El análisis de gastos – Ciencia o Ficción

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Si quisiéramos identificar una práctica que ha estado por mucho tiempo dentro de las empresas estaríamos hablando del «análisis de los datos», ya sea para temas relacionados con estados de resultados, para determinar los presupuestos del siguiente año, para realizar pronósticos de ventas, para planear la compra de materiales de producción, etc.., sin embargo, es mi opinión que la gran mayoría de las empresas aún no le han sacado un provecho adecuado, a pesar de las opciones que hoy podemos encontrar desde soluciones de ERPs (Oracle, SAP, Peoplesoft, Infor…), soluciones especializadas (Spend Radar, MicroStrategy, BObj, Tableau, QlikView), suites de soluciones de Compras y Facturación Electrónica (Coupa, Ariba, Zycus, Emptoris, BravosSolution, GEP, Tungsten, Basware), o bien; servicios profesionales de terceros (Accenture, IBM, Rosslyn Analytics y ATKearney).

El contar con una buena práctica de análisis de datos y en este caso del gasto empresarial puede significar el contar con información que permita obtener un buen resultado operativo y financiero, o en su defecto no tan bueno.

Hoy en día las posibilidades que ofrece un buen análisis de gasto son muchos mayores que hace unos años, y esto tiene que ver principalmente a 2 razones:

  • El acceso a datos (Big Data) que hoy las empresas pueden obtener de diferentes fuentes, sean estos estructurados dentro de sus propios sistemas, o bien, no estructurados que pudieran ser datos obtenidos en fuentes de terceros como redes sociales o de negocios.
  • El acceso a las tecnológicas que hoy las empresas tienen para integrar datos, realizar análisis con un mayor detalle y profundidad, y la posibilidad de presentar los análisis en interfaces más amigables para su lectura e interpretación.

Hablando del análisis de gastos, este ha sido uno de los principales análisis de las empresas, mismo que se realizan de mil formas, partiendo del hecho de donde se saca la información para el análisis, algunas empresas lo hacen desde sus cuentas contables —no nos dice mucho—, otras desde sus órdenes de compra (no todos los gastos llevan órdenes de compra) y otros intentan hacerlos a partir de sus facturas (todo pago requiere una factura, por lo que es lo que realmente se está gastando).

La situación que ha prevalecido con estos escenarios y cualquier otro es como se capturó de inicio la información y a que detalle se capturó, y no nos metamos a los temas de duplicidades y los mil nombres que tiene un mismo proveedor o artículo. Todo lo anterior ha llevado a las empresas de tecnología a desarrollar aplicaciones que simplifican esta tarea de limpieza y análisis de la información, cada una desde sus trincheras y posibilidades, mismas que hoy por hoy permiten a las empresas a contar con un análisis del gasto que no solo les genere ahorros sino también les permita planear y tomar decisiones estratégicas para beneficio del negocio.

No olvides dejarnos una retroalimentaación y si quieres conocer más sobre estos proveedores de tecnología no dejes de escribirnos a estudios@spendmatters.com

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