Buscar los Mejores Resultados y Comprar de Forma Más Inteligente

Una de las reglas fundamentales de las ventas es que si los clientes no conocen el producto o no lo pueden ver en el estante cuando van de compras, nunca lo van a adquirir.

Como resultado, los sistemas de distribución son fundamentales para cualquier empresa. Un proveedor puede tener el mejor producto o servicio del mundo, pero si nunca aparece en algún lugar donde el usuario final puede llegar a tener conocimiento de él, nunca será comprado. De ahí la importancia de lo que los profesionales de la logística llaman “la última milla ” en las cadenas de suministro físicas – la última etapa del viaje  de transporte que entrega un producto o servicio al consumidor.

El concepto de la última milla  se aplica también a las compras corporativas. Un proceso y un sistema superiores de adquisición deben asegurar que los usuarios finales que hacen compras pueden encontrar el producto o servicio más adecuado para sus necesidades y en conformidad con las políticas y objetivos de la empresa. Esto requiere capacidades más allá de una serie de catálogos internos previamente negociados para que los empleados ordenen productos. Una transformación digital en las adquisiciones puede ayudar a las empresas a despejar la última milla  y descubrir el  valor del negocio.

En este último artículo de nuestra serie, discutimos esta transformación digital y explicamos de qué manera las organizaciones pueden habilitar sistemas para ayudar a los usuarios finales a saber qué comprar y cómo comprarlo fácilmente.

 

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Compras Más Inteligentes 

Es justo decir que los procesos de control de gastos siempre han sido parte del ADN del área de Adquisiciones, y algunas organizaciones dudan en renunciar a ese control a favor de una mayor flexibilidad de las partes interesadas. Pero esta es una forma anticuada de pensar.

Comprar de modo más inteligente es tal vez más importante que el control de gastos o el manejo de los mismos. En la mayoría de los casos, comprar más inteligentemente no tiene que ver únicamente con los precios. Más bien, el precio es a menudo sólo un elemento de una ecuación de compra más amplia que evalúa el impacto global para la organización más allá de la cantidad pagada a un proveedor. Un proveedor puede ofrecer lo que parece ser un costo menor. Sin embargo, ese número puede no tener en cuenta costos adicionales como logística y envío, o considerar dentro de los factores el riesgo conocido relacionado con un proveedor que tiene problemas con retrasos, o frecuentemente tiene errores de empaque que resultan en mercancías devueltas.

Comprar más inteligentemente es asegurar el valor más alto para el usuario y la empresa al analizar y comparar todas las opciones de compra; asegurar que la opción elegida se alinee con los contratos, políticas y reglas de negocio de la compañía; permanecer dentro del presupuesto establecido de tu unidad de negocio; y, por supuesto, cumplir con los requerimientos de negocio del usuario.

El elemento más esencial de comprar de forma más inteligente, sin embargo, es la capacidad de buscar y encontrar todas las opciones viables y complementarlas con la información adecuada para comparar y analizar una posible compra . El requisito básico para apoyar esta capacidad es tener datos 100% precisos y en tiempo real.

 

La Búsqueda de los Mejores Resultados

En adquisiciones, la última milla significa entregar contenido negociado y datos de mercado potencialmente más amplios a la pantalla del usuario final, normalmente dentro de un mercado electrónico  (tienda electrónica ) conectado a una solución de e-procurement de extremo a extremo. La eficacia del mercado electrónico depende en gran medida de la facilidad con que el usuario pueda aplicar palabras clave, filtros o datos específicos para buscar entre todos los catálogos disponibles (internos, externos y públicos) y llevar los resultados de la búsqueda a una pantalla que presente los datos clave en tiempo real para su análisis y comparación.

La eficacia de este proceso dependerá de cómo se almacenan o se accede a los datos de compra, de qué tan actuales sean, cuántos atributos y detalles de soporte están disponibles y qué tan bien se muestran en un formato consumible. Esto permite la comparación de compras  en un entorno competitivo.

Pero hay otra capacidad necesaria para ayudar a los usuarios a encontrar los mejores resultados durante un proceso de búsqueda: sistemas que guíen al usuario hacia la mejor opción de compra, identificada por una función de adquisiciones que asegure que el valor del negocio se priorice en el proceso de toma de decisiones. Aquí es donde la capacidad de configurar flujos de trabajo y reglas de negocio entran en acción, para permitir compras compatibles en un ambiente que hace cumplir la política y las reglas del negocio.

En el mercado actual, las soluciones de e-procurement tienen diferentes niveles de capacidades de búsqueda progresivamente más avanzadas. Éstas incluyen:

  • Aquellas que sólo buscan catálogos internos (a veces llamados “catálogos alojados”)

 

  • Aquellas que pueden buscar en catálogos externos (normalmente en el propio sitio web del proveedor) pero no directamente del mercado. El usuario necesita saber si buscar el producto o servicio dentro de e-procurement o hacer "punch-out" a un sitio web de proveedores y, en caso afirmativo, cuál. El usuario debe ir entonces a la tienda en línea del proveedor para realizar una búsqueda y, a continuación, devolver los productos o servicios seleccionados a e-procurement para finalizar el proceso de requisición. Esto se conoce como punch-out Nivel 1.

 

  • Aquellas que pueden almacenar parte de la información de un catálogo de proveedores externos dentro del sistema de e-procurement. Esto a menudo se denomina punch-out Nivel 2. El motor de búsqueda de e-procurement puede encontrar estos productos o servicios dentro de las búsquedas de los usuarios y puede compararse con otros resultados. Hay varios inconvenientes a este enfoque porque almacenar esta información requiere actualización constante para evitar diferencias mientras se procesa la orden, el usuario debe ir al sitio externo para verificar el precio, y muchos proveedores no tienen soporte para punch-outs de nivel 2 en absoluto.

 

  • Aquellas que tienen acceso a datos en tiempo real de algunos sitios web de proveedores externos y pueden buscar a través de catálogos tanto internos como externos al mismo tiempo, con acceso a los datos de los proveedores que los proporcionan. Esto requiere un tipo diferente de proceso de integración para asegurar las actualizaciones de datos en tiempo real y requiere la cooperación del proveedor para habilitarlo.

 

  • Aquellas que pueden buscar productos y servicios en cualquier catálogo o mercado interno o externo (sin requerir ningún tipo de integración o acuerdo comercial). Estos procesos de búsqueda funcionan de manera similar a los punch-outs de Nivel 1 y Nivel 2, pero la diferencia es que como no hay necesidad de un acuerdo comercial ni de una integración, la capacidad de búsqueda debe poder llevar los datos de compra requeridos al  proceso de requisición.

 

Una Auto-Evaluación

Las compras inteligentes pueden ser un concepto polémico, especialmente cuando su ausencia implicaría que se está llevando a cabo el tipo opuesto de compra.

Pero si el área de Adquisiciones deja a un lado las preocupaciones de quien se podría molestar ocasionalmente, es posible que se dé un diálogo franco dentro de una organización. El concepto de comprar más inteligentemente introduce las posibilidades las soluciones de e-procurement ofrecen a las organizaciones. Esto incluye una experiencia transformada donde las compras se realizan con datos en tiempo real, donde todas las opciones de proveedores disponibles se comparan bajo los mejores términos económicos, donde todos los riesgos son minimizados y donde siempre se garantiza el cumplimiento de las políticas y reglas empresariales.

A manera de autoevaluación para la inteligencia de sus prácticas de compra, los líderes de Adquisiciones pueden buscar los siguientes pilares fundamentales de un enfoque de e-procurement.

  • E-catálogos como una fuente dinámica e integrada de datos en tiempo real que habilita todos los escenarios de compra. A veces, se requiere una integración dentro de los sistemas de un proveedor para asegurar datos en tiempo real durante la compra. El e-catálogo es una parte clave de cualquier solución de e-procurement y va más allá de una lista estática de artículos, precios y características de productos y servicios.

 

  • Un mercado electrónico (e-tienda) con una interfaz fácil de usar. Todas las fuentes disponibles (por ejemplo, catálogos internos o externos, formularios electrónicos, listas, kits, paquetes, plantillas, políticas, etc.) son accesibles mediante un potente motor de búsqueda. Los resultados de búsqueda se devuelven a una única interfaz que muestra alertas y datos en tiempo real para apoyar la comparación de los resultados y permitir una buena decisión de compra.

 

  • Mecanismos avanzados de requisición con un enfoque guiado de compras en tiempo real. Un proceso de requisición vinculado a los catálogos electrónicos y los mercados electrónicos permite que el área de Adquisiciones aporte una mayor cantidad de gastos sujetos a manejo y, al mismo tiempo, guíe a los usuarios a un enfoque optimizado de costos de manera simplificada (compras guiadas) y permita el cumplimiento de las políticas y los procedimientos internos (por ejemplo, ayuda en línea, flujos de trabajo y reglas de negocio). Este proceso de requisición se integra normalmente con otros sistemas empresariales (por ejemplo, IMS, WMS, CLM, SLM) para cumplir todos los requerimientos como parte de una estrategia integral de transformación digital.

 

La implementación exitosa de estos principios hará frente al reto de la última milla  en compras corporativas. Ofrecer una mejor experiencia de compra impulsada por las modernas tecnologías de búsqueda, mientras que al mismo tiempo se impulsa el valor del negocio guiando a los empleados a los productos y servicios adecuados es más que una estrategia avanzada de adquisiciones: es simple y sencillamente, algo inteligente.

 

 

 

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