Categoría Viajes 1

En esta ocasión hablaremos de uno de los gastos más importantes y comúnmente incurridos en las empresas: Viajes.

En el mundo de negocios, son pocas las compañías que logran realizar sus objetivos sin recurrir a los viajes, ya sean estos a clientes, proveedores, exposiciones o filiales de la propia empresa.

Los viajes ponen una demanda adicional sobre quienes los realizan y por ende, debemos cuidar que contemos con todas las facilidades para alcanzar los objetivos. Sin embargo; debemos observar también el costo que esto representa; ya que, en una base anual, el monto por este concepto puede alcanzar varios miles de dólares.

¿Como realizar el acercamiento al «Sourcing» de esta categoría tan sensitiva, para todo el personal de la empresa?

Comencemos identificando entre las probables maneras en que se puede estar haciendo la compra de viajes en nuestra empresa ya que será una parte importante de nuestro «Business Case» al momento de presentar el proyecto de «Sourcing».

Desventajas

La categoría de viajes es muy extensa, y su alcance puede variar de empresa a empresa; sin embargo, para que nuestro proyecto sea completo, debemos tener en cuenta todas las subcategorías que la integran. Algunos ejemplos son:

  • Boletos de avión
  • Hospedaje
  • Renta de autos
  • Alimentos
  • Renta de salones de juntas
  • Renta de equipo audiovisual
  • Entradas a eventos, ferias o exposiciones

Una vez que hemos identificado las subcategorías y realizado la segmentación del gasto estamos listos para preparar nuestro RFI/RFP. Puntos específicos que debemos cuidar son:

¿Tiene el proveedor una plataforma que le permita comparar diferentes costos entre los oferentes del servicio?

¿Tiene el proveedor acuerdos con los principales proveedores de servicios —hoteles, agencias de autos, servicios de taxi o limusinas, etc.— en nuestros destinos más frecuentados?

¿Tiene el proveedor un sistema automatizado para generar y mantener actualizado el perfil de viajero de nuestros usuarios?

¿Tiene el proveedor un soporte de sistemas y telefónico para dar servicio a nuestros usuarios mientras están de viaje?

¿Tiene el proveedor un sistema o protocolo de comunicaciones que permita contactar a nuestros usuarios en caso de emergencia?

Si durante el perfil de la compra logramos reunir una buena base de información —destinos, cantidad de viajes realizados, número de viajeros, monto gastado, servicios utilizados en los viajes, motivos de gasto anual, etc.— será necesario contar con una herramienta electrónica para manejar nuestro RFI/RFP, y realizar comparativos entre muchas variables para poder determinar cual es el mejor patrón de selección entre lo que los proveedores nos han presentado para preparar la negociación.

No te pierdas este miércoles la siguiente parte de este artículo, hablaremos sobre los puntos a cuidar en la etapa de la negociación y de como garantizar que nuestro proyecto se implemente de manera que los ahorros y la mejora en el servicio se vean cristalizados en la vida real.

Agradecemos tus comentarios, son muy valiosos para nosotros.

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