Automatizando la administración de órdenes para mejorar la cadena de suministro

La captura de órdenes, es un proceso crítico en la correcta operación de las cadenas de suministro, ya que aporta 4 grandes beneficios: reduce los costos, libera tiempo para lo importante, facilita la visibilidad y mejora la experiencia del cliente.

En cualquier proceso en el que la cadena de suministro tenga contacto con el cliente, es esencial garantizar una experiencia satisfactoria para él, facilitar la generación de valor, así como también, lograr todo esto al menor costo posible.

Las iniciativas para automatizar el procesamiento de las órdenes de los clientes, encuentran justificación en cuatro importantes beneficios para la empresa, que son:

  1. Ayudan a reducir los costos.

El manejo de información en medios impresos eleva los costos e interrumpe el flujo natural de la información dentro y fuera de la organización. Los costos, no sólo son asociados con los equipos y consumibles que se requieren para su impresión, sino también con el tiempo que el personal pasa en su generación, distribución y archivo.

Pero sobre todo esto, el mayor beneficio al costo lo representa la reducción de errores en la captura, que se estima que en promedio puede costar de $200 a $250 USD en cada orden, como consecuencia de todos los re-trabajos que puede implicar su corrección.

El objetivo principal de la automatización, es eliminar cualquier captura manual, para esto, se pueden utilizar sistemas de reconocimientos de caracteres ópticos  (OCR), que pueden extraer información, con muy elevado exactitud, de documentos impresos sin necesidad de intervención humana.

Tengamos también presente, que las nuevas generaciones están acostumbradas acceder a los sistemas de las organizaciones en cualquier momento y en cualquier lugar, y están dispuestos a capturar la información directamente en los sistemas, con el fin de garantizar que sean registradas a detalle todas sus necesidades.

  1. Liberan tiempo para tareas importantes

Aproximadamente el 20% del tiempo laboral del personal de servicio al cliente, es invertido en el proceso de órdenes manuales, lo que generalmente implica un costo mayor que el valor que se puede generar, además de que en muchas ocasiones solo retrasar la captura de las órdenes con el consecuente impacto en la satisfacción del cliente y la reputación de la organización, lo que puede llegar a traducirse en pérdida de ventas futuras o clientes.

Cuando la orden se captura de manera automática, los representante del servicio al cliente puede dedicar más tiempo a coordinar la entrega de las necesidades especiales de los clientes. Además, los sistemas automáticos previenen capturas de órdenes con información faltante o equivocada, que puede ocasionar problemas posteriores como incumplimiento de regulaciones industriales o fiscales.

  1. Incrementan la visibilidad

Sabemos que una de las ventajas competitivas de las cadenas modernas es la visibilidad, ya que esta permite mitigar riesgos, reducir costos y cumplir o exceder las expectativas de servicio del cliente.

Un estudio realizado por Aberdeen Group, identificó que dos de las estrategias que las organizaciones están utilizando para liberar la presión de los costos y la complejidad de las cadenas de suministro modernas son: “Mejorar la visibilidad interdepartamental “ y “Simplificar los procesos para facilitar el monitoreo y la visibilidad “, lo que demuestra la importancia de contar con una clara visión de lo que ocurre en las cadenas, y esto alcanza con una adecuada captura de las órdenes de clientes.

Las áreas de planeación y de suministros, valoran la importancia de contar con información de la demanda lo antes posible, esto con el fin de tener mayor tiempo para evaluar escenarios o alternativas de suministro, que cumplan oportunamente las necesidades.

  1. Mejoran la experiencia del cliente

El cliente evalúa a la empresa en toda su extensión, desde el primer punto de contacto hasta el proceso de utilización de la solución y la posventa. Una de los principales objetivos de la cadena de suministro, es responder rápida y eficientemente a las peticiones de cliente, todo aquello que puede interferir en este flujo, impactará negativamente en el ingreso y la satisfacción del cliente.

Si el personal de servicio al cliente cuenta con tiempo disponible para atender las peticiones individuales, es posible construir una relación sólida y esto favorece la posición competitiva de la organización.

La mayoría de las organizaciones están muy ocupadas en pensar en nuevas formas de mejorar el suministro, la planeación de la producción, las entregas pendientes o la adopción de nuevas tecnologías, sin embargo, parecen olvidar donde inicia la relación con el cliente y el impacto que las órdenes tienen sobre todo el proceso de planeación posterior. La eficiencia operativa y la reducción del costo demandan de herramientas adecuadas, pero la administración de las órdenes de los clientes, se puede volver un diferenciador relevante frente a la competencia.

Si el área de suministro desea mejorar la relación con sus proveedores, promover en ellos buenos sistemas de captura de órdenes es un paso importante en la construcción de un marco tecnológico que integra a las empresas y libere tiempo para la colaboración.

Este post el resultado de una publicación en  Supply Chain Management llamada “Four-reasons-supply-chain-leaders-are-investing-in-order-management-automation

 

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