El Cumplimiento de la Facturación Electrónica a Nivel Mundial: Más Allá del Sello de Aprobación de TrustWeaver

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Casi todos los proveedores de soluciones con una solución de facturación electrónica o procure-to-pay (P2P) hablan de cumplimiento en el área de invoice-to-pay y, a veces, de order to cash. Y muchos suelen utilizar un lenguaje que sugiere que su enfoque "único" es una fuente de ventaja competitiva cuando se trata de cumplir con las regulaciones del gobierno local. Pero todos los proveedores también se refieren a tener una firma digital o capacidad de firma (a menudo en parte o en su totalidad externalizada o certificada por un tercero) con el propósito de probar la autenticidad y la certificación de origen. Además, hay otras formas de cumplimiento de la facturación electrónica, como el cumplimiento de los requerimientos locales de IVA y el archivado de facturas para fines de auditoría (por ejemplo, el número de años varía según el país).

Pero el cumplimiento es aún más matizado que simplemente marcar la casilla en una o más de estas áreas para un país en particular (y sólo porque un proveedor tiene un acuerdo con TrustWeaver no significa que sea totalmente compatible con un escenario de transacciones específico). Dependiendo de qué tan firmemente se quiera definir el cumplimiento, también es necesario no sólo satisfacer los requisitos entre países, sino también los requisitos dentro del país (y la región). Esto incluye escenarios en países donde una factura electrónica enviada requiere una autorización previa por parte de las administraciones tributarias y donde parte de la regulación requiere que se agreguen anexos adicionales a documentos transaccionales en el proceso de invoice-to-pay, como es el caso de algunos países latinoamericanos y asiáticos.

Este artículo explora los componentes de lo que es – o debería ser – el verdadero cumplimiento de la e-facturación. Comienza por echar un vistazo a lo básico – incluyendo lo que la certificación/asociación de TrustWeaver proporciona a los vendedores (y con ello, a sus clientes). Sin embargo, nuestro enfoque no es sólo abordar los conceptos básicos, por importantes que sean. Más bien, nos centramos en el mito del cumplimiento de la facturación electrónica de los proveedores que permea el mercado hoy en día y lo que debería abarcar una definición y un enfoque más amplios del cumplimiento.

Cumplimiento Localizado: Los Fundamentos

Cuando escuchamos que un proveedor de servicios o soluciones cubre el cumplimiento de las regulaciones sobre facturación electrónica (asegurando  que esto se da en 30 a 50 países), se refieren principalmente a lo siguiente:

  • Firma digital y sello de tiempo para la verificación de integridad y autenticidad de facturas (cumpliendo con el proceso que cada país tiene con respecto a la firma digital)
  • Archivado de documentos requerido por cada país (facturas, notas de crédito, etc.) y de acuerdo con sus regulaciones de procesamiento (por ejemplo, seguridad/ integridad del documento, legible y accesible a lo largo del tiempo de archivado, etc.)
  • El registro del IVA en la factura para fines de cumplimiento del IVA (nota: no todos los proveedores aseguran el registro fiscal correcto)

También vale la pena señalar que algunos proveedores globales se asociarán con proveedores de servicios de facturación locales para cumplir con otro tipo de regulaciones (en su mayoría caso por caso), como las requeridas por los países de América Latina y Asia.

Este es un buen momento para hablar de Trustweaver, ya que sabemos que la mayoría de los proveedores de P2P, invoice-to-pay y específicos de facturación electrónica confían en sus soluciones para soportar estándares de cumplimiento y archivado, al menos en parte. Trustweaver se asocia con proveedores de servicios locales para cumplir con los requisitos específicos de determinados países, por ejemplo, aquellos que requieren verificación previa de la oficina de impuestos del gobierno; incidentalmente, en el lenguaje coloquial de la facturación electrónica, estos países se denominan “países de autorización” (Clearance).

También hay aquellos llamados “países post-auditoría”, que son aquellos que no requieren autorización de la administración tributaria para emitir la factura electrónica. En estas regiones, el objetivo principal es implementar los procesos y reglamentos (para una posible auditoría de conformidad  con el IVA) para asegurar que las facturas electrónicas eran válidas, correctamente archivadas y el IVA calculado y reportado correctamente. Las compañías entienden que el incumplimiento de los requisitos de IVA puede dar lugar a sanciones financieras significativas y de otro tipo, como la cárcel en algunos países (es decir, es un tema tan importante para los ejecutivos regionales como el cumplimiento de Sarbanes Oxley en los Estados Unidos).

Definiendo el Verdadero Cumplimiento de la Facturación Electrónica – ¿Hasta Dónde Deberías Ir?

¿Cuál debe ser el máximo compromiso del “Cumplimiento de Facturación Electrónica” dentro de una empresa y hasta dónde debe ir un proveedor de facturación electrónica basado en la tecnología para asegurar que sus clientes cumplan? Esta no es una pregunta bien definida con respuestas generalmente aceptadas hoy. Spend Matters probablemente va más allá de lo que la mayoría de las organizaciones haría en nuestra definición, ya que creemos que el verdadero cumplimiento de la facturación electrónica requiere recorrer “el último kilómetro”  incluso desde una perspectiva básica de definición.

Incluso un enfoque integral básico requiere que un proveedor:

  • Proporcione una aprobación de validez de documento estándar
  • Mostrar que una factura no ha sido modificada (según las regulaciones gubernamentales)
  • Brindar certeza de que la factura es correcta y está registrada correctamente en los sistemas de compradores y proveedores, incluyendo cuentas por pagar, compras y manejo de datos maestros, entre otros.

Pero incluso antes de explorar lo que el cumplimiento significa para estas áreas en detalle, primero debemos preguntarnos “por qué” estos elementos son importantes – tanto individual como colectivamente. Para responder a esta pregunta, podemos empezar por sugerir la noción de que una factura (y el espíritu de cumplimiento) no sólo se representa mediante un papel validado. Más bien, una factura validada es una fuente única de verdad y la recopilación de elementos de datos maestros (que pueden incluir también documentos archivados).

Estos elementos de datos validados se usan para una variedad de propósitos comerciales, casi todos los cuales tocan uno o más elementos de requisitos de cumplimiento normativo para realizar las siguientes actividades con precisión:

  • Pagos
  • Cumplimiento del IVA
  • Registros contables
  • Datos para auditorías fiscales
  • Datos para el análisis de gastos y la coherencia de los datos maestros

Por lo tanto, el cumplimiento verdadero de la Facturación Electrónica – incluso después de marcar la casilla para requisitos de cumplimiento específicos – debe ir más allá del simple cumplimiento de las regulaciones gubernamentales. Tanto para los requisitos de negocio como para los requisitos de cumplimiento más amplio (por ejemplo, en el caso de auditoría), debemos aceptar el hecho de que las facturas, la información contenida en el documento de la factura y los documentos asociados afecta a diferentes procesos y partes interesadas dentro de la organización, y es importante que su contenido sea adecuado para el uso de cada uno de ellos – sin mencionar el cumplimiento inmediato y potencialmente futuro de las leyes y requisitos legales, comerciales y de negocios.

Algunos ejemplos de las áreas que están afectadas por el contenido de la factura y su cumplimiento total son:

  • Contabilidad
  • Cuentas por Pagar
  • Tesorería
  • Finanzas (supervisión general)
  • Auditoría interna
  • Legal
  • Adquisiciones
  • Operaciones

Dentro de este contexto, estamos ahora en condiciones de llevar a los proveedores de soluciones a una línea de preguntas que llegan a la cuestión más amplia de hasta qué punto su compromiso se extiende al cumplimiento de facturación electrónica y si realmente pueden o no ayudar asociándose (con nuestra organización) en el área más allá de lo básico. Los elementos básicos a verificar incluyen:

  • ¿Se han creado funcionalidades o plantillas para guiar a los usuarios en su camino a cumplir con el contenido de la factura electrónica? Esto es contenido que si no es correcto podría comprometer la exactitud del cumplimiento del IVA, las leyes comerciales, las políticas internas e incluso los registros de contabilidad.
  • ¿Se maneja un proceso o mecanismos de auditoría para validar la exactitud del contenido de la factura antes de crear o aceptar una factura electrónica en el sistema?
  • Con la regulación cambiante en los países, ¿qué nivel de responsabilidad se asume para mantener las integraciones actualizadas con los sistemas empresariales para mantener el cumplimiento con las regulaciones y el contenido?
  • ¿Qué capacidades se han incluido más allá de la certificación TrustWeaver (específicamente)?

 

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Abastecimiento, Contratación y Manejo de Proveedores, Definición y Panorama General

 

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