Automatizando las compras indirectas

Cualquier organización que desee maximizar los beneficios de sus áreas de compras indirectas, debe adoptar el uso de un sistema P2P. Aquí hacemos énfasis sobre algunos aspectos relevantes que permitirán maximizar los beneficios en el menor tiempo posible.

Las mejoras en los proceso de suministro, no deben limitarse a las grandes compras directas, que si bien representan el mayor volumen de gasto, generalmente demandan pocos procesos administrativos al ser repetitivas y utilizar los mismos proveedores por largos períodos.

El objetivo central de la mejora de procesos debe ser el poder realizar las mejores adquisiciones con el menor costo administrativo asociado, y esto implica afectar actividades como la autorización de la compra, la colocación del pedido, la recepción dela mercancía y el pago al proveedor. Todo esto ha dado origen al desarrollo y crecimiento de los llamados sistemas P2P, que cubren desde la compra hasta el pago.

Algunas organizaciones, indican que han alcanzado ahorros del 5% al 10% en las compras indirectas pocos meses después de implantar un sistema P2P. Sin embargo,  los ahorros no son el único beneficio que traen estas tecnologías. También se logran otros impactos positivos como la mejora en la transparencia de los procesos de adquisición, la estandarización del proceso y el mejor control del presupuesto de cada departamento y de la empresa en general,  y estos deben ser considerados igual de valiosos que los financieros.

La implantación de un sistema P2P, debe realizarse considerando al menos 3 grandes aspectos: Los ahorros, la visibilidad y el control.

Los ahorros, se logran mediante alguno de los siguientes beneficios asociados con el sistema:

  • Evasiones de costos. Resultado de dejar de pagar o pagar menos de lo solicitado en una compra repetitiva
  • Cumplimientos a contratos. Se adquieren los productos del proveedor indicado bajo los términos acordados.
  • Consolidación del gasto. El volumen se centraliza en menos proveedores lo que facilita obtener beneficios.
  • Eficiencias operativas. Se requieren menos pasos para realizar el ciclo de adquisición completo-

La visibilidad que aportan los sistemas abarca diferentes aspectos de la compra, como pueden ser:

  • El gasto Saber quién gasta, cuánto gasta y con quien lo gasta.
  • Los proveedores. No solamente sus niveles de cumplimiento, sino que se pueden extender para conocer sus existencias de materiales.
  • Los contratos. Saber con quién se debe comprar y el avance de los compromisos.
  • Los inventarios. De la organización y los proveedores clave.
  • Los presupuestos. Cuanto se ha ejercido y canto falta por ejercer.

Finalmente, los sistemas aportan ventajas en las tareas de control, abarcando aspectos como:

  • Requerimientos regulatorios. Asegurar que se cumplen las formalidades legales en el proceso de adquisición y control de materiales.
  • Se evitan duplicidades de números de partes o proveedores y se eleva la confiabilidad de la información
  • Flujos de aprobación. Se cumplen los requerimientos por categoría y montos de aprobación de forma automática.
  • Las transacciones quedan documentadas en el sistema para poder rastrear su apego a los procedimientos de la organización.

Como todo sistema automatizado, requiere atender se cuidadosamente 3 componentes críticos que garantizan su adecuado uso: Los procesos, los datos y los compromisos de los usuarios.

Los procesos deben estar documentados y aprobados por todos los participantes. Los flujos de información son claros y las partes aceptan sus roles y responsabilidades. Lo que se busca, es mejorar la  eficiencia en el uso de los recursos, reducir errores originados por falta de claridad en los pasos a seguir y crecer el nivel de compromiso de los que operan la plataforma.

Las cualidades más relevantes de los procesos, es que estos sean:

  • En su descripción y ejecución.
  • Con otros procesos de la empresa.
  • Respetan los principios y valores de la organización.
  • Son fáciles de entender por todos.

El sistema demanda de alta calidad en los datos e integración con los sistemas contables de la organización. Esto fomentará su uso y servirá como base para una adecuada toma de decisiones. Las principales características que deben tener los datos son:

  • Reflejan lo que realmente ocurrió.
  • Jerárquicamente clasificados. Lo que facilita el análisis bajo diferentes perspectivas de agrupamiento.
  • A prueba de errores. No se prestan a confusiones en su captura e interpretación.
  • Con enfoque analítico. Su estructura contempla la capacidad de ser analizados bajo diferentes herramientas y escenario.

Es fundamental que los usuarios se comprometan con el adecuado uso del sistema, ya que depende de ellos que el sistema se mantenga actualizado. Este compromiso no es solo de palabra, demanda de educación, entrenamiento y técnicas de administración del cambio. Las cualidades más importantes cuando hablamos de alcanzar un compromiso verdadero son:

  • Patrocinio de la alta dirección. La alta dirección asegura que se cuente con lo necesario apra trabajar pero al mismo tiempo exige resultados.
  • Facilidad de uso. El sistema debe ser amigable.
  • Aceptación cultural. El personal debe sentirse cómodo al usar el sistema y estar consciente de los beneficios que porta a su trabajo y a la organización.
  • Educación continua. Con procesos de reforzamiento para el personal previamente entrenado y un entrenamiento adecuado a los que se integran a su uso.

Dentro las características que requiere una adecuada implantación de este tipo de sistemas, se encuentran las siguientes tres:

  • Una rápida implantación que cumpla con los requerimientos de los participantes, soportada por un equipo multifuncional comprometido y bien administrado.
  • Una herramienta simple e intuitiva, que reduzca cualquier resistencia al cambio y simplifique la experiencia de compra.
  • Un adecuado retorno de inversión. Se requiere rastrear adecuadamente los beneficios de la herramienta y comunicarlos a los usuarios, con el fin de fomentar su adopción. El sistema, debe generar la mayor cantidad de valor para los participantes y la organización.

Estas reflexiones están basadas en una publicación de Verian, llamada Automation 101: Transforming Procurement Faster.

 

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