Cómo los Datos en Tiempo Real Ayudan a los Empleados a Comprar Mejor

Los datos siempre han sido de vital importancia para la forma en que las empresas miden, controlan y toman decisiones. Datos precisos, relevantes y oportunos proporcionan información de gran alcance para los usuarios de software empresarial o, en su ausencia, exponen un punto ciego significativo.

Muchas organizaciones luchan por acceder sistemáticamente a información útil y continúan operando con datos limitados, imprecisos y desactualizados. Las tendencias actuales de los negocios, sin embargo, demandan procesos de adquisición ágiles y resistentes apoyados por datos precisos y oportunos. Las compañías que ignoran esta marea simplemente no sobrevivirán en nuestra era digital si las decisiones se basan en información limitada, inexacta u obsoleta.

 

WEBINAR  RELACIONADO: Transformación del Área  de Adquisiciones en Tiempo Real

 

Dentro de las organizaciones, el área de adquisiciones se ha convertido en un socio estratégico con una contribución impactante a la rentabilidad de la empresa. Los procesos de adquisición son ahora un componente fundamental en cualquier transformación de negocios digitales. La calidad de la información con la que opera Adquisiciones puede afectar el desempeño de toda la organización.

En esta serie de tres partes, discutimos la necesidad de datos de calidad en tiempo real en los procesos de adquisición, la forma en que las soluciones tecnológicas que ofrecen estos datos están cambiando la experiencia del usuario de Adquisiciones y cómo las nuevas tecnologías pueden permitir a los compradores corporativos buscar, comparar y obtener datos sobre cualquier producto o servicio que quieran comprar en una plataforma digital.

 

La Importancia de los Datos en Tiempo Real para las Compras

El concepto de datos en tiempo real promete el acceso del área de adquisiciones a toda la información estructurada y no estructurada que esté al día en el momento de tomar la decisión de compra y que sea relevante y actualizada. Esta información guía y proporciona certeza a los usuarios cuando toman su decisión de compra.

Para tomar el abastecimiento estratégico como ejemplo, la importancia de las herramientas de análisis de gastos para informar de eventos clave (tales como negociación de contratos) es obvia para cualquier organización. Desafortunadamente, muchos de estos análisis se realizan con información histórica de mala calidad. En tales casos, los gastos proyectados son inevitablemente inexactos. Imaginemos qué tan diferente sería esta negociación si el negociador tiene datos de alta calidad, actualizados y completos que proporcionan exactamente lo que se compró hasta la fecha con metadatos relevantes y perspicaces que proporcionan el nivel de detalle requerido (por ejemplo, unidad de negocio, categoría, proveedor, historial de precios, precios de competidores y otra información crítica).

La necesidad de este tipo de datos es aún más importante con el aumento de las soluciones de compra electrónica, en las que los usuarios de compras pueden ahora crear sus requisiciones de compra a través de una tienda electrónica, buscar y comparar productos y servicios y completar su transacción de manera similar a una compra de consumidor. Imaginemos un escenario donde un usuario necesita un producto que la empresa ya tiene en stock , pero debido a que el sistema de inventario no está integrado, o la información está desactualizada en el momento de la compra, el usuario emite una nueva requisición en línea que resulta en un gasto redundante e innecesario. Otro escenario común ocurre cuando la información en el catálogo en línea no se actualiza y las órdenes de compra se emiten con un precio más alto que la tarifa negociada.

La información confiable, útil y en tiempo real durante el proceso de compra es un elemento esencial para ayudar a los usuarios de Adquisiciones a tomar decisiones de compra exitosas de acuerdo con los objetivos de negocio.

 

Ejemplos de Datos Relevantes en Tiempo Real al Momento de la Compra

El nuevo enfoque de las compras corporativas de autoservicio a través de tiendas electrónicas (habilitado por modernas soluciones de compra) ha dado un gran poder de decisión a los usuarios del área de adquisiciones, lo que ha obligado a las empresas a proporcionarles todos los datos necesarios en tiempo real en el momento en que están tomando sus decisiones de compra. Ejemplos incluyen:

  • Datos detallados y actualizados (descripciones, dibujos, precios, información de proveedores, etc.) de los productos y servicios a los que el usuario tiene acceso, que pueden formar parte de catálogos ya sea internos o externos
  • Comparación de datos en tiempo real entre los productos o servicios de diferentes catálogos de proveedores (internos y externos)
  • Clasificaciones que la empresa compradora da al proveedor (preferente, pequeña empresa, empresa propiedad de mujeres, empresa local, etc.)
  • Datos relevantes sobre proveedores (riesgos, liquidez, calificaciones de proveedores, rendimiento, capacidad disponible, plazos de entrega, etc.)
  • Datos relacionados con las existencias del producto o de un producto similar
  • Datos relacionados con el historial de precios de proveedores
  • Datos relacionados con descuentos por volumen de compra
  • El estado del contrato de compra o cualquier otro dato de contrato relevante para tomar la decisión de compra
  • El presupuesto relacionado con la compra a realizar
  • Datos de mercado relevantes (tiendas externas) para fines comparativos, como productos similares o promociones actuales
  • Datos de riesgo relacionados con la compra (desastres naturales, devaluación de la moneda, calificaciones de aceptación de proveedores, etc.)
  • Datos en forma de alertas sobre compras fuera de presupuesto, contratos inactivos o disponibilidad de productos similares, proveedores preferidos o alternos, órdenes de compra existentes, etc.

La importancia e influencia que los datos relevantes en tiempo real ejercen sobre las decisiones de compra en el momento en que los usuarios las toman son extensas. Apoyar a los empleados con esta información durante su proceso de compra crea un nuevo nivel de conocimiento para la organización de adquisiciones y beneficia al negocio en general.

Beneficios para el Área de Adquisiciones

Contar con datos en tiempo real dentro de una sola plataforma que apoye a los usuarios para tomar sus decisiones de compra es un beneficio en sí mismo, pero no el único. Se mejora la eficiencia en los procesos y actividades de compra y también se incrementa la productividad de los usuarios. Aquí hay unos ejemplos:

  • Encontrar y seleccionar el producto o servicio ideal de acuerdo con las reglas de negocio y los resultados esperados - un enfoque de compra guiado a su máxima potencia
  • Identificación de datos incorrectos / obsoletos dentro de los documentos de compra (órdenes de compra / facturas) antes de su procesamiento, evitando así ineficiencias y errores
  • El cumplimiento acelerado de los ahorros estimados mediante el uso de información relevante en tiempo real que guía el proceso inteligente de generación de ahorros
  • Un análisis efectivo de los gastos por renegociaciones de contratos, aprovechando las oportunidades que revela la información en tiempo real
  • La transformación de datos en tiempo real en información y acciones inteligentes que generan ahorros y eficiencias (como la comparación de precios frente al mercado abierto) y eliminan las ineficiencias en los procesos de compras, como retrasos en las aprobaciones o errores de coincidencia de facturas.
  • Mayor eficiencia en la experiencia de compra del usuario (ininterrumpida) al tener todos los datos en tiempo real en un solo lugar, sin tener que ir a otro sistema para consultarlos
  • Aumento de la productividad en los procesos de auditoría de precios al tener precios en tiempo real listos para la comparación automatizada contra los precios contratados
  • Alertas para problemas de discrepancias o incumplimientos (contratos, presupuesto, etc.), en las que la información en tiempo real alimenta procesos que identifican dichas discrepancias
  • Colaboración con información útil y en tiempo real entre la organización compradora y sus proveedores, para evitar malentendidos, eliminar las comunicaciones apoyadas por información limitada y evitar retrasos en los procesos relacionados
  • El manejo de disputas entre compradores y proveedores utilizando información relevante y en tiempo real, acelerando así su resolución
  • Análisis de riesgos de proveedores, evitando incumplimientos potenciales y posibles pérdidas de tiempo y dinero
  • Mayor productividad en la recuperación de pagos a proveedores que permite opciones de financiamiento, logrando eficiencias y evitando errores debidos a datos erróneos
  • Eficacia en la integración y distribución de datos con otros sistemas
  • Inteligencia accionable para informar las decisiones empresariales en el momento del evento, con informes precisos y cuadros de mando para guiar la estrategia de adquisiciones

Para concluir la primera parte de este análisis, es fundamental recordar que tener suficientes datos para tomar decisiones no es lo mismo que tener datos en tiempo real, lo que en nuestra concepción implica tener toda la información existente y relevante para la toma de decisiones (estructurada y no estructurada). Aunque la brecha entre estas definiciones puede parecer menor, este detalle hace una enorme diferencia – especialmente cuando los objetivos corporativos no se cumplen.

No se pierdan las dos próximas partes de esta serie, en la que exploramos cómo los datos en tiempo real están cambiando la forma en que los usuarios de Adquisiciones se acercan a  la tecnología y la capacidad que ofrecen algunas soluciones a este respecto.

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  • PRIMERA PARTE: Lograr un verdadero control de compras a través de datos en tiempo real, compras guiadas y cumplimiento
  • SEGUNDA PARTE: Cómo los datos en tiempo real transforman las compras B2B y el manejo de proveedores para acelerar los ahorros
  • TERCERA PARTE: La adopción por parte de los usuarios y los ahorros enormes gracias al mercado de adquisiciones en tiempo real

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