Consejos para mejorar las compras

Existen muchos frentes abiertos en el proceso de transformación de la función de compras, identificar y priorizar las tareas es crítico para reducir el tiempo de respuesta y alcanzar mejores resultados, sin embargo, como todo proceso de cambio, el tener una actitud positiva y comprometida es un elemento clave para el éxito.

No hay duda que la transformación del área de compras es una tarea de alta complejidad, por lo que es común que los proyectos asociados con esto no logren los resultados esperados o sean un total fracaso. Jame Baehr comenta, en  Regarding Procurement: Attitude Isn’t Everything and Other Shattered Notions, que la causa más común de estos fracasos es la falta de una actitud positiva y comprometida con el logro de los objetivos planteados.

Si consideramos que la transformación implica al menos tres factores: los procesos, las tecnologías y las personas, tenemos que tomar en cuenta que los procesos son cada vez más estándar y repetibles y en muchos casos automáticos o procesados por nuevas tecnologías, las tecnologías para compras han avanzado considerablemente y siguen en evolución, pero aún dependen en gran medida de las decisiones de las personas, así que al final, todo se reduce a la forma en que las personas se involucran con el cambio.

Existen 2 elementos importantes a considerar en la actitud de los participantes de un cambio:

  • Un sentido de urgencia. Esto implica que toda la organización, y no solo compras, entienda la trascendencia de hacer un cambio oportuno y adecuado. Sin un sentido de urgencia común, se desperdiciará mucha energía en discusiones internas.
  • Eliminar la mentalidad “Somos buenos en lo que hacemos”. Cuando las personas no aceptan que requieren un cambio, porque consideran que su actual desempeño es más que adecuado, encontrarán formas de posponerlo o bloquearlo.

Sin embargo, la actitud por sí sola no podrá lograr los cambios si no está soportada por una adecuada ejecución que resulta de una buena planeación. La trasformación, es acerca de la gente y realizada por la gente, no olvidemos que la tecnología es solo un medio y se requiere de la actitud adecuada para su correcta adopción y utilización.

Continuando con el tema de la transformación, la firma Claritum nos comparte un artículo llamado “5 Steps to Procurement Maturity”, escrito por Rachel Sharman, que plantea que los abastecimientos pasan por 5 etapas de madurez en su evolución.

El nivel 1, es el de la visibilidad y es donde la empresa busca conocer cuánto gasta, para quien lo gasta y con quien lo gasta con el fin de poder definir mejores estratégicas. Este proceso básico de análisis de gasto, permite alcanzar algunas mejoras el servicio.

En el nivel 2, se logra mediante un mejor control del proceso.  Gracias a la visibilidad, se pueden identificar áreas de oportunidad para hacer cambios que permitan un mejor control de la operación y como consecuencia de esto, una reducción del gasto. El control impacta directamente en la reducción de las compras Maverick y mejora el uso de los recursos del área y de la organización.

En el nivel 3, se logran mejorar las eficiencias. El enfoqué en este nivel es en optimizar el uso de los recursos en cada una de las categorías, lo que demanda que el personal ponga más atención en los elementos estratégicos y menos en la parte operativa.

El nivel 4 es conocido como el de los ahorros. Gracias a una mayor colaboración y gestión de los proveedores, se lograrán encontrar oportunidades de ahorro no vistas en el pasado. La tecnología se vuelve un fuerte apoyo para identificar y explotar estas oportunidades.

El nivel 5 se denomina el de creación de valor. Es aquí donde el área puede ofrecer sus mayores contribuciones a la organización. El enfoque ya no es solo en el ahorro, es en algo más importante, mejorar la experiencia de los usuarios y el valor que se entrega a todos los stakeholders.

La visión de Claritum puede ser usada como un referente para definir un plan de acción en la transformación del área de compras.

Retomando el tema del gasto, específicamente en el área de las compras MRO, existen cuatro aspectos críticos sobre las cuales se debe poner especial atención:

  • Falta de atención. Las empresas ponen demasiada atención sobre las compras directas y no atienden las compras MRO que afectan también la operación de la organización. En la planeación de los MRO, existen graves omisiones de información y colaboración que complican su manejo, por lo cual integrar a los proveedores activamente en la gestión de estos materiales puede ofrecer grandes beneficios, siempre y cuando se atiendan detalladamente los temas de conflictos de interés que pueden presentarse en el manejo de marcas.
  • Base de proveedores fragmentada. El uso de muchos proveedores en estas categorías genera altos costos de transacción, pérdida de control sobre el gasto, así como disminución del poder de compra. Es mejor tener pocos proveedores que ayuden a controlar el gasto, simplificar los procesos y tener mejor servicio.
  • Excesos de inventarios. Los materiales MRO generalmente tienen problemas de inventarios, debido a la falta de planeación, el desconocimiento de su comportamiento, las compras por volumen o la falta de confianza en las existencias. Esto se puede mejora radicalmente utilizando principios de “6 Sigma” o de las 5Ss.
  • Mala clasificación de componentes críticos. Algunos materiales se tienen solo porque se piensa que son críticos y otros que realmente lo son no se tienen y se convierten en urgencias con altos costos asociados o no se conocen bien las posibles fuentes de suministro y los tiempos de entrega asociados. Poner atención y actualizar regularmente los materiales críticos contribuye a mejorar la gestión de los materiales MRO.

Actitud, Madurez o el control del gasto son solo una muestra de todas las tareas pendientes o en proceso que tiene el área e compras y que deben ser atendidas oportuna y detalladamente para el beneficio de la organización.

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