Consejos para iniciar una alianza

Las alianzas que mejor funcionan construyen de los 100 primeros días procesos, indicadores y estructuras sólidas que permiten a las partes seguir colaborando una vez que se acaban las buenas intenciones y la emoción de la novedad.

The New Alliance Launch Process es un documento publicado por Vantage Partners, que se enfoca en los 100 primero días de una nueva alianza y la necesidad de establecer una clara estructura de gobierno, poner en operación los procesos adecuados, fijar normas de conducta, garantizar una buena comunicación, así como definir planes para una correcta toma de decisiones. Con estas bases, será mucho más fácil ejecutar en conjunto las actividades cotidianas que implica la nueva relación.

En una buena alianza, se inicia con trabajos previos al acuerdo. La esencia de un alianza es que los participantes cuentan con tecnologías, capacidades, áreas de experiencia y acceso a recursos diferentes, ya que buscan de su contraparte un complemento, sin embargo, son están diferencias las que hacen difícil la operación conjunta.

El contrato que rigen la relación es solamente un marco de referencia general, que obviamente no cubre muchas de las áreas grises de la relación. Pensar que la alianza se auto organizará, es un riesgo que no debe correrse si realmente se desea tener nuevos valores de la relación.

La utilización de juntas de arranque, kick-off, facilita la integración de los participantes, sin embargo, no son suficiente, ya que no atiende la mayoría de los retos ejecución de la alianza. Resulta más efectivo el establecimiento de procesos que se alinean al alrededor de los entregables específicos que se pretende lograr.

Los primeros 100 días deben atender dos aspectos:

  • Un plan técnico, que se enfoque en la ciencia de la relación, “los qués”
  • Un plan operativo, que se enfoque en el ejecución, “los cómos”

Los entregables de la alianza, deben ser divididos en tres grandes categorías:

  • Los entregable que facilitan al miembro “A” contribuir a una alianza más eficiente y efectiva
  • Los entregable que facilitan al miembro “B” contribuir a una alianza más eficiente y efectiva
  • Los entregables que les que facilitan una ejecución en conjunto

Algunas de las categorías más importantes que deben ser atendidas desde el lanzamiento en conjunto son:

  • Liderazgo
  • Estructura de gobierno y toma de decisiones
  • Trabajo en conjunto para planear, definir normas y protocolos
  • Definición de la infraestructura operacional
  • Administración del desempeño

El plan de lanzamiento puede ser dividido en cuatro grandes etapas: las actividades de preparación, en alineamiento inicial, los comités de trabajo, la transición al estado de estabilidad.  Algunas de las actividades más relevantes de cada una de estas fases son mostradas dentro de la publicación, siendo las más relevantes: la estructura de gobierno de la alianza, el proceso de toma de decisiones y el trabajo en conjunto para enfrentar los retos incluyendo los enfoques a utilizar.

Un segundo aspecto relevante, durante el inicio de la alianza, es el involucramiento del equipo directivo. Esto es esencial para garantizar que todos los involucrados tengan claridad sobre las necesidades y los retos potenciales de la alianza. Esto demanda la creación y puesta en operación de tres equipos:

  • Un equipo central de lanzamiento en conjunto. Incluye a los líderes y responsables de la implantación. Es la entidad responsable del lanzamiento, por lo cual, administra el proyecto, asigna prioridades, facilita las sesiones de trabajo, reporta los progresos y ayuda al alineamiento de las partes. Regularmente se reúne cada semana.
  • Un equipo de lanzamiento de liderazgo conjunto. Participan los miembros del equipo central más los segundos de a bordo del equipo central y las áreas afectadas, su trabajo es soportar, desde una perspectiva más operativa, el lanzamiento ayudando a remover obstáculos. Se reúne cada 3-4 semanas
  • Equipos de soporte adecuados para cada caso. Asumen responsabilidades de entregables específicos, por lo que se forman y reúnen conforme se requieren.

El tercer aspecto a considerar es el garantizar la operatividad de la alianza. El objetivo es facilitar el alineamiento alrededor de la misión y metas de la colaboración de los equipos operativos a lo largo de toda la alianza. Las contrapartes de cada organización deben mantener discusiones de los propósitos de cada uno de sus equipos y como eliminar los obstáculos. Cada tarea debe tener un claro responsable y garantizar consistencia en los resultados.

Los equipos deben contar con un “charter” que considere:

  • La estructura de gobierno de la alianza.
  • El propósito y membresía del equipo y los aspectos contractuales relevantes.
  • Las metas clave e hitos.
  • Los retos claves y las estrategias de mitigación.
  • Roles para toma de decisiones y proceso de escalación.
  • Normas operativas y responsabilidades específicas.

Este documento asegura consistencia en la operación, así como una rápida adaptación en el caso de cambio de miembros del equipo.

Finalmente, durante el lanzamiento de una alianza es común que las partes muestren su mejor actitud, asuman los retos con buenas intenciones y se comporten con cierta modestia, sin embargo, con el paso del tiempo esto desaparece y se requiere administrar actitudes y conductas que generan conflicto entre las partes. Ante la ausencia de confianza, cada parte se aferra a su posición y se rompe la colaboración.  Esto generará lentitud en el trabajo, incumplimiento de fechas importantes así como pérdida de innovación y lecciones aprendidas.

Para evitar lo anterior es conveniente:

  • Proactivamente dar a conocer asuntos que pueden afectar la planeación y la toma de decisiones dentro de la alianza.
  • Desarrollar soluciones que maximicen el valor conjunto, considerando los intereses de todos los afectados.
  • Dar claridad a los roles en las tomas de decisiones.
  • Explorar y aprender de las diferentes perspectivas y opiniones en lugar de centrarse en quien está bien y quien mal.
  • Manejar de manera constructiva las emociones fuertes como el enojo, la frustración o la ansiedad.
  • Enfocar las diferencias como un problema común para las partes.

Las organizaciones deben enfocarse durante los 100 primeros días en crear una cultura que institucionalice los seis aspectos anteriormente mencionados.

Con mucha frecuencia, las alianzas olvidan sus objetivos centrales y las partes dejan de colaborar en la búsqueda de los objetivos comunes desgastando sus energías en conflictos sin sentido. Preparar con anticipación la forma en que se ejecutará la alianza es una gran inversión de tiempo y esfuerzo.

Para complementar la visión de los retos delas alianzas les recomiendo revisar el post “21 Consejos para mejorar la ejecución de las Alianzas”

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