Cuentas por Pagar: El nuevo departamento de impuestos

En esta ocasión queremos agradecer la colaboración de Steve Sprague, VP de estrategia de producto de Invoiceware International, quien nos platica sobre la lucha de los gobiernos contra el fraude fiscal, La tendencia hacia la adaptación de facturación electrónica alrededor del mundo y como las cuentas por pagar se ven afectadas por la imposición de facturación electrónica.

A medida de que los gobiernos en todo el mundo continúan la lucha contra el fraude fiscal, los gobiernos están requiriendo cada vez más información de las empresas - incluso a nivel de facturas individuales. De hecho, durante un estudio hecho por EY recientemente sobre "IVA / GST presentación electrónica y extracción de datos” se encontró que en la actualidad 16 países exigen que los contribuyentes presenten facturas individuales a la autoridad de impuestos- y este número solo muestra tendencia al crecimiento. El estudio señala que "los contribuyentes responsables por el IVA/GST a menudo encuentran estos requisitos onerosos, ya que pueden retrasar la operación y aumentar los costos de procesamiento de las transacciones individuales", y continúa señalando que el "impacto puede ser significativo, especialmente para las empresas cuyo volumen de operación es significativo,” lo que resulta en elevados costos de cumplimiento fiscal y la desaceleración del mercado.

Este modelo de facturación electrónica se requiere actualmente en los siguientes países, exponiendo a las empresas que operan en estos mercados a obligaciones fiscales complejas:

  • Argentina
  • Brazil
  • China
  • República Dominicana
  • Ecuador
  • El Salvador
  • Georgia
  • Grecia
  • Hungría
  • Moldavia
  • Pakistán
  • Perú
  • Portugal
  • España
  • Inglaterra
  • Uruguay

La tendencia hacia la adaptación de facturación electrónica alrededor del mundo implica que la función de impuestos ya no puede ser una función independiente dentro de las empresas. Los equipos de cuentas por pagar enfrentan la responsabilidad de determinar la responsabilidad  fiscal; siendo la primera línea de defensa contra los errores, las auditorías y el fraude. En última instancia, las facturas de los proveedores son una forma de flujo de caja por la cual se determinan las fuentes de deducciones fiscales, poniendo a los equipos de cuentas por pagar en un papel sin precedentes como parte del departamento de contabilidad en los países en donde la facturación electrónica es obligatoria.

Examinemos los tres aspectos en los cuales las cuentas por pagar se ven afectadas por la imposición de facturación electrónica:

  1. Un mayor grado de intervención en la determinación de impuestos: A diferencia de las sociedades basadas en el impuesto sobre la renta, el IVA es la fuente principal  de ingresos para los gobiernos en donde la factura electrónica es obligatoria. Todas las transacciones entre negocio-a-negocio (B2B) y de empresa-a-consumidor (B2C) implican la calculación y comunicados en tiempo real. Cuando los equipos de cuentas por pagar aprueban las facturas de los proveedores, no sólo están aprobando la compra de bienes y servicios, sino que también están verificado que la obligación tributaria este correcta. Cualquier error es responsabilidad del comprador, no del proveedor para corregir, por lo que los equipos de cuentas por pagar tienen un papel fundamental en la eliminación de errores y la garantía de la exactitud de las determinaciones de impuestos.
  2. Avances hacia la automatización:La automatización de los procesos relacionados  a las cuentas por pagar es la estrategia más segura para contrarrestar el nuevo papel de esta   función contable en el cumplimiento tributario y fiscal. El proceso de automatización de archivo de las facturas de los proveedores en su ERP, la vinculación de los documentos aprobados por el gobierno y la transmisión automática de los reportes tributarios, eliminan la entrada manual de datos reduciendo el riesgo de errores y proporciona un rastro de documentos seguros en caso de una auditoría.
  3. La primera línea de defensa para reducir el riesgo:La eliminación de los errores es la mejor manera de protegerse contra las auditorías, multas y sanciones. Cualquier error y discrepancia tiene la capacidad de desencadenar auditorías contables, es por esto que las cuentas por pagar son clave para reducir el riesgo contra una auditoria. La automatización le ayuda a los equipos de cuentas por pagar a enfocarse en excepciones y errores, liberando los recursos necesarios para asegurar el cumplimiento fiscal.

El director global de EY de impuestos indirectos, Philip Robinson, resume los desafíos y las oportunidades que la facturación electrónica le presenta a la función de cuentas por pagar, a la contabilidad en general  y al negocio como unidad. "La tendencia al incremento de demanda por  información más precisa y exacta con relación a las transacciones puede desafiar incluso a los sistemas contables más eficientes y pueden provocar dificultad para centralizar y estandarizar los procesos. Al mismo tiempo hoy en día las empresas tienes la  capacidad de adoptar nuevas y mejores soluciones electrónicas que les permiten emitir sus facturas y almacenar grandes cantidades de datos de manera eficiente, rentable y segura".

La única certeza dentro del entorno de cumplimiento fiscal hoy en día? La extensión de la responsabilidad tributaria al igual que la precisión y presentación de los reportes fiscales a otros departamentos dentro de las empresas, quienes deben ser ágiles para adaptarse a esta nueva era de cumplimiento fiscal.

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