Beneficios del ISO 9001: 2015 para las cadenas de suministro

Los cambios introducidos a la versión 2015 de la norma, son muy relevantes para la adecuada operación de las cadenas de suministro, por lo que los profesionales de estas áreas deben promover el “renacimiento” de la certificación como otro elemento para diseñar y operar cadenas resilientes.

En mis conversaciones con compradores, descubro un gran escepticismo sobre la validez de la certificación ISO 9000, lo que en su momento fue considerado un sello de garantía, se ha vuelto un simple documento que no garantiza el adecuado desempeño de los proveedores.

Existen muchas razones que se esgrimen para explicar el porqué de esta  pérdida de reconocimiento del estándar, la que he escuchado con mayor frecuencia, es el conflicto de interés de las empresas certificadoras que también son las que preparan a las empresas para la obtención del certificado, ser juez y parte, no resulta una mezcla adecuada cuando se trata de certificar un modelo de operación tan complejo.

Tal vez, por esta misma falta de credibilidad, había postergado la revisión de los cambios relevantes de la versión 2015, sin embargo, al realizarla, descubrí elementos relevantes para la operación de las cadenas de suministro que considero que debemos estar conscientes que existen y sus beneficios potenciales.

El enfoque de la versión 2015, requiere que antes de diseñar un sistema de gestión de calidad, las organizaciones consideran los aspectos externos e internos que afectan su calidad, y definan las metas finales que buscan al alcanzar una consistente satisfacción del cliente. También, demanda un enfoque en la identificación del riesgo y las áreas potenciales de incumplimiento, mediante un análisis de brechas y la revaluación de como estas pueden afectar la calidad. Este nuevo enfoque de riesgo, es sin lugar a dudas el tema de mayor interés de la actualización.

El estándar ayuda a las organizaciones a alcanzar la excelencia mediante un sólido enfoque en el cliente final y la mejora del desempeño del negocio. Permite a las organizaciones, mejorar sus programa de gestión de calidad definiendo y documentando procesos, entrenando a los colaboradores, asegurando una mejor administración de las relaciones dentro de la cadena de suministro, adoptando un enfoque de calidad basada en el análisis de riesgo, y finalmente, involucrando al equipo de liderazgo con mayor frecuencia en la administración de la calidad.

Los 7 principios en que se basa esta versión son:

  1. Enfoque en el cliente. El enfoque principal del programa de gestión de calidad es satisfacer los requerimientos de los clientes y exceder sus expectativas en la calidad de los productos y servicios que consume. Esto requiere alinear los objetivos a las tendencias del mercado así como medir permanentemente la satisfacción del cliente, y actuar en consecuencia. Este principio, está totalmente alineado con los de las Cadenas de Suministro, que pretenden ser “guiadas por la demanda” y con la intención de los compradores de trabajar con los proveedores para generar nuevos valores para el cliente final.
  1. La nueva versión demanda mayor participación del equipo de liderazgo así como que estos tengan claridad sobre las expectativas de los clientes, los usuarios finales de los productos, los reguladores,  los proveedores, y cualquiera afectado por la calidad. Deben inspirar, promover y reconocer las contribuciones del personal y darles los recursos requeridos. Nuevamente, podemos ver la similitud con los compromisos de la cadena de suministro, que busca una clara alineación con las demandas de los clientes al interior de las organizaciones y a lo largo de sus cadenas.
  1. Involucramiento del personal. Se busca que los colaboradores estén comprometidos, empoderados y sean competentes, para que garanticen la entrega de valor. Se fomenta la mejora de la comunican y la claridad en las expectativas de todos los participantes para asegurar sus contribuciones al éxito de la organización. ¿Suena familiar para todos los que intervienen en una cadena de suministro?
  1. Enfoque a procesos. Esto esencialmente implica, documentar e implementar procesos, recursos, métodos y controles que demuestren el cumplimiento con la norma. La consistencia de desempeño de cualquier proceso inicia con la documentación de los procesos y continúa con su adecuada ejecución. Las cadenas de suministro nos llevan a operar en procesos inter-organizacionales que deben estar perfectamente documentados.
  1. Mejora continua. El éxito de la organización se mide en base a la eficiencia y efectividad. El personal debe ser competente en herramientas de mejora, y estas se deben enfocar a productos, procesos y sistemas gerenciales, que permitan el crecimiento de los miembros de la organización. Esto es totalmente aplicable a la operación de una cadena de suministro.
  1. Toma de decisiones basada en evidencias. Cuando se utilizan datos e información, las decisiones producen con mayor frecuencia los resultados deseados. Las evidencias utilizadas deben ser precisas confiables y de fácil acceso. Estos principios son aplicables al análisis de gasto y a la analítica aplicada al “big data” en la búsqueda de información para alinear las cadenas.
  1. Administración de las relaciones. Atender las relaciones con cliente y proveedores para garantizar un crecimiento sostenido. Es necesario compartir visión, valores y conocimientos para tener planes conjuntos de desarrollo y de mejora. Un elemento básico en la administración moderna de  las cadenas de suministro que se alimentan de la calidad y al mismo tiempo la soportan.

Bajo la nueva visión de la versión 2015, existen otros tres grandes elementos a considerar:

  1. Establecer un enfoque sistemático para la gestión del riesgo. El nuevo estándar incluye en las operaciones cotidianas, la gestión del riesgo para asegurar que el cliente quede satisfecho. Se introduce el concepto de “pensamiento basado en riesgo”, para tomar acciones preventivas. Esa visión resulta un gran apoyo a los esfuerzos de las cadenas de suministro por integrar el factor riesgo en todas las decisiones de la organización.
  1. Gestión del riesgo con operaciones terecerizadas. Se deben establecer controles y procesos para monitorear el desempeño de proveedores que ofrecen servicios terecerizados. Se recomienda el uso de indicadores específicos, auditorias o inspecciones como parte del sistema integral de calidad. Los proveedores deben ser clasificados en base a su riesgo y atendidos a intervalos regulares. La tendencia a tercerizar tareas de cadena de suministro de las organizaciones continuará creciendo y requiere de este enfoque integral.
  1. Facilitar la administración del conocimiento. El conocimiento debe ser mantenido, protegido y estar disponible cuando sea necesario. Se deben anticipar los cambios en los conocimientos requeridos, para adquirirlo oportunamente y evitar que impacte la eficiencia y la efectividad. La permanente actualización del personal en políticas y estándares de la organización es una tarea relevante.

Los pasos básicos que marca la norma para administrar efectivamente el riesgo son:

  1. Identificar las amenazas y oportunidades que afecten al alcance de los objetivos de la organización.
  2. Planear y tomar acciones para atender los riesgos.
  3. Definir y administrar los procesos para identificar y atender los riesgos operativos.
  4. Determinar que riesgos deben ser monitoreados, medidos, analizados y evaluados.
  5. Promover la mejora continua respondiendo a los cambios en los riesgos.

El modelo de administración de riesgo es bastante convencional, por lo que se alinea con los esfuerzos que otras áreas están ejecutando en la búsqueda de cadenas de suministro resilientes.

Para un mayor detalle de los temas aquí mencionados les recomiendo revisar.”ISO 991: 2015 THe 10 core Elements of an Enterprise. Quality Management Program”, publicado por MetricStream

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