Como lograr mejores proyectos colaborativos

En el “lejano” 2014, Spend Matters USA publicó una colaboración llamada: Develop these collaborative project management skills que refería la necesidad de que los compradores usaran adecuadamente sus habilidades de planeación de proyectos para los procesos de sourcing.

En esta colaboración, se afirma que el 44% de las iniciativas estratégicas del área de suministro no son exitosas, en gran parte, debido a una mala planeación.

Construyendo sobre las ideas del artículo y mi experiencia personal en administración de proyectos, algunos de los puntos clave para alcanzar un plan de proyecto colaborativo integral y que  generalmente se pasan por alto son:

  • Asegurar que el patrocinador está comprometido y garantizar disponibilidad de los recursos mínimos requeridos para el éxito del proyecto. Una iniciativa son recursos y poder es solo una buena intención.
  • Construir un equipo con las competencias y  experiencias prácticas para alcanzar una visión integral del proyecto que reduzca la posibilidad de omisiones o contradicciones. El plan lo deben de hacer los más experimentados y conocedores para que tenga el mayor realismo posible.
  • Un claro liderazgo, que le defina cada participante sus roles y responsabilidades garantizado al mismo tiempo que cada uno de ellos posee el adecuado nivel de autoridad. Si cada quien sabe qué le toca y puede hacer que pase, el proyecto avanzará adecuadamente.
  • Una detallada definición de las reglas que regularán el trabajo del equipo. Si cada quien sabe lo que es permitido, de reducirán dramáticamente los conflictos interpersonales y el esfuerzo estará dirigido a los objetivos del proyecto.
  • Claros indicadores de medición del desempeño, tanto a nivel individual como del equipo del proyecto. De esta forma es posible tomar acciones preventivas y correctivas oportunamente.

Obviamente, esto es además de los elementos mínimos que se deben incluir en una buena planeación de un proyecto:

  • Un claro alcance, con objetivos bien definidos y alineados con los usuarios y el negocio.
  • Un plan de trabajo detallado, que incluye los costos y los tiempos para cada actividad.
  • Herramientas que facilitan el proceso de planeación y control.

La administración de proyectos es una herramienta fundamental de todo profesional en suministro, ya que le permite enfocar y ordenar los esfuerzos de mejora que debe realizar en coordinación con múltiples áreas de la organización.

Los proyectos son un medio muy adecuado para concretar exitosamente los esfuerzos de transformación del área y de las organizaciones.

Si tienes alguna necesidad de investigación o análisis relacionados con casos de estudio sobre alguna práctica o solución tecnológica; o bien, sobre tendencias de la función de compra y el mercado de soluciones escríbenos a estudios@spendmatters.com y con mucho gusto te asesoramos.

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