Atendiendo aspectos de seguridad con contratistas

El comprador es responsable de todos los aspectos que ocurren en la interacción con los proveedores. Evitar impactos como consecuencia de fallas a las normas de calidad es un factor a considerar en los procesos de administración de subcontratistas.

Dentro del abanico de impactos que el profesional de suministros causa en la organización, existen unos relacionados con la seguridad en el trabajo y que en algunas ocasiones se pasa por alto debido a la creencia de que “nunca pasa nada”. Cada vez que un externo entra en nuestras instalaciones para realizar un trabajo, se presentan una serie de riesgos que deben ser administrados proactivamente.

Un proveedor de una plataforma de riesgo llamada Avetta, publicó un documento llamado Game-Changing Tips for Contractor and Supplier Prequalification, que me pareció muy ilustrativo para tomar consciencia de esta situación. En algunas organizaciones, compras se apoya del área de seguridad industrial para entrenar y supervisar a los proveedores, pero esto no me parece que sea una razón para que el comprador no atienda el tema desde el inicio del proceso de selección y durante la formalización de las relación comercial.

Formando la palabra SAFETY, seguridad en inglés, esta firma nos presenta 6 elementos en los que tenemos que poner especial atención:

  1. Establecer y hacer cumplir las expectativas de seguridad que tenemos, antes de la asignación del contrato. Realizar cambios en estos requerimientos, pueden modificar costos y tiempos asociados con los trabajos, y en casos extremos, ocasionar que le proveedor decida no trabajar con nosotros.
  2. Activamente comunicar todas las expectativas de seguridad marcadas en el contrato. Es mejor asegurarse que se entienden a detalle las conductas que debe seguir el proveedor, que generar malos entendidos u omisiones que se traduzcan en daños a instalaciones o personas.
  3. Mantener reuniones frecuentes con los contratistas en temas de seguridad. Las juntas deberán tener claros objetivos y asegurase que las expectativas están alineadas y los procesos necesarios en marcha.
  4. Establecer un comité de seguridad de contratistas en las instalaciones donde se estén utilizando. Esto ayuda a mantener consciencia de los riesgos latentes y trabajar proactivamente para la eliminación de condiciones inseguras.
  5. Platicar con los proveedores sobre cualquier requerimiento específico de un sitio particular de trabajo. Mantener al proveedor actualizado sobre nuestras demandas de seguridad ,es una tarea que demanda formalidad y continuidad.
  6. Realizar una evaluación anual de nuestros procesos de seguridad y evaluar su eficiencia comparada con otras organizaciones para garantizar su mejora continua.

Además de estos 6 temas relevantes, el artículo enfatiza otros puntos relevantes que el profesional de compras debe tener presente como:

  • Usar criterios objetivos al evaluar las condiciones de seguridad de los contratistas. Compras debe conocer las estadísticas de seguridad de los últimos años, tanto para obtener lecciones aprendidas como para tener puntos de referencia que el permita establecer metas de mejora continua en el desempeño de los proveedores. Dependiendo del resultado de la evaluación, se pueden establecer algunas auditorias de cumplimiento de políticas y compromisos así como otros mecanismos de seguimiento para administrar amenazas potenciales
  • Complementar los datos cuantitativos con aspectos subjetivos. La empresa debe tener un sistema de seguridad alineado con las demandas de su industria, su organización y las normas que lo regulan, el proveedor debe demostrar, con evidencias, que cuenta, con sus propios sistemas de operación segura y que esto lo demuestra con su desempeño. Sin embargo, existen algunos factores subjetivos, como la cultura o el liderazgo, que permiten validar si todos esos documentos son parte del día a día del personal que trabajará dentro de nuestras instalaciones.
  • Utilizar formatos estándar de pre-calificación. Cuando todos los proveedores se analizan utilizando los mimos criterios básicos, las comparaciones son más justas y completas. Lo formatos deben abarcar aspectos de comportamiento en trabajos previos, manejo de equipos/ sustancias peligrosas, entrenamiento del personal, coberturas de fianzas y seguros y en algunos casos referencias comerciales.
  • Tratamiento especial para operaciones de alto riesgo. Cuando la naturaleza del trabajo implica mayores riesgos, es recomendable incrementar la frecuencia de auditoria y comunicación con el proveedor con el fin de identificar tempranamente condiciones que se pueden convertir en impactos importantes para ambas organizaciones. Las auditorias en el lugar de trabajo, son esenciales para validar la implantación de las acciones preventivas y como fuente de nuevas ideas para mejorar los controles.
  • Adecuada metodología de inspección. En algunas ocasiones los métodos de inspección de los materiales y/o trabajos suministrados por el proveedor no son los adecuados. Se debe estar seguro que las inspecciones se realizan con la frecuencia y profundidad que la norma o el tipo de riesgo exige. Esto puede implicar validar el origen y calidad de los materiales, las condiciones de los equipos de trabajo, las competencias de los operadores y la adecuada aplicación de los programas de seguridad acordados.
  • Priorizar los criterios de seguridad. Los proveedores deben saber que durante el proceso de selección y durante la ejecución del trabajo, la seguridad es una prioridad para la organización y es un criterio igual de importante que el costo o la entrega a tiempo. Permitir desviaciones a las condiciones de seguridad por alcanzar otras variables puede resultar en graves impactos permanentes para muchos individuos y organizaciones. Los proveedores deben estar conscientes que la continuidad de trabajo con la organización depende en gran medida de su manejo de la seguridad.
  • Mantener registros por escrito. Las peticiones, los acuerdos, los resultados, las desviaciones, las acciones correctivas y las lecciones aprendidas, deben quedar por escrito y ser conocidas por aquellos que pueden influir en su implantación y mejora.
  • Evalúa el uso de información compartida. La organización puede compartir sus planes preventivos, planes operativos y resultados con otro grupo de organizaciones mediante bases de datos compartidas. La intención es tener datos verídicos del desempeño reciente de los proveedores en sus experiencias con otros clientes. El modelo puede operar con proveedores de la misma industria o zona geográfica y puede ser el inicio de un trabajo colaborativo para crear un consorcio de compras o una extensión de este tipo de acuerdos.

Compras debe asumir un rol de liderazgo en aspectos de seguridad cuando esta se asocia con servicios prestados por proveedores externos dentro de las instalaciones de la empresa. La seguridad, debe ser un criterio fundamental en el proceso de selección y desarrollo de los contratistas y esto implica que el comprador aprenda del tema y logre transmitir a los proveedores los niveles de compromiso que la seguridad demanda.

 

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