El Espíritu Avanzado de los Catálogos Electrónicos

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Los catálogos electrónicos siguen siendo una parte clave de cualquier solución de compras electrónicas y mercados digitales. Sin embargo, ya no son simplemente una herramienta para cargar los precios y características de los productos y servicios para su aprobación y luego integrarse a un mercado electrónico contra el cual comprar. Hoy en día, los catálogos electrónicos se están convirtiendo en una fuente inteligente e integrada de información que permite casi todos los escenarios de compra, con el apoyo de un robusto mercado electrónico, donde los solicitantes pueden buscar entre catálogos electrónicos (incluidos los punch-outs o cualquier otro sitio de comercio electrónico) – al mismo tiempo que cumplen con las reglas y normas de la organización empresarial.

Las siguientes capacidades son sólo un ejemplo de lo que las soluciones de catálogos electrónicos deberían hacer para convertirse el espíritu de la función de compras electrónicas:

  • Convertir un contrato en un catálogo electrónico y evitar todo el proceso inicial de incorporación del proveedor. Hoy en día se pueden encontrar proveedores con un proceso de carga de catálogo flexible que aprovecha cualquiera de los formatos de archivo de Excel, CSV o una plantilla que los proveedores llenan y cargan por sí mismos. Sin embargo, el espíritu avanzado de los catálogos electrónicos exige más.
  • Capacidades de inteligencia artificial inherentes a un producto o servicio (definidas por los propietarios de la categoría), que se activan cuando son solicitadas. Esto podría implicar llamadas a los sistemas relacionados de la empresa o aplicaciones de terceros, reglas de negocio, flujos de trabajo, etc. Hoy en día se pueden encontrar reglas de negocio y motores de flujos de trabajo (no todos por igual de robustos) en casi todos los proveedores considerados como los mejores de su clase, pero aún así, todavía hay oportunidades para mejorar.
  • La posibilidad de incluir todos los escenarios de compras no planificadas y obtenerlos de conformidad con las políticas y procedimientos de la organización, como hacer una compra al contado por Internet (Spot Buy) en un sitio web de un proveedor que no tiene contrato o precio negociado. En este caso, las reglas de negocio se van a configurar en el mercado electrónico (e-marketplace) para seguir un proceso de aprobación antes de añadirlas a la base de datos del catálogo electrónico o para generar un contrato formal (después de un análisis más profundo automatizado). He visto esta capacidad con BuyerQuest, y recomendaría echarle un vistazo a b-pack/Determine y Vinimaya.
  • Capacidades de compra guiadas robustas para el cálculo y la comparación de los TCO potenciales, recomendaciones de productos similares u otros que se pueden comprar en un paquete (con un descuento), promociones en línea, calificaciones-revisiones de productos (comentario de usuarios internos), historial de precios , una recomendación basada en los plazos de entrega, un flujo de trabajo de reordenamiento inteligente, evaluaciones de riesgos en línea (alertas) y cualquier otra información  contextual que pueda apoyar mejores decisiones de compra para el usuario y la empresa.
  • La inclusión del contenido del catálogo punchout en la interfaz de usuario de la tienda electrónica del comprador. Algunos vendedores afirman tener esta capacidad, incluyendo Vinimaya, b-pack y BuyerQuest, pero todavía no hemos visto casos de éxito.
  • La incorporación de los “análisis de comportamiento de los usuarios” para comprender a los solicitantes (usuarios) y mejorar la experiencia de compra. El único proveedor que he oído que tiene esto es BuyerQuest, pero esperamos que esto cambie relativamente pronto.
  • Conversión automática de las unidades de medida, divisas e idiomas para fines de uso en múltiples países - por ejemplo, registros contables, emisión de facturas y órdenes de compra, comparación de artículos de lado a lado, etc. Se debe verificar esta capacidad con el proveedor mediante su aplicación a casos de uso reales. No es tan fácil como parece.
  • La capacidad de utilizar formularios electrónicos de catálogo y no de catálogo, e-plantillas específicas por categoría, paquetes de servicios y productos, listas de productos, plantillas electrónicas para compras al contado (spot buys) – todo con la lógica inherente de negocios (flujos de trabajo, reglas de negocio, llamadas a sistemas o a objetos, etc. .) Algunos proveedores están más avanzados que otros aquí.
  • Calidad de datos basada en IA (inteligencia artificial) para el control y el enriquecimiento de los contenidos de catálogos electrónicos y fuera de los catálogos. Las organizaciones no quieren “empezar de cero” y quieren un sistema que “aprenda”, por lo que esta capacidad podría desempeñar un papel clave para los escenarios organizacionales con múltiples sistemas de datos (ERP), para dar la bienvenida a catálogos con diferentes estructuras de datos o diferente nivel granular de detalle o en las actividades diarias para la incorporación de nuevos artículos o servicios a la base de datos del e-catálogo.
  • Características de movilidad nativas con fuertes capacidades de seguridad que se muevan en formas táctiles (smartphones y tabletas) sin sacrificar la funcionalidad. GEP, por ejemplo, ha desarrollado su plataforma P2P completa para que esté disponible en versión móvil de forma nativa.
  • Una solicitud de compra mediante escaneo de etiqueta exprés (dispositivo móvil) mientras se camina a través del almacén, creando un carrito de compras y activando todas las reglas y flujos de trabajo necesarios para completar el pedido y la compra. Vale la pena echar un vistazo a lo que Vroozi está haciendo con su Purchase Express.
  • "Contenidos de ayuda” específicos para el usuario, incluyendo vídeos, documentos de política e información de contacto para utilizar con eficacia las soluciones de catálogo electrónico y la tienda digital, los proveedores habilitan esta capacidad en diferentes formas. Coupa está desarrollando una formación en línea cada vez más rica, y esperamos que más capacidades multimedia de “micro entrenamiento“contribuyan a reducir las llamadas de asistencia de los usuarios al área de compras y/o a TI.

Como se puede ver, los catálogos electrónicos son más sofisticados de lo que se podría haber pensado, y pueden darle un poco más de sabor al e-procurement

 

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