Buenos y no tan bueno hábitos en compras

Las estadísticas ayudan a entender lo que otras organizaciones están haciendo y facilitan la adopción de nuevos hábitos. El fraude es algo latente en las operaciones de compras, saber cómo atenderlo proactivamente es la diferencia entre una operación confiable y una gran pérdida para la organización.

ThomasNet realizó una publicación llamada “Industrial Buying Habits” que refleja los hábitos de 114 compradores industriales y sirve como una referencia para las operaciones de cualquier área de compras.  Conocer las prácticas y resultados de otras organizaciones, facilita la implantación de nuevos procesos o técnicas.

Los resultados más relevantes del estudio son:

  • En relación al crecimiento del número de proveedores, en 2016 las empresas reportaron un crecimiento promedio de 8.5 proveedores y en 2017 un crecimiento promedio de 11.
  • Los criterios más relevantes sobre los que se pone atención al agregar un nuevo proveedor son: su sitio web, 72%, seguido de su presencia en el mercado, 65% y las referencias de otros, con un 61% de menciones.
  • La importancia de los criterios de selección en una escala de 1 a 5, donde 5 representa la mayor importancia son:
    • Desempeño de entregas, 4.53
    • Costo, 4.38
    • Tiempo de reacción, 4.18
    • Certificaciones de calidad, 4.18
    • Estabilidad financiera, 3.85
    • Experiencia en la industria en particular, 3.71
    • Record de seguridad de la compañía, 3.31
    • Ubicación / Proximidad, 3.26
  • El tiempo requerido para tomar las decisiones acerca de nuevos proveedores son:
    • 56% en menos de 1 mes
    • 29% entre 1 y 3 meses
    • 12% entre 4 y 6 mese
  • Para obtener una venta, las empresas esperan que los proveedores respondan a las RFQs en un plazo de:
    • 24 horas, 49%
    • 2 a 5 días, 37%

Atendiendo los “no tan buenos” hábitos de la profesión, la firma SAS generó una publicación llamada “Protect the Integrity of the Procurement Function”.

El reporte indica que cerca del 30% de las organizaciones reportan incidentes de fraude en el área de compras, una anotación del reporte, menciona que “mientras las organizaciones han estado comprando bienes y servicios, han existido riesgos, especialmente para las empresas muy grandes y globalizadas”.

La complejidad del proceso de abastecimiento, el potencial de fraude en todas las fases del proceso, el involucramiento de muchas personas, y la gran cantidad de transacciones, se combinan para que sea un reto su detección. Los fraudes, son generalmente descubiertos por los auditores después de que han ocurrido, si es que finalmente se detectan.

Los fraudes ocurren en diferentes tiempos, son más propensos de aparecer en la etapa de licitación, cuando los proveedores se pueden coludir con el comprador para obtener un contrato.

Los fraudes también se dan entre los proveedores que operan en carteles, lo que les permite repartirse la asignación de contratos presentando precios previamente acordados. También se presenta el caso de proveedores que presentan precios bajos para obtener la asignación, y después solicitan modificarlos debido a “errores involuntarios” en la oferta inicial. Cuando un comprador da información privilegiada a uno de los competidores, este obtiene una ventaja injusta sobre los demás y se puede considerar también como un tipo de fraude.

Una vez que el contrato ha sido asignado, se presentan otras opciones de fraude como:

  • Cobrar más del precio acordado
  • Presentar facturas duplicadas por el mismo producto o servicio
  • Entregar productos o servicios de menor calidad a la contratada
  • Abusar de los cambios, para artificialmente inflar el valor del trabajo
  • Trabajar en colusión con alguien interno, para cobrar facturas de material o servicios no efectuados.

Seguramente, muchas organizaciones piensan que esto no les ocurre a ellos, pero el estudio de SAS arroja datos alarmantes sobre estas situaciones cuando se analizan los maestros de datos de las empresas, una muestra arrojó las siguientes situaciones:

  • El mismo proveedor con diferentes nombres y direcciones
  • Diferentes proveedores que comparten la misma cuenta de banco
  • Empleados y proveedores que comparten una cuenta de banco
  • Empleados que intervienen en las decisiones de compra y son parte del Board del proveedor

El estudio nos recomienda cuatro acciones básicas para detectar y prevenir el fraude en compras

  1. Mantener y auditar el maestro de proveedores. Los trabajos solo se deben otorgar a proveedores registrados como resultado de una adecuada evaluación.
  2. Efectuar “due diligences” en el proceso de alta del proveedor.
  3. Revisar las lista de proveedores que tienen algún tipo de problema legal o fiscal
  4. Hacer los análisis comparativos entre proveedores similares para identificar si se cumple con el perfil requerido

La existencia de nuevas herramientas analíticas como la “Minería de texto”, permite identificar patrones en reportes y comunicaciones que de otra forma no sería posible detectar. La analítica avanzada es otra alternativa para crear modelos que identifiquen atributos o patrones que están altamente correlacionados con fraudes existentes o emergentes.  Las herramientas deberán contemplar utilizar “ligas asociativas”, associative linking, para identificar relaciones entre entidades o individuos basados en los atributos de las transacciones.

La integración de múltiples fuentes de datos para tener una visión de 360° de las actividades de compra será un elemento esencial para mantener la integridad del proceso y salvaguardar a la organización.

Los nuevos modelos de control serán mucho más complejos e inteligentes, estarán diseñados para prevenir el fraude sin tener que afectar el flujo de operación de las compras. La prevención del fraude no debe estar por encima de la oportunidad en el servicio.

First Voice

  1. Amintore Confalonieri:

    La cifra del 30% es increíblemente alta y para ello es fundamental tal y como menciona Jesus Campos implementar los procesos adecuados de Certificación y Homologación de los proveedores en conjunto con otras medidas dentro de la organización que permitan reducir las probabilidades de fraude en el momento de realizar las licitaciones

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