Consejos para negociar eventos con hoteles

Buscando información, me tropecé con un artículo de la revista del ISM de junio del 2008 “Hotel contract strategies” de Lee Ann Adams y Debi Scholar de los que les comparto algunos de los consejos que me parecieron más aplicables a nuestra realidad.

  1. No se te olvide que 'todo es negociable'. Precio y disponibilidad de habitaciones, salones, alimentos, servicios, etc.
  2. Siempre pide concesiones especiales. Estos pueden consistir en upgrades, habitaciones o servicios gratuitos.
  3. Extiende el evento. Negociar que las noches ocasionadas por el evento, de los que llegan antes o se quedan después, sean considerados como parte del mismo.
  4. Negocia amplias tolerancias. Asegúrate de no tener que pagar por no cubrir los mínimos.
  5. Todo por escrito. Recuerda que tu ejecutivo en el hotel puede cambiar o simplemente se le puede olvidar algunas de las promesas realizadas.
  6. Arma paquetes. Negocia junto el hospedaje con los eventos, a los hoteles les gusta dividirlo para disminuir tu poder de negociación.
  7. Cuidado con la letra chiquita. Asegúrate que el hotel no pueda cancelar tu evento por ninguna razón.
  8. Coberturas extras. Analiza si por algún tipo de actividad que se realizará durante el evento, se requiere la intervención del área de seguros para cubrir a los participantes.
  9. Automatiza el registro. Si el proceso de reservación se hace manual, es muy probable que se pierdan algunas noches que son parte del evento o se requiere de mucho trabajo manual para identificarlas.
  10. Reportes. Define desde el inicio, y de preferencia dentro del contrato, los reportes que lote deberá emitir antes, durante y después del evento.
  11. Pagos. Concentra los pagos en una cuenta maestra para que sea más simple su liquidación.
  12. Términos de pago. Negocia los términos para que permita liquidar todo varios días posterior al evento.  Para algunos de ustedes, estos consejos son muy obvios, pero creo que todos podemos aprender de estos antes de que sea “por la mala”, como generalmente aprendemos los compradores.

Para algunos de ustedes, estos consejos son muy obvios, pero creo que todos podemos aprender de estos antes de que sea “por la mala”, como generalmente aprendemos los compradores.

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