Administrando el paradigma de la complejidad

La complejidad en los productos, procesos y relaciones comerciales, es un gran impedimento para responder ágil y rentablemente a los retos de los mercados. Para responder a esto, Apics y la Universidad  Estatal de Michigan presenta un estudio donde se identifican algunas de las principales fuentes de la complejidad y se proponen siete soluciones prácticas.

Como parte de una serie de estudios llamados “Beyond the horizon”, Apics, en conjunto con la Universidad de Michigan State, publican un documento llamado “Administrando el paradigma de la complejidad” que tiene como objetivo atender dos de los retos importantes que mantienen “despierto por la noche” a los ejecutivos de cadena de suministro: la complejidad de la cadena de suministro y de los productos.

El estudio indica que las cuatro fuentes más importantes de complejidad en la cadena de suministro son:

  • Las demandas de los clientes
  • La globalización de las operaciones
  • Los proveedores
  • La administración de los negocios y las cadenas

Los clientes actuales desean mayor velocidad de respuesta, poder tener visibilidad de las operaciones, una amplia gama de productos sobre las cuales pueda seleccionar, la personalización de estos productos así como que la organización pueda responder bajo un ambiente Omnicanal.

La velocidad por sí sola puede no ser un reto tan complejo, pero cuando se demanda cumplimiento en ventanas específicas de tiempo, como por ejemplo entregas en 24 horas, el impacto sobre la secuenciación de la producción y de las entregas se vuelve extremadamente complejo.

Por el lado de la visibilidad, mantener un sistema actualizado con información requerida por el cliente se vuelve extremadamente complejo además, se debe contar con mecanismos para notificar al cliente en caso de que los compromisos contraídos no puedan ser cumplidos.

Los consumidores tienen la idea de que la flexibilidad de las empresas es ilimitada, en cuanto o al tiempo y el lugar para recibir y retornar, los productos y servicios que consumen. Esto implica administrar de manera conjunta diferentes canales de distribución física todos bajo un sistema de información unificado que permite controlar el flujo de todas las operaciones.

Con referencia a la globalización, podemos considerar que la complejidad se genera debido a la diversidad de localidades, marcos legales y regulatorios, retos culturales, infraestructura y procesos que intervienen en el ciclo de entrega de un pedido.

Las empresas se han visto forzadas a modificar los productos para cumplir con las demandas de los clientes y las regulaciones locales, lo que agrega complejidad a los procesos de un producto que se pretendía fuera estándar.

Mover productos desde y hacia diferentes países, en corto tiempo y bajos volúmenes, tiene una alta complejidad logística que debe ser atendida tempranamente para evitar problemas en el servicio e incrementos en los costos operativos.

Por si fuera poco, cambios regulatorios o estructurales, como lo es el caso del Brexit, obliga a las organizaciones a estar pendientes de todos los requerimientos específicos de cada uno de los mercados en los cuales tiene operaciones.

En el tercer aspecto, la complejidad de los proveedores, podemos incluir tres factores relevantes: la complejidad del suministro local, la complejidad cultural, así como la de la operación global.

Para simplificar las operaciones, la opción de desarrollar suministros locales son atractiva, sin embargo esto acarreará un sinnúmero de problemas, iniciando por la consistencia en la calidad.

El aspecto cultural dentro de los negocios, toma múltiples formas, desde el estilo de comunicación con los miembros del ecosistema, así como los valores éticos que regula la interacción comercial.

Trabajar en operación global requiere un esfuerzo extra significativo en el diseño, desarrollo y operación de procesos infraestructura que permitan una operación efectiva.

Finalmente, la complejidad de los modelos de negocio generan una serie de cambios en las operaciones, siendo los cinco aspectos más relevantes: la personalización de procesos, los cambios tecnológicos, la ampliación del alcance de la administración de la cadena de suministro, las fusiones y adquisiciones, así como la complejidad colateral.

El rápido desarrollo de nuevas soluciones tecnológicas, complica los procesos de evaluación y recuperación de las inversiones, ya que la posibilidad elegir una tecnología que en el corto plazo se convierte en obsoleta, es elevado y esto ocasiona que estas inversiones se conviertan decisiones de alto riesgo, tanto por el lado de no poderse recuperar adecuadamente la inversión, como por el lado de no poder competir en los mercados por no estar tecnológicamente habilitados.

Los procesos de fusión y adquisición de compañías, no sólo impactan la cantidad de fuentes de suministro o clientes disponibles para colaborar, también implica la integración de múltiples sistemas tecnológicos, modelos de negocio y culturas que puede demandar una gran cantidad de tiempo  y recursos de las organizaciones con su consecuente desatención a las demandas del mercado.

En muchos casos, para satisfacer las demandas de los clientes las organizaciones aceptan modelos de operación que generan mayor complejidad en algunos procesos internos, esto es lo que llamamos complejidad colateral.

Como respuesta a los retos de la complejidad, las organizaciones han adoptado dentro de sus cadenas de suministro 7 enfoques fundamentales:

  1. Evitar la complejidad. Aunque resulte fácil decirlo, es posiblemente una de las soluciones más complejas. Las empresas deben enfocarse en su propuesta de valor, lo que que posiblemente implique concentrarse en un nicho específico de mercado, para evitar crear una complejidad innecesaria.
  2. Buenos aliados. Conforme se tienen buenos aliados en la cadena de suministro, es más fácil atender los retos de la complejidad mediante la simplificación o la innovación de procesos y productos
  3. Tecnología de información. La tecnología aplicada a la simplificación de procesos contribuye en gran medida a reducir la complejidad, por lo cual debe ser elegida cuidadosamente.
  4. Fuerza de trabajo flexibles. El uso de trabajadores contingentes, el tiempo parcial, o los horarios flexibles, ayuda a las organizaciones a enfrentar la complejidad. Esto también se refuerza con el uso de trabajadores multi-hábiles que permite responder oportunamente a los cambios de la demanda.
  5. Colaboración de proveedores. Cuando la relación cliente proveedor se fundamenta en transparencia y confianza, es mucho más fácil identificar y atender las oportunidades que permitan reducir el manejo de excepciones en los procesos.
  6. Participación de los líderes. Cuando se tiene disponible la gente correcta en el momento correcto para tomar la decisión correcta, es mucho más fácil atender los cambios en las necesidades. Para esto se requiere un adecuado flujo de información y empoderamiento del personal.
  7. Entendimiento de los clientes y proveedores. Si la organización entiende cómo sus procesos impactan a los proveedores y viceversa, es mucho más fácil colaborar en el desarrollo de productos y procesos que reduzca la complejidad y mejoren los flujos de materiales, información y dinero

Desafortunadamente, no todas las organizaciones pueden trabajar en la complejidad reduciendo productos y mercados, por lo cual, deben hacer uso de algunas de las otras siete alternativas identificadas dentro del estudio. Un mayor entendimiento de las propuestas de valor, es resultado de un trabajo colaborativo, del uso de las tecnologías de información y de la flexibilidad del operación y esto ha demostrado ser clave para la reducción de la complejidad de los procesos, y por lo mismo, ayudar a obtener un mejor desempeño integral.

 

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