El Cumplimiento con la Facturación Electrónica y lo que Significa en América Latina

El cumplimiento en los procesos procure-to-pay (P2P) puede abarcar varias áreas: cumplimiento de las políticas y los procedimientos de compras internos de la compañía, cumplimiento con los precios contratados, cumplimiento con los presupuestos, cumplimiento de las condiciones de pago. Pero, en esta ocasión estaremos analizando qué significa el cumplimiento en relación con la facturación electrónica en los países latinoamericanos y qué implica esto para las organizaciones que operan en la región.

La facturación electrónica en los países de América Latina difiere significativamente de la de otras partes del mundo, e incluso dentro de Latinoamérica, las normas de facturación y de cumplimiento fiscal son completamente diferentes de un país a otro.

En esta segunda entrega de nuestra serie que cubre la facturación electrónica en América Latina, comparamos las prácticas latinoamericanas de facturación electrónica con respecto a las de otras partes del mundo, hablamos de la importancia del cumplimiento para las organizaciones globales con operaciones en esta región y detallamos algunas particularidades de cada país sobre documentos y regulaciones de facturación electrónica.

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La Facturación Electrónica Alrededor del Mundo

Muchos gobiernos se han percatado de que la única forma de controlar el pago de sus impuestos y de tener opciones de auditoría es a través de la facturación electrónica. Y el único modo de lograr esto es teniendo facturas auténticas que puedan almacenarse (sin degradar su calidad) para fines de auditoría.

Los países latinoamericanos han puesto el ejemplo para la implementación de la facturación electrónica a nivel nacional y regional, con estrictas regulaciones por país a las que, en algunos casos, es difícil seguirles el ritmo.

Esto difiere de la mayoría de los países de Europa y Asia, donde básicamente, los únicos requisitos son incluir una firma electrónica para demostrar la autenticidad del origen de la factura y archivarlas para fines de auditoría, o de los Estados Unidos, donde aún no existe ningún requisito obligatorio por parte del gobierno para adoptar la facturación electrónica.

La Complejidad del Cumplimiento

La diferencia más importante de la facturación electrónica en América Latina, con respecto al resto del mundo, es que los gobiernos están haciendo que sea obligatoria para prácticamente todos los negocios, independientemente de la industria o el tamaño.

Alrededor de ocho gobiernos latinoamericanos han implementado procesos y mecanismos para asegurarse de que todos los documentos (facturas) y firmas digitales estén autenticados por la administración fiscal del gobierno (en algunos casos, por proveedores autorizados por el gobierno) antes de emitir cualquier factura. Esto quizá no suene tal aterrador, especialmente cuando una organización tiene operaciones en un solo país y ya ha implementado el proceso de facturación electrónica específico del país para asegurar las autenticaciones y requerimientos gubernamentales, aunque las regulaciones y requisitos podrían cambiar de vez en cuando.

Sin embargo, la complejidad aumenta considerablemente para las organizaciones globales con operaciones en más de un país latinoamericano. Esto se deriva, principalmente, de todos los procesos de validación y autenticación exigidos por cada gobierno, así como del rápido ritmo de cambios en las regulaciones, y también de la necesidad de mantener los sistemas adecuadamente integrados y actualizados con información precisa para cumplir con los requisitos de impuestos por el gobierno, tales como la emisión electrónica de informes/reportes financieros y de impuestos.

En una forma de resumen, las organizaciones tienen que concentrar sus esfuerzos de cumplimiento en cuatro áreas específicas:

  • La autenticación de las facturas y las firmas digitales por parte de la administración tributaria de cada país; incluyendo los procesos para su archivo para el caso de auditorías.
  • La documentación correcta (también autenticada) que acompaña a la factura durante todo el proceso de la operación de compra/venta.
  • Las especificaciones comerciales correctas (requeridas por cada organización de compras)
  • El cálculo de impuestos correcto

Los riesgos para una organización que no esté en conformidad con las normas y requisitos que cada país tiene para la facturación electrónica y las declaraciones de impuestos van desde una multa (que podría costar millones de dólares, dependiendo de la falta), hasta el encarcelamiento del CFO (director/gerente de finanzas) local de la organización.

Documentos y Reglamentos de Facturación Electrónica en América Latina

A continuación se presentan sólo algunos ejemplos de los requisitos y reglamentos de facturación electrónica implementados por ciertos países latinoamericanos. Si deseas más detalles de cualquiera de ellos, por favor no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

  • Brasil — La autoridad de la administración tributaria es la SEFAZ (Secretaria da Fazenda Estadual). El mandato de facturación electrónica requiere que las compañías utilicen la NFe (Nota Fiscal Eletrônica), con un atributo de firma, que demuestra que la SEFAZ ha aprobado la factura. Un requerimiento exclusivo es el documento requerido durante el transporte de las mercancías llamado el “Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica” (DANFe), vinculado a la factura electrónica aprobada mediante un código de barras. El formato estándar de la factura electrónica es XML.
  • Chile — La autoridad de la administración tributaria es el SII (Servicio de Impuestos Internos). El mandato de facturación electrónica exige a las empresas los DTE (Documentos Tributarios Electrónicos) o el certificado digital, que es la firma que autentica a los documentos de forma electrónica, y el Folio, que es el número único asignado a un documento para identificarlo. Las empresas chilenas deben mantener sus informes/reportes electrónicos de contabilidad (Libros Contables) y el formato estándar de la factura electrónica es XML.
  • México — La autoridad de la administración fiscal es el SAT (Servicio de Administración Tributaria). El mandato de facturación electrónica obliga a las empresas a utilizar el CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet), el esquema de facturación electrónica definido por el SAT; el “Sello Digital Certificado”, un sello utilizado para verificar el origen de la factura electrónica y su autenticidad; y el Timbre Fiscal, la asignación del folio (UUID) y la firma digital (FIEL) a la factura electrónica. Además, las facturas electrónicas deben archivarse durante cinco añas y las compañías tienen que elaborar informes/reportes de contabilidad vinculados a las facturas electrónicas (CFDI). El formato estándar de la factura electrónica es XML. Existen proveedores autorizados de certificación (PAC) capaces de producir el Timbre Fiscal en nombre del SAT y algo llamado Addenda para el cumplimiento comercial del comprador.
  • Argentina - La administración tributaria es la AFIP (Administración Federal de Ingresos Públicos) y el mandato de facturación electrónica requiere que las compañías utilicen el CAE (Código de Autorización Electrónico), un número otorgado por la AFIP que valida la facturación electrónica, y utiliza secuenciación dinámica para numerar las facturas electrónicas. El formato estándar de la factura electrónica es XML. Además, se requiere que las empresas argentinas mantengan sus libros e informes/reportes electrónicamente.
  • Perú — La administración tributaria es la SUNAT (Superintendencia Nacional de Administración Tributaria). Sus mandatos para la facturación electrónica requieren que las compañías utilicen el “Certificado Digital” que valida las facturas electrónicas, y una CDR (Constancia de Recepción), la confirmación por parte de la SUNAT que valida el esquema XML de la factura electrónica. Las empresas en Perú requieren archivar todas sus facturas electrónicas durante cinco años.
  • Uruguay — La administración tributaria es la DGI (Dirección General Impositiva). El mandato de facturación electrónica requiere que las compañías utilicen los CFE (Comprobantes Fiscales Electrónicos), el documento e-fiscal, la factura electrónica e-Ticket (Ticket electrónico) dada a los clientes; y la firma digital que valida las facturas (Sello Digital). El formato estándar de la factura electrónica es XML. Las empresas en Uruguay requieren archivar todas sus facturas electrónicas durante 10 años.
  • Ecuador — La administración tributaria es el SRI (Servicio de Rentas Internas del Ecuador). El mandato de facturación electrónica requiere que las compañías firmen sus facturas electrónicas utilizando certificados digitales emitidos por el SRI o las entidades autorizadas (Entidades de Certificados Digitales). Cada factura electrónica debe ser validada en línea (en tiempo real) a través de la plataforma del SRI. El formato estándar de la factura electrónica es XML. Las empresas en Ecuador requieren archivar todas sus facturas electrónicas durante 7 años.
  • Colombia — La administración tributaria es la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales). El formato de facturación electrónica requiere que las compañías utilicen el CUFE (Código Único de la Factura Electrónica), un número único que valida e identifica la factura electrónica; la firma de las facturas electrónicas con un Certificado Digital y el UUID, un número que representa el folio fiscal de la factura. El formato estándar de la factura es XML. Las empresas en Colombia requieren archivar todas sus facturas electrónicas durante cinco años.

No te olvides de leer el capítulo final de esta serie: “La Facturación Electrónica y la Preparación de los Proveedores en Latinoamérica”.

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