Digitalización y compras de clase mundial

Existen evidencias estadísticas de los mejores resultados que producen las organizaciones de compra líderes y una herramienta importante para estos logros es la aplicación de herramientas digitales.

Una organización de compras de clase mundial no solo se caracteriza por la calidad de sus resultados, sino también por hacer un mejor uso de sus recursos, un estudio de Hacket Groups “Raising the World-Class Bar in Procurement Through Digital Transformation” identificó que las empresas líderes tienen un costo de personal 22% menor así como 29% menos empleados de tiempo completo, FTE, gracias, en gran medida, a la utilización de tecnologías que les permite responder más rápido y a menor costo.

Las eficiencias con relación al costo son resultado de la automatización de tareas rutinarias que permiten bajar el costo de algunas actividades. Las mejora en el personal, son principalmente resultado de disminuir empleados dedicado a las actividades de administración de proveedores, operaciones cotidianas y gestión del cumplimiento, que son tareas que se pueden automatizar relativamente  fácil.

La relación entre los ahorros generados por el área y el costo total de su operación en una empresa de clase mundial son de 10.4 veces comparados con solamente un 4.6 de las empresas comunes, lo que habla de su eficiencia. Sin embargo, el estudio realizado por Hacket pronostica una reducción en esta relación de beneficios  / costos para los próximos años, estableciendo que para el año 2021 esta relación en las empresas líderes puede ser solamente de 9.1 como resultado natural de la pérdida de oportunidades para encontrar ahorros.

En relación a la efectividad del área, también se puede medir mediante el número de errores que se cometen, por ejemplo: cantidad ordenada equivocada, calidad recibida fuera de especificación, modificaciones del precio no autorizadas. Las empresas líderes, cometen entre 2 y 3 veces menos errores que el resto de las empresas, lo que se traduce en mayores utilidades para la organización.

Como hemos comentado anteriormente, el talento sigue siendo uno de los recursos más escasos para la función de suministro, por lo cual cualquier actividad enfocada su retención es importante. Sabemos que el cambio de personal lleva asociada una curva de aprendizaje, que puede impactar negativamente en los beneficios que el área aporta a la organización. Se identificó que el 74% de las empresas de clase mundial tienen planes de retención en comparación con solamente el 38% de resto de las empresas. Esto se ve reflejado en la rotación de personal, que en  las empresas de clase mundial se ubica en un promedio del 1.7% mientras que el resto de las organizaciones alcanza un 3.1%, es decir, las empresas líderes presentan 45% menos rotación.

Como mencionamos anteriormente, la automatización de las compras permite el uso de menos personal y una reducción de costos, las empresas líderes tienen un costo por orden de compra colocada 71% menor que el resto, ya que lo ubican en el orden de $4.93 dólares contra un $17.18 dólares del resto.

Haciendo un cálculo de los ahorros adicionales que se generan como consecuencia la adopción de tecnologías digitales, se estima que en para las empresas en general, la reducción de su costo es del 24%, mientras que en las de clase mundial alcanza un 35%.

Existen 6 aceleradores digitales que permite mejorar el desempeño del área así como su contribución a las estrategias de negocio, esto son:

  1. Digitalizar la relación con el cliente. El objetivo es que el cliente tenga una mejor experiencia en su relación con el área, el autoservicio, es una buena alternativa que permite una respuesta más rápida y genera una mejor satisfacción. La relación puede ser medida a través de la definición de acuerdos de nivel de servicio, SLAs.

 

  1. Utilizar robots para la automatización de procesos basados en reglas definidas. Aquellos procesos que se fundamente en extracción y validación de datos, pueden ser realizados con mayor efectividad por una herramienta tecnológica y le permiten al cliente tener una mayor velocidad de respuesta.

 

  1. Aplicación de herramientas de analítica. Cuando las organizaciones tiene la estructura adecuada de los datos, es posible alcanzar altos niveles y de análisis y planeación para responder dinámicamente a los requerimientos del mercado. Las empresas líderes invierten 17% más en tecnología para facilitar este tipo de análisis que impacta directamente en la calidad de la toma de decisiones.

 

  1. Aplicaciones basadas en “la nube”. Cuando las organizaciones utilizan tecnologías fáciles de implementar y de utilizar, logran reducir el tiempo de los procesos más fácilmente. Por ejemplo, la utilización de un software para gestión de contratos, reduce en 52% el tiempo requerido para encontrar un documento y mejora la utilización de términos estándares en su construcción.

 

  1. La comunicación basada en plataformas digitales. La utilización de nuevos medios de comunicación así como de las redes sociales, acelera la comunicación entre los involucrados en una decisión de suministro.

 

  1. Sistemas con autoaprendizaje. Las nuevas tecnologías permiten que los sistemas aprendan, realice minería de datos, reconozcan patrones y sean capaces de trabajar de manera similar al cerebro humano. Estos modelos, son la base para construir soluciones predictivas que permitan tomar mejores decisiones de suministro.

 

Recordemos que una transformación digital no es solamente automatizar los procesos actuales, es entender las oportunidades que brinda a las nuevas tecnologías basadas en el cliente como el centro de la operación, con la finalidad alcanzar nuevos niveles de desempeño.

El éxito de las organizaciones de suministro se fundamenta en una actitud de mejora continua, donde se permiten cometer errores y aprender y se mantiene una permanente búsqueda de ideas y soluciones en el entorno.

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