Categoría Viajes 2

En esta segunda parte del artículo de gastos de viaje del lunes pasado veremos algunos puntos a incluir en la negociación que nos proporcionarán valor agregado y mejoras al nivel de servicio.

• Contar con un in-plant. Dependiendo del volumen de viajes que tengamos, puede ser una buena opción el tener un in-plant que realice el trabajo y tenga interacción directa con los usuarios. En este punto hay que considerar que será necesario asignarle un lugar en la empresa y darle acceso a sistemas de comunicación —teléfono, e-mail— para que realice su labor.

• Rebates adicionales por montos de compra. Hay ocasiones en que a las agencias que alcanzan volúmenes determinados con algunos hoteles, les dan acceso a cortesías en forma de noches gratis o a tarifas aun más reducidas. Esta es una oportunidad de obtener beneficios adicionales para nuestra empresa.

• Contabilidad de los ahorros duros y el cost-avoidance cuando existan cargos adicionales por cambios o reservaciones de último minuto. En estos casos generalmente la agencia obtendrá cargos adicionales por parte de los proveedores, que bien pueden ser reducidos o eliminados en su totalidad debido a la relación que la agencia tiene con dicho proveedor. Esto también representa un «saving» que debemos capturar y reflejar en nuestros reportes finales.

• Extensión de las tarifas corporativas a los empleados de la empresa. Siempre y cuando la compañía lo permita, podemos extender los precios negociados que la agencia obtiene para la empresa para viajes personales de los empleados. Esto además de generar un factor positivo en la imagen de compras, ayuda a incrementar el monto de venta derivado de nuestra compañía lo cual nos hace mas valiosos como clientes para la agencia.

• Encuestas de nivel de servicio y evaluaciones por parte de los usuarios. El servicio es una parte muy importante en esta categoría, por esto es recomendable establecer una mecánica de evaluación que permita a los usuarios dar retroalimentación y realizar una calificación periódica de los servicios que nos presta la agencia seleccionada.

Finalmente, un factor clave en esta categoría es lo que en compras llamamos «Governance». El «governance» es la forma en la que aseguramos que los lineamientos y puntos negociados en el proceso de selección se cumplan en la vida real.

Este «governance» se logra por medio de políticas y procedimientos que permitan ejecutar lo acordado y negociado con la agencia. Es común encontrar resistencia entre los usuarios para:

  • Dejar de realizar sus propias reservaciones y alinearse con la agencia seleccionada.
  • Presentar la solicitud de reservaciones con la anticipación que haya sido establecida para lograr los mejores costos.
  • Eliminar los cambios de itinerario de último momento.
  • Proporcionar a la agencia la información personal para generar su perfil de viajero.
  • Limitarse al monto de gasto autorizado para alimentos y bebidas en la política de viajes.
  • Alinearse a los niveles establecidos para autorizaciones de viaje y aprobaciones de gastos.
  • En casos extremos al estar implementando un sistema electrónico nuevo se encuentran usuarios que se rehúsan a adoptarlo para solicitar y procesar sus viajes y reportes de gastos.

Por lo anterior, es conveniente incluir desde un inicio, el desarrollo de políticas y procedimientos que permitan la implementación de las condiciones negociadas para lograr el nivel de servicio y los ahorros comprometidos. Ya sea que exista una política que deba ser ajustada o que se tenga que implementar una desde cero. Este punto es crucial para evitar que la implementación del proyecto este destinada al fracaso.

Viajes es una categoría extensa, con un alto monto de gasto y que tiene un efecto importante en los resultados de la empresa y en la moral de los empleados. Es importante tener muy claros los objetivos y el camino para lograrlos antes de emprender el proyecto de «Sourcing» y asegurar así que sea un éxito de nuestra gestión como compradores y probar nuestra capacidad de generar valor para la empresa.

Agradecemos tus comentarios a este arítculo. Es muy importante para nosotros.

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