Analítica en compras

El real potencial de la analítica está aún por conocerse, los desarrollos tecnológicos y la mayor capacidad de análisis abren posibilidades nunca antes vistas. Adquirir tempranamente estas herramientas permitirá a los compradores cumplir adecuadamente su nueva responsabilidad como generador de valor e innovación.

Conforme los compradores se han vuelto más estratégicos en sus decisiones y los ambientes de negocio más complejos, los retos del área han evolucionado de únicamente reducir costos a producir ventajas competitivas para el negocio a través de la aplicación a nuevas herramientas y técnicas. La analítica, abre la puerta a nuevas posibilidades de generación de valor para el comprador, ya que las decisiones no tendrán que basarse exclusivamente en tendencias pasadas, sino que podrán basarse en modelos predictivos mucho más complejos.

El desarrollo de nuevas iniciativas tecnológicas ha permitido una mayor adopción de la analítica dentro de las empresas. Las tres tecnologías más relevantes son:

  • La digitalización. Prácticamente cualquier dato nuevo es creado en formato digital, las organizaciones se mueven a operar sin papel, y toda esta información abre oportunidades para analizar los datos y obtener conclusiones interesantes.
  • Capacidad de procesamiento. Las computadoras hoy tienen suficiente poder para manejar grandes cantidades de información en fracciones de segundo, si esto sumamos la gran capacidad de almacenaje, el análisis tomar nuevas dimensiones.
  • Tecnologías móviles. Actualmente se puede tener acceso a internet prácticamente desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo, esto facilita que los tomadores de decisiones pueden hacer su trabajo más fácil, con mayor precisión y de forma oportuna.

El poder de analítica seguirá creciendo con la llegada de nuevas tecnologías disruptivas, como la computación cognoscitiva o el internet de las cosas, que alterarán la manera en que se toman decisiones.

Aceptando que el reto de las organizaciones de compras ha pasado de ser un influenciador del costo, a un contribuido del crecimiento de la organización, es necesario que el área elimine los obstáculos que impiden mejorar sus contribuciones. El primer obstáculo es la falta de visibilidad sobre el gasto. Las nuevas tecnologías permitirán anticipar muchas situaciones, por lo tanto facilitar un mayor control sobre el gasto.

El segundo obstáculo se refiere a las presiones del entorno por cumplir con múltiples regulaciones, esto demanda, hoy más que nunca, que los usuarios se apeguen a las estrategias de suministro definidas por el área de compras, esto no sólo generará los esperados impactos positivos sobre las utilidades, sino que eliminará algunos impactos negativos por incumplimiento a marcos regulatorios.

Finalmente, el último obstáculo se refiere a la falta de información de los mercados. Si los compradores tener mayor conocimiento del mercado, les será más fácil alcanzar buenas negociaciones. La inteligencia de mercado se vuelve una variable crítica para garantizar la disponibilidad, el mejor precio y fomentar la innovación.

La analítica dentro de compras se puede explicar en cuatro fases de evolución:

  • Revisión de reportes. En esta fase simplemente se analiza la situación actual de los gastos de la organización bajo un análisis uni-variable o bi-variable. Las tareas más recurrentes se refieren a la limpieza de los datos o la clasificación de los proveedores.
  • Analítica activa. Para esto ya se requieren análisis multi-variables más complejos, que permitan identificar oportunidades de ahorro, asignaciones de gastos, monitorear el desempeño de proveedores y la optimización de los pagos. Este es posiblemente el nivel de mayor utilización en la actualidad.
  • Analítica predictiva. El objetivo aquí es predecir futuros eventos a través del uso de datos estructurados y no estructurados de diferentes fuentes. Algunas aplicaciones aquí pueden ser el análisis de facturas, el análisis de fraudes o la predicción de patrones de gasto.
  • Analítica prescriptiva. Se enfoca en tratar con un futuro previsible utilizando el big-data de muchas fuentes. Este nivel de análisis se encuentra un incipiente debido a la falta de tecnologías para procesar las grandes cantidades de información de forma eficiente y rentable.

Algunas de las aplicaciones específicas de la analítica dentro de compras el día de hoy son:

  • El análisis de los datos de gasto, para por identificar potenciales de ahorro.
  • El análisis de mercado proveedores y categorías, para el diseño de estrategias de suministro.
  • El análisis del desempeño de proveedores y elaboración de tableros de control, para la utilización de los términos de pago como herramienta para la administración de proveedores.
  • La mejora del proceso desde la requisición a la generación de la orden de compra, para apegarse a los contratos preestablecidos
  • El procesamiento de facturas, con la capacidad de predecir el valor y cantidad en disputa así como predecir los pagos vencidos.
  • El análisis de las cuentas por pagar, para evitar la duplicidad de pagos, los fraudes o el exceso de pagos tempranos.

Con el desarrollo en de inteligencia artificial y el procesamiento del lenguaje natural, las soluciones analíticas del futuro serán mucho más versátiles y contarán con la capacidad de analizar datos más complejos, como datos no estructurados. Las redes neuronales de estas soluciones proveerán recomendaciones basadas en la interacción de diferentes ambientes. Las recomendaciones se manejaran en los temas de inteligencia de mercado, a través de recomendación de decisiones específicas de compra.

Además de lo anterior, con los nuevos modelos se facilitará la mitigación de riesgo, mediante el análisis del impacto directo de eventos globales, se lograrán también mejores negociaciones, a través del análisis del balance  de la demanda con el suministro, el comportamiento económico de los mercados regionales y globales y las fluctuaciones estacionales naturales de los precios. No olvidemos el impacto que el internet de las cosas, IoT, tendrá sobre las actividades cotidianas aportando información en tiempo real

Para que la analítica puede aportar los resultados aquí mencionados, es necesario que las organizaciones realicen las inversiones necesarias en tres grandes aspectos:

  • Adquisición de tecnología. Basados en un análisis detallado de su requerimientos, se deberá adquirir las herramientas y tecnologías adecuadas. La compatibilidad con los sistemas existentes deberá ser un factor importante a considerar.
  • Desarrollo de talento. Las habilidades para el manejo de estos datos es escasa, por lo cual es posible que se requieran desarrollar de manera interna. Contratar externos con experiencia relevante acelerará el proceso de implantación.
  • Rediseño de procesos. Un sistema robusto de analítica utiliza datos de diferentes fuentes, por lo que será necesario modificar algunos procesos así como los sistemas en los cuales se almacenan estos datos.

La evolución de la función de compras debe estar soportada con las herramientas de toma de decisión adecuadas. El avance la tecnología seguir abriendo nuevas oportunidades para un nuevo tipo de analítica y mantenerse cerca de su evolución, le dará una ventaja competitiva al área y a sus organizaciones.

Estos comentarios están basados en un documento generado por Everts Group llamado Procurement analytics 3.0. Le recomiendo revisar también las siguientes colaboraciones: ”La importancia de la analítica” y “El análisis de datos como fuente de innovación”, para complementar la visión de la analítica dentro del área de suministro.

 

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