Creando una cultura de cumplimiento

El cumplimiento de la responsabilidad social de cada organización y su cadena de suministro, debe ser resultado de una serie de acciones básicas que construyan una cadena de suministro comprometida con el cumplimiento

La presión social y las nuevas regulaciones, han forzado a las organizaciones a poner una atención especial sobre el comportamiento de sus socios de cadena de suministro en relación a la responsabilidad social. Basado en esto, las organizaciones deben de ver a sus proveedores como una extensión de sus programas de cumplimiento y tomar acciones específicas para diseñar como comunicar, promover, monitorear, restaurar y resolver cualquier conducta que contravenga alguna de estas disposiciones.

Lo anterior es más fácil de alcanzar cuando la responsabilidad social no es vista exclusivamente como un requerimiento legal, sino como algo que genera valor para el negocio. Esto implica construir una cultura de cumplimiento de la responsabilidad social a lo largo de la cadena de suministro.

En un artículo llamado “Creating a Culture of Compliance Across Your Supply Chain”, publicado en Quality Digest,  Sonal Sinha  ofrece algunos consejos prácticos para la construcción de la cultura del cumplimiento.

El primero es simple, considera el cumplimiento de regulaciones de tus proveedores como una simple extensión de tus propios procesos de negocio. Para que esto ocurra, es fundamental que la alta dirección le dé la importancia adecuada a la administración del riesgo de la cadena de suministro, considerando su efecto sobre el riesgo del negocio. Todo esto, inicia con un adecuado proceso de selección de proveedores que en algunos casos requerirá del apoyo de organizaciones externas para realizar evaluaciones profundas y completas, asociadas con el riesgo de responsabilidad social.

Tus proveedores, deben conocer y ser entrenados acerca de las políticas de cumplimiento y controles que tu organización tienen sobre responsabilidad social. Se recomienda que los proveedores puedan tener fácil acceso a esta información vía electrónica. Debe existir un reforzamiento permanente sobre el compromiso de la organización y de sus proveedores con el total cumplimiento a las regulaciones generales y las políticas organizacionales.

Una segunda recomendación, es motivar a los proveedores a cumplir mediante incentivos no monetarios. Los proveedores deben estar motivados a reportar cualquier desviación o debilidad que puede impactar el cumplimiento. Las desviaciones tienen que ser comunicadas lo más cerca a su ocurrencia, de preferencia en tiempo real y venir acompañada de opciones para su prevención y/o corrección.

Como tercera recomendación, tu empresa debe adaptar sus políticas y procesos a las realidades geográficas de cada país cuando se trabaja con proveedores globales, con la finalidad de respetar las diferencias culturales, siempre cuando estas últimas, no vayan en contra del “espíritu” de las políticas.

En su último consejo, Sinha nos recomienda crear un sistema de monitoreo al cumplimiento basado en la importancia y el riesgo asociado con cada proveedor, para esto se pueden realizar las siguientes preguntas:

  • ¿Para qué y en dónde utilizamos a este proveedor?
  • ¿Qué tipo de información se comparte con este proveedor?
  • ¿Cuándo se realizó la última evaluación de responsabilidad social en este proveedor?
  • ¿Cuáles son los riesgos geográficos, financieros, laborales o comerciales que se corren con este proveedor?

Estas respuestas deberán indicarle a la organización el nivel de cumplimiento que el proveedor debe tener con los diferentes requerimientos a cumplir. También, deberá indicar el tipo de información a recopilar del proveedor y los límites que disparan acciones específicas por parte de la organización.

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