Como evitar un elefante blanco en TI

Después de muchos meses de negociaciones internas, justificaciones, trabajo doble y varias centenas de miles de dólares, la organización de compras tiene por fin una aplicación tecnológica para trabajar con sus proveedores; sin embargo, existe una renuencia general para su uso, ¿Qué se hizo mal?

Como todo cambio, la alteración de un proceso, en este caso mediante el cual la organización se comunica con sus proveedores, requiere de una adecuada identificación de las necesidades, una clara definición de los afectados y un cercano seguimiento para su asimilación. El hecho de que algo sea bueno, no necesariamente implica que todos los afectados correrán a utilizarlo.

La probabilidad de fracasar en la implementación y uso de uno de estos sistemas se reduce radicalmente si se entienden los beneficios que se pueden ofrecer a los usuarios con su implementación, la razón es que los motivaría a su utilización.

Algunos de los beneficios atractivos para un proveedor al trabajar en una aplicación tecnológica pueden ser:

Simplificación de procesos: Se reduce el tiempo y costo necesario para capturar, trasmitir, cobrar y consultar la información de las transacciones

Visibilidad: Se facilita el conocer el status de las órdenes, desde la solicitud hasta el pago.

Integración: El sistema facilita que todas las áreas involucradas con la recepción, fabricación, surtido, facturación de entrega de una orden comparten la misma información.

Además de «vender» los beneficios, la organización puede establecer algunos incentivos hacia los proveedores para que aceleren la adopción de la nueva tecnología. Una opción sería darles un mayor volumen de negocio a los proveedores que tempranamente la utilicen o incluir el uso como un factor de peso dentro de la evaluación periódica del proveedor, lo que finalmente impactará en el volumen de negocio que obtendrá.

Es fundamental que todos los miembros de la organización que tengan contacto con proveedores influyan en la rápida adopción de la tecnología por parte de estos, haciéndoles ver los beneficios que esto ofrece a ambos. Esto requiere, que los usuarios reciban un entrenamiento sobre el uso y los beneficios de la herramienta tecnológica que en el caso de los usuarios pueden ser:

  • Mayor control de su gasto
  • Visibilidad de sus solicitudes
  • Simplificación de procesos de solicitud y cambio
  • Solo tener que capturar la información una vez

No debemos olvidar que la tecnología requiere de disciplina y genera visibilidad, dos características escasas en muchas organizaciones. Estas tecnologías de integración con proveedores no debe ser vista como «El juguete de los compradores», sino como una plataforma de integración para todo el ciclo de compras que impacta a los proveedores y a todas las áreas internas que intervienen en la solicitud, colocación, aprobación, liberación, recepción y pago.

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