Compras utilizando “Digital-First”

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“Digital-First” es una estrategia enfocada en maximizar el impacto de las nuevas tecnologías para fomentar la innovación de productos y procesos en las empresas. Compras, mediante de la adopción de tecnologías S2P, juega un rol relevante en el diseño y ejecución de esta estrategia.

Una vez más la firma especializada en compras GEP, nos pone a disposición de la comunidad de compras un documento muy interesante para impulsar la transformación del área. El reporte llamado “FORWARD MOMENTUM, Procurement’s three-part program for digital transformation leadership” aporta claridad sobre cómo enfrentar la digitalización.

El artículo hace referencia a una nueva estrategia de las empresas llamada “Digital-First”, mediante la cual, se busca maximizar el impacto de las nuevas tecnologías como la inteligencia artificial, la nube, la analítica predictiva, la computación cognitiva y el procesamiento de lenguaje , entre otras, para poder crear productos, servicios y procesos innovadores.

El proceso para que la función de compras pueda explotar el “Digital-First” requiere de la ejecución de 3 etapas:

  • La primera, se enfoca en el uso interno de estas tecnologías y en fijar un camino para poder implantar un proceso automatizado que abarque desde el suministro hasta el pago (S2P).
  • La segunda fase, es que el área de compras actúe como un brazo de inteligencia para la organización en la comprensión de los mercados y proveedores de las tecnologías 4.0 emergentes.
  • Finalmente, la última fase implica la colaboración de compras con los stakeholders del negocio, los proveedores y el área de tecnología de información, en la promoción del uso de estas nuevas tecnologías para crear diferenciadores en el mercado, mejoras en la eficiencia, en los procesos operativos y sobre todo en la experiencias del usuario final.

Las empresas deben moverse de sus tradicionales sistemas ERP y sus nuevos sistemas de suministro a pago, S2P, hacia una plataforma S2P que les permita operar en la nube con la integración de las nuevas tecnologías. Los nuevos procesos se basarán en las nuevas capacidades, logrando mejorar la automatización de las transacciones, mejor cumplimiento a los procesos y regulaciones, un mejor uso de la analítica y la liberación de tiempo de los profesionales en suministro para enfocarse en tareas estratégicas para el negocio.

Las estrategias de transformación que son lideradas por un alto ejecutivo, fijan el tono adecuado para promover y acelerar esta transformación. Estas estrategias, deben incluir por lo menos los siguientes seis elementos:

  • Un mapa de la transformación digital. Elaborada por las áreas de TI y compras, y en donde se defina como se explotarán las herramientas al conjuntarlas con las tecnologías propias de compras.
  • Modificaciones a los procesos. Los procesos deberán considerar las aportaciones de las nuevas tecnologías que crearán nuevas formas de trabajo, intercambio de información y toma de decisiones.
  • La voz del cliente. Las nuevas tecnologías facilitarán el contacto con el cliente, quien debe ser el centro de esta nueva experiencia tecnológica.
  • Construcción de una nueva visión. La explotación de los datos permitirá crear nuevas expectativas sobre las cuales se deben trabajar. Se identificarán nuevas tendencias y se podrán atender mejor algunos problemas pasados y actuales. Los propios usuarios, serán capaces de explorar, de forma muy simple, los datos con un nuevo enfoque analítico que permitirá mejorar la productividad y la experiencia del cliente.
  • Mejor conversión de los ahorros. Las nuevas soluciones S2P permitirán monitorear y registrar, prácticamente en tiempo real, los ahorros obtenidos en las diferentes categorías de compras.
  • La organización podrá medir con mayor facilidad si se está logrando el éxito en la automatización de los procesos y la adopción de estos por parte de los usuarios.

Hay que aceptar que cada organización vivirá su propia y única transformación digital de compras y será su visión, dedicación y compromiso, lo que maximice los beneficios potenciales de las nuevas tecnologías.

Algunas aplicaciones específicas de las nuevas tecnologías para compras son:

  • En el área de Suministro al Contrato (S2C):
    • La mejora en la gestión de los riesgos asociados con los proveedores.
    • La administración de los contratos para medir su desempeño y asegurar su cumplimiento.
    • Un análisis más profundo del gasto de la organización.
  • En el área de abastecimiento al pago (P2P):
    • Automatización de procesos con el apoyo de RPAs.
    • Selección de la mejor oferta con apoyo de procesos automatización.
    • Mejoras en el maestro de datos.
    • Compras guiadas, en donde la tecnología ayuda al usuario a identificar su necesidad y el proceso de compras que la puede satisfacer, ya sea una colocación de orden o incluso en un proceso de evaluación y selección.

Como comentamos anteriormente, el área debe ser un instrumento generado de inteligencia para la organización, principalmente explotando:

  • Análisis de gasto. Al conjuntar los datos de los diferentes sistemas de la empresa, como el ERP, las tarjetas de compras y otros, la inteligencia artificial podrá explotar el “big data” y encontrar nuevas oportunidades para la reducción de costo o la generación de valor.
  • Inteligencia de mercado. Tradicionalmente el área utiliza la inteligencia de mercado para el diseño de las estrategias de categoría, esto incluye tendencias de mercado, competencia, movimientos de precios. Con las nuevas tecnologías esto se ampliará a conocer las tendencias de la industria y los competidores de la empresa, nuevos modelos de negocio, tendencia de los clientes y su impacto sobre la competitividad de la organización.
  • Gestión del riesgo. Clara y oportuna identificación de incumplimientos a políticas internas, y regulaciones externas del proceso S2P.

La estrategia digital  combinada con una cultura corporativa y un fuerte liderazgo que faculte al a organización hacia la transformación establece el tono para lograr el éxito en el “Digital-First”

First Voice

  1. Amintore Confalonieri:

    El rol de Compras dentro de la Transformación Digital de las organizaciones es clave considerando que es un agente de cambio natural. La adopción de tecnologías digitales permitirá a los colaboradores dedicar mayor cantidad de tiempo a tareas de valor agregado que resultaran en una mejor experiencia para el cliente.

    Amintore Confalonieri

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