¿Cuál es el Costo de Tener un gran número de proveedores con “gastos menores”?, y Cómo se Determina la Base de Suministro (proveedores) Correcta?

tail

Recientemente pusimos  un formulario  interactivo Pregúntale a Spend Matters para que ustedes, nuestros lectores, nos puedan informar sobre los temas que desean que nosotros investiguemos. Una de las primeras preguntas que surgieron fue sobre los gastos menores:

¿Cuál es el Costo de Tener un gran número de proveedores con “gastos menores”?, y Cómo se Determina la Base de Suministro (proveedores) Correcta (Número y porcentaje) en lo relacionado a los gastos?”

“Esta es una excelente pregunta, pero es un poco difícil de responder”, dice el jefe de investigación de Spend Matters, Pierre Mitchell, señalando los diferentes tipos de costos asociados con los gastos menores. “Si el costo significa simplemente el costo de los recursos de adquisiciones gastados en el manejo de los proveedores en la cola (gastos menores), y en qué medida podemos reducir esos costos, esa es una pregunta orientada a la eficiencia que es más fácil de responder”.

 

Gastos Menores: Una Introducción Básica

El término “gastos menores” se refiere a los gastos de bajo valor que están fuera de las categorías de gastos básicos y, a menudo, no administrados por el área de adquisiciones, y puede incluir cualquier cosa, desde bocadillos  de oficina hasta viajes en taxi. Un concepto basado en el principio de Pareto, los gastos menores en general representan el 20% de los gastos de una empresa - a menudo incluyendo gastos no conformes o inconvenientes - y el 80% de sus proveedores.

Debido al alto volumen de proveedores, la percepción del bajo potencial de ahorro y la escasa visibilidad de estas transacciones, los gastos menores tienden a salirse del radar del área de adquisiciones. Sin embargo, en los últimos años, las investigaciones han demostrado que los esfuerzos iniciales de manejo de gastos de menores pueden producir ahorros de hasta un 15% y ahorros por categoría del 10% al 30%, según Michael Lamoureux, analista de Spend Matters.

En un informe de 2016, The Hackett Group encontró que el manejo de gastos menores trajo un ahorro promedio de 7.1% a los encuestados. Después de que los casos más flagrantes de gastos poco convencionales  se han puesto bajo administración, las organizaciones de sourcing  menos maduras pueden esperar un 3% - 5% en ahorros y las más avanzadas pueden esperar del 1% al 3%.

 

Lo ‘Correcto’

Naturalmente, ha habido un creciente interés entre las organizaciones para hacer frente a esta oportunidad a menudo oculta.

“Después de un esfuerzo concertado de consolidación en los gastos menores, algunas organizaciones terminarán en el punto donde el 33% de los proveedores representan el 80% de los gastos y el 66% representan el 20% de los gastos”, dice Lamoureux.

Como explica Lamoureux, si una empresa ordinaria tiene 10,000 proveedores, el 80% del gasto se destinaría a 2,000 de esos proveedores y el 20% a los otros 8,000 proveedores, de acuerdo con el concepto de gastos menores. Luego, después de los esfuerzos de manejo de gastos menores, la compañía podría todavía tener el 80% de su gasto en 2,000 proveedores, pero el 20% restante se distribuiría entre sólo 4,000 proveedores, reduciendo el número total de proveedores a 6,000.

Aquí hay otro ejemplo con números, esta vez de Mitchell:

“Si tienes aproximadamente $ 1000 millones de dólares en gastos indirectos, entonces tienes probablemente cerca de 9,000 proveedores indirectos en promedio. También es probable que tengas cerca de 8,000 de esos proveedores que están en la cola y representan casi el 10% de tus gastos. Si puedes reducir de 8,000 a 2.000 a través de buenas p-cards  al estilo antiguo y agregadores como mercados electrónicos, GPOs y agregadores de categorías, puedes liberar casi medio millón de dólares en costos de proceso y despedir a un puñado de personal transaccional”.

 

Consideraciones Más Allá de los Gastos

Los gastos menores también pueden ser una fuente de riesgo, incumplimiento y pérdida de ahorros.

Para fines de este articulo, definiremos "la cola" a aquellos proveedores que representan el menor gasto para la organización

“Puedes manejar la cola , especialmente la media cola , a través de mejores enfoques tácticos de abastecimiento”, dice Mitchell. “Esto extrae un poco más de valor de la cola ”.

“Y más importante”, continúa, “la transformación se centra en liberar no sólo los recursos técnicos sino también los recursos estratégicos para atacar las mayores oportunidades relacionadas con el gasto (por ejemplo, manejo de la demanda y las especificaciones) y la reducción del riesgo. Por ejemplo, tendrías menos acceso por parte de terceros a tus sistemas de TI. Ahora estás hablando de 100 a 500 puntos básicos (1% -5%) de ahorro en lugar de cinco puntos básicos (0,05%) a partir de la reducción de personal”.

Por otro lado, la inversión de la cola ofrece una oportunidad para iniciativas de responsabilidad social corporativa (RSC) , como el recurrir a empresas pequeñas, y propiedad de mujeres y minorías (SMWBE – Small, Minority- and Women-Owned Businesses Enterprises).

“La oportunidad de ahorro podría no ser tan alta”, dice Lamoureux. “Pero debido a los altos porcentajes de gasto, la organización [todavía] encontraría algunos ahorros, típicamente un 5% -10% en lugar del 10% al 15%".

Recurrir directamente a SMWBEs no reduciría la cola , por supuesto, pero como Lamoureux señala, las empresas pueden “acumular mucho valor de marca en el proceso, que a menudo puede valer mucho más que ahorrar unas pocas fracciones de un punto porcentual en el resultado final”.

 

El Resultado Final

Para determinar si tu empresa tiene un problema de gastos menores, hay muchos factores que puedes considerar con el fin de obtener una visión general, como el número de proveedores con los que trabajas, el porcentaje de gastos bajo administración o el porcentaje de compras automatizadas.

“Ya sea que tus gastos menores representen el 40% de su base de suministro o el 80% es totalmente irrelevante”, dice Lamoureux.

“Si se ha 'obtenido de fuentes particulares' menos del 80% del gasto en un determinado umbral, hay un problema de gastos menores”, continúa Lamoureux. “Por ejemplo, un equipo de abastecimiento  nunca llevaría a cabo un evento estratégico en una categoría de menos de 1 millón de dólares en una organización mediana o mayor, ya que la expectativa de ahorro en una categoría de ese tamaño sería sólo de $ 50.000 a $ 100.000 y el trabajo involucrado probablemente sería de $ 10.000 a $ 50.000”.

“Si el gasto típico en la cola es más del 10%, eso significa que incluso las categorías de $ 10.000 ocultan más de $ 1,000 de ahorros que se suman para  cada 10 que haces”.

 

Discuss this:

Your email address will not be published. Required fields are marked *