Analizando el nuevo proceso de compras

SciQuest

Lo que puede parecer un proceso simple, resulta muy complejo cuando se analiza con mayor profundidad todo el trabajo que un comprador debe hacer para satisfacer una necesidad y mantenerse al día con los retos de su profesión.

Una encuesta realizada por “The Thomas Network” a 315 compradores, apoyada por entrevistas 1 a 1 con diversos tomadores de decisiones del área y más de 200 horas de análisis de datos, permitió entender con mayor claridad el trabajo que realiza un comprador contemporáneo.

Para la mayoría de la gente, el proceso de compra se divide en seis grandes fases:

  1. La necesidad: el comprador define el producto o servicio que se requiere.
  2. La investigación: el comprador investiga y aprende acerca de las posibles soluciones.
  3. El diseño: el comprador evalúa a los proveedores potenciales.
  4. La evaluación: el comprador genera una pequeña lista de los mejores candidatos.
  5. La compra. Se adquiere el bien o servicio del proveedor ganador.

Como resultado del análisis de la encuesta, se identificó que en realidad el proceso está formado por al menos quince pasos que reflejan con mayor precisión la complejidad del proceso:

La necesidad realmente se compone de dos pasos:

  1. Establecer la necesidad de negocio para adquirir un producto o servicio específico.
  2. Definir los requerimientos que el producto o servicio debe cumplir.

La investigación, consume una gran cantidad de tiempo y requiere de al menos tres pasos:

  1. Determinar qué productos o servicios considerar.
  2. Determinar si se requiere un nuevo producto o servicio para atender la necesidad.
  3. Determinar si comprar un nuevo producto o servicio es financieramente justificable y asequible.

En la parte del diseño, es donde compras debe colaborar estrechamente con las áreas de ingeniería para tener mayor claridad, y esto implica al menos 4 pasos:

  1. Definir los criterios a utilizar para evaluar los productos o servicios bajo consideración.
  2. Priorizar los criterios que se utilizan para la evaluación.
  3. Evaluar los productos o servicios a disposición con relación a los criterios priorizados.
  4. Seleccionar el producto o servicio a adquirir.

En la etapa de evaluación, se requiere tener claridad sobre los criterios para comparar las distintas fuentes de suministro disponible, esto se realiza en tres pasos:

  1. Definir el criterio para evaluar a los proveedores que ofrecer el producto servicio demandado.
  2. Priorizar los criterios utilizados para evaluar a los proveedores.
  3. Determinar los proveedores a considerar.

Reducir la lista de proveedores potenciales, es una tarea que consume mucho tiempo, ya que debe ser realizada con mucho cuidado para evitar introducir nuevos riesgos a la organización. Esto demanda de al menos 2 pasos más:

  1. Evaluar a los proveedores contra los criterios priorizados.
  2. Seleccionar al proveedor del cual se adquirirá el bien o servicio.

El último paso, corresponde a adquirir el bien o servicio

  1. Formalizar la adquisición de la solución.

Como resultado del análisis, el estudio revisó cada uno de los pasos en términos de su importancia, si la tarea es crítica  para el comprador, y la satisfacción, que tan satisfechos están los compradores con su habilidad para completar esta tarea.

Con relación a la importancia, las tareas que lograron las mayores calificaciones fueron, en una escala de 1 a 10:

  • Determinar la frecuencia con la cual se requerirá adquirir un producto servicio, 8.1.
  • Determinar la prioridad de los criterios de valoración de los proveedores basados en el desempeño, utilizando factores como desempeño en las entregas, confiabilidad, etc. 7.7.
  • Definir los requerimientos del embarque del producto que debe satisfacer, 7.7.
  • Confirmar que el producto o servicio seleccionado satisface los criterios antes de realizar la compra, 7.6.
  • Eliminar proveedores basados en su pobre reputación, 7.6.
  • Determinarán qué criterios no serán satisfechos por los productos o servicios mejor calificados, 7.6.

Con relación a las tareas que causan mayor dolor de cabeza a los profesionales de compra, los resultados más relevantes fueron:

  • Determinar cuándo se requerirá el producto basado en el monitoreo de los niveles de inventarios, o el servicio considerando las fechas límite.
  • Definir los requerimientos de calidad que el producto o servicio debe cumplir.
  • Determinar qué producto o servicio satisfacer mejor los criterios priorizados.
  • Identificar los criterios estabilidad asociados con el proveedor que deben de ser utilizados en su evaluación, como por ejemplo tiempo en el negocio, proyecciones de crecimiento, etc.
  • Determinar si un producto que ya está disponible dentro de la organización, puede satisfacer la necesidad de negocio y por lo tanto no requiere ser comprado.

Considerando la evolución de la profesión, se identificó donde requieren los compradores desarrollar nuevas competencias mediante la educación, se encontró que las más relevantes son:

  • Formas de mejorar el desempeño de toda la cadena de suministro.
  • Estrategias para mejorar la entrega completa de las órdenes.
  • Reducir el riesgo de la cadena de suministro.
  • Mejorar como negociador.
  • Simplificar la búsqueda de proveedores.
  • Mantenerse actualizado sobre las nuevas regulaciones.
  • Reducir los costos y los errores en los embarques.

Finalmente, el estudio identificó otras tareas tangenciales  que el comprador realiza, además del proceso convencional de compras, y  entre las más relevantes podemos mencionar:

  • Manejar el retorno o cancelación de productos que no satisficieron las necesidades.
  • Monitorear las entregas de lo comprado.
  • Monitorear el desempeño de los contratos.
  • Mantener actualizada la información del proveedor.
  • Agregar proveedores a la lista de aprobados.
  • Monitorear el desempeño ético de los proveedores.
  • Monitorear la vigencia de las certificaciones de los proveedores.
  • Monitorear los cambios estratégicos en el negocio de los proveedores.
  • Monitorear el cambio de precios.
  • Monitorear la introducción de nuevas soluciones.
  • Monitorear nuevas regulaciones de mercado, ambientales, etc.
  • Monitorear la demanda de productos o servicios hacia los proveedores.
  • Conocer la existencia de nuevos proveedores.
  • Monitorear el cumplimiento a la diversidad.

Si bien los resultados del estudio no los podemos considerar como concluyentes, resulta relevante apreciar la transformación que la función de compras ha tenido en los últimos años y todos los retos que debe enfrentar.

Para mayores detalles sobre los resultados del estudio se recomienda consultar  “Casting a Light on Procurement” escrito por Jason Scheer

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