Consejos para mejorar las compras

Atender los nuevos retos de compras no implica dejar de hacer bien lo tradicional, mejorar el trabajo en equipo, atender cada tipo de compra de forma diferente y realizar buenos procesos de RFPs, son herramientas básicas que todo comprador debe mejorar día a día para alcanzar sus metas operativas y estratégicas.

Existen muchos frentes que el área de compras debe estar atendiendo al mismo tiempo, hemos hablado mucho de la introducción de nueva tecnología para simplificar los procesos y dedicar más tiempo a la estrategia, hay que continuar trabajando en fomentar la colaboración al interior y al exterior de la organización, no debemos olvidar todos los pendientes para implementar nuevos procesos y desarrollar el talento adecuado, pero un elemento clave que ayuda a alcanzar todos estos retos, es el mejorar el trabajo en equipo. En un artículo llamado “The 7 habits of highly successful procurement teams”, escrito por Jeremy Bowley, se reflexiona sobre la necesidad de que el comprador salga de su escritorio y se mezcle con la operación para poder agregar valor, generar mayor dinámica  y construir un equipo realmente disruptivo.

Lo que se espera de un comprador que desea construir un equipo transformador es:

  • Se ubica en el campo de acción, con el usuario final, entendiendo lo que necesita y cuáles son sus frustraciones.
  • Trabaja con los colegas para entender los retos que enfrentan y como compras puede ayudar a hacer su trabajo más efectivo.
  • Revisa permanentemente los planes de negocio para asegurarse que mantiene bajo control al menos el 80% del consumo.
  • Se involucra con los proveedores para entender opciones en áreas como diseño, entrega y servicios.
  • Convive y aprende de colegas de la profesión, de diferentes industrias, y se reta para adoptar las herramientas y filosofías adecuadas.
  • Está en la punta en las tendencias emergentes en los mercados y se prepara para el futuro.

El comprador debe entender lo que realmente guía el valor para la compañía y sus clientes, comprende claramente el “core” del negocio y trabaja con sus compañeros y proveedores para retar lo que se tiene y buscar soluciones que crean valor para el negocio.

Para poder generar “compras disruptivas”, se requiere crear valor y ventajas competitivas para el negocio mediante:

  • Entender detalladamente lo que el negocio realmente necesita.
  • Retar los procesos actuales del negocio.
  • Explotar el conocimiento generado en el exterior.
  • Diseñar, ensamblar y gestionar la cadena de suministro en formas nuevas e innovadoras.

Otro tema a considerar en la operación de las compras, proviene de una publicación llamada “Indirect vs. Direct goods and services – what’s the difference?” realizada por el Staff de la empresa de tecnología JAGGAER,  en donde se hace énfasis en los diferente enfoques al análisis de gasto cuando las compras de productos o servicios son para consumos directos o son para lo que conocemos como indirectos. Cada tipo de compra debe ser tratada de forma diferente.

Tengamos presente que los consumos directos se caracterizan por:

  • Tener claras especificaciones.
  • Ser controlados por la cadena de suministro, porque se utilizan en la fabricación de los productos finales o en la oferta de los servicios entregados al cliente
  • El costo de las partes puede ser descompuesto en materia prima, transformación, empaque y embarque.
  • Es posible pronosticar el gasto total basado en las proyecciones de venta
  • Sus objetivos principales son reducir el costo, disminuir el desperdicio, generar ahorros, reducir los tiempos de entrega, mejorar el inventario, disminuir el riesgo, administrar la innovación, generar sostenibilidad.

Por el lado de los indirectos, podemos identificar las siguientes características principales:

  • Por lo general no se tienen especificaciones o alcances de trabajo detallados.
  • No solo se considera el costo, se incluyen factores como valor percibido.
  • Se tiene una aproximación del consumo basado en los presupuestos de cada área.
  • Algunas de estas compras pueden ser realizadas por un tercero o el mismo usuario.
  • Los objetivos varían por categoría de compra o proyecto, pero son más difíciles de alcanzar considerando los bajos consumos o compras de una sola vez.

No debemos negar la importancia de ambos tipos de compras a la organización pero hay que entender que deben ser diferentes estrategias para los objetivos específicos de cada una de ellas.

Para completar estos consejos, la empresa proveedora de materiales indirectos Staples, realizó una publicación llamada “Power To The Proposal: 6 RFP Tips For Procurement, From Suppliers” en donde ofrece seis consejos para que una solicitud de propuesta, RFP, sea eficiente tanto para el comprador como el proveedor:

  • Permite un tiempo adecuado para que el proveedor prepare su propuesta. Las cosas bien hechas, requieren tiempo, el proveedor necesita entender claramente la petición y generar una respuesta específica y no enviar algo genérico por estar contra reloj.
  • Elimina las peticiones innecesarias. Analizar adecuadamente cada pregunta de la solicitud, y entender si realmente afecta en la decisión de la selección de la mejor oferta. Si no aporta valor, la pregunta debe ser eliminada.
  • Enfócate en los puntos de dolor. El proceso se enfoca en obtener respuestas a situaciones no claras, no se busca un producto o servicio específico, se requiere de la creatividad e innovación del proveedor. La solicitud debe reflejar los puntos de dolor que el proveedor debe solucionar sin necesidad de que tenga antecedentes de nuestra organización.
  • Revisa la funcionalidad de la plataforma tecnológica. Si se decide apoyarse en una herramienta tecnológica, hay que asegurarse que opera adecuadamente y tiene espacio para detallar algunas respuestas. La idea es que el proveedor, se concentre en construir una gran propuesta y no en el uso de la plataforma tecnológica.
  • Filtra a los invitados mediante una RFI. No todos los proveedores deben ser invitados a un RFP, el uso de la solicitud de información, RFI, permite asegurar que solo participan los proveedores adecuados, ahorrando tiempo para ellos y para el comprador.
  • Comunica los factores de evaluación a utilizar. Dar transparencia al proceso e indicar al proveedor como será calificado motiva la participación. Dejar claro que es lo que se busca, por ejemplo, el mejor precio o la mejor innovación, así como si se hará una asignación única o múltiple, ayuda a que el proveedor no se sienta frustrado al conocer los resultados.

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