indicadores
  3. Tecnología

Todos dentro de la organización deben saber lo que implica un contrato y la importancia de su correcta administración a lo largo de su ciclo de vida. El contrato debe ser el referente obligado para definir con claridad las tareas de una relación comercial para asegurar que cada parte cumple con sus obligaciones. Así como se hacen procesos anuales para reforzar el cumplimiento de aspectos como acoso sexual o código de ética, sería bueno hacerlo sobre las oportunidades y amenazas asociadas con los contratos comerciales. El personal debe saber que dejar asuntos sin atender referentes a compromisos no cumplidos en un contrato son «bombas de tiempo» que pueden estallar en cualquier momento.

Los indicadores son la forma natural de administrar la ejecución del contrato, implica medir no solo la creación de valor asociada con este, sino también el cumplimiento a los procesos gerenciales como pueden ser reportes o reuniones de evaluación.  Todo contrato debe tener consecuencias claras y ejecutables en caso de incumplimiento de las partes, de otra forma se vuelven documentos sujetos a la buena voluntad o al uso discrecional del poder.

La tecnología, que debe ser algo más que un hoja de Excel, es de gran utilidad para que la empresa sepa en todo momento el nivel de compromisos que tiene con proveedores y que deben ser evaluados como exposiciones de riesgo. El propio sistema de administración de contratos debe generar los recordatorios de las mediciones, así como notificar con tiempo suficiente el vencimiento para dar oportunidad a un plazo adecuado de negociación. El sistema debe también soportar el proceso de elaboración y aprobación del contrato el cual puede ser usado para registrar los beneficios reales y las lecciones aprendidas durante su duración.

El aumento en la complejidad de las relaciones con algunos proveedores estratégicos, demanda una nueva cultura organizacional hacia los contratos y es responsabilidad de la alta dirección darle el lugar que se merece a la administración de sus ciclos de vida como parte de una adecuada administración de la relación y de la gestión del riesgo.

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