Compras y los inventarios MRO

Cuando las organizaciones logran resolver los problemas mayores o más evidentes asociados con los inventarios, requieren poner mayor atención a otros tipos de materiales que generalmente son descuidados, y éste es el caso de los inventarios tipo MRO. En este esfuerzo de mejora, el área de compras tiene mucho que aportar debe de asumir sus responsabilidades integrarse al trabajo de los equipos multifuncionales que atienden esta situación.

En un fenómeno similar al del “tail spend”, las organizaciones están volteando a los inventarios MRO (mantenimiento, reparación y operaciones), como una oportunidad para hacer un mejor uso del capital de trabajo sin afectar los niveles de servicio de la operación.

La efectiva administración de los inventarios tipo MRO es muy compleja, ya que tradicionalmente se han manejado criterios subjetivos y procesos manuales basados en una mala información histórica, lo que ha conducido a un desbalance en las existencias y un mal manejo de la relación con los proveedores.

Bajo un principio básico de costo- beneficio, resulta mucho más económico mantener más partes en inventario que ocasionar paros en la operación, de hecho, la amenaza más común que escucha el planeador de inventarios  y el comprador de este tipo de productos es “si no compras lo que te pido, ocasionaras un paro en la planta”, y estas palabras “mágicas”, son capaces de agilizar cualquier proceso dentro la organización.

Como comentamos previamente en la publicación “Tendencias en MROs”, se considera que aproximadamente el 50% de los inventarios de MRO, no tienen movimiento en un período de 12 meses, lo que implica un más uso de los recursos financieros atados a estos.

Cualquier esfuerzo por mejorar los inventarios MRO pretende:

  • Mejora la disponibilidad de las partes.
  • Reducir el número de partes en inventario.
  • Reducir el gasto anual a través de la reducción de los costos.
  • Recortar los tiempos de entrega de partes sus nuevas y reparadas.

Estos 4 objetivos, solo pueden ser producidos por un trabajo multifuncional entre las áreas de mantenimiento, planeación y suministros que debe estar centrado en las siguientes cinco actividades:

  1. Optimizar el proceso reordenamiento de materiales.
  2. Mejorar la administración de los datos asociados con la administración de las refacciones.
  3. Definir un mecanismo de reporte simple y consistente sobre el desempeño de la administración de las refacciones.
  4. Definir niveles de servicio adecuados para cada una de las partes mantenidas en el inventario.
  5. Establecer políticas con relación a la administración los inventarios diseñadas para estabilizar el costo asociado.

Debido a que la administración de este tipo de materiales presenta una alta incertidumbre en su demanda, el enfoque para predecir sus requerimientos debe ser probabilístico, basado en escenarios de riesgo, enfocados en atender los principales problemas como:

  • Incorrectos puntos de re orden y cantidad de reposición.
  • Excesos y obsoletos.
  • Tiempos de entrega incorrectos.
  • Compras de productos y cantidades inadecuadas.

Si únicamente el 5% de las partes mantener en inventario tienen uso frecuente y aproximadamente el 2.7% de las partes representan el 80% de la inversión, es evidente que el reto es muy grande ya que la mayor cantidad de códigos estarán en a “cola del gasto/consumo”.

El proceso de optimización de los inventarios, requiere tomar decisiones sobre algunos aspectos claves como:

  • Qué parte se mantendrán físicamente en los inventarios de la organización.
  • Cuál es la verdadera criticidad de cada parte.
  • Cuál es el inventario ideal a mantener en cada uno de las partes.
  • Métodos adecuados para su disposición y remplazo.

Es necesario, que el área de compras entienda las contribuciones que el área de suministro puede hacer en este proceso, que se centran principalmente en:

  • Reducir los tiempos de entrega de partes compradas y reparadas para disminuir los inventarios totales.
  • Desarrollar fuentes alternas de suministro para cuando sea factible y económico utilizar partes no suministradas por el fabricante de equipo original. Revisar “7 Razones para comprar refacciones originales”.
  • Implementar sistemas de suministro basados en consignación o inventario administrado por los proveedores, que permita reducir la inversión en los inventarios garantizando la disponibilidad
  • Trabajar desde la evaluación de la compra de bienes de capital, en la definición de los inventarios mínimos para mantener basados en los principios de costo total de propiedad, TCO.
  • Encontrar proveedores de tecnología que proporcionen soluciones para optimizar los inventarios MRO, con un adecuado retorno de la inversión y de preferencia bajo modelos de operación tipo SaS.
  • Trabajar con los proveedores para simplificar los procesos de adquisición y mantenimiento de maestro de partes. La optimización depende de garantizar la disponibilidad de información confiable y oportuna.
  • Anticipar necesidades para aplicar la información proporcionada por el “internet de las cosas”, IoT, dentro del ciclo de requisiciones - surtido de refacciones.
  • Estar pendiente del desarrollo de tecnologías de impresión aditiva, impresoras 3D, como una opción para reducir las existencias y los tiempos de disponibilidad de refacciones.
  • Identificar oportunidades para ajustar los tamaños de lote de las refacciones, en función de los consumos reales y el costo de mantener en inventario.
  • Encontrar mercados secundarios u organizaciones, brokers, que permitan desplazar inventarios de lento movimiento u obsoletos en la categoría de MRO.

Tengamos presente que las contribuciones del área de compras deberán estar siempre en sintonía con las actividades realizadas por las otras áreas que influyen en la administración de las refacciones.

Para mayor información sobre soluciones para la optimización de este tipo de inventarios revisar el artículo MRO Inventory Optimization is now Considered Business Critical, publicado por IHS.

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