¿Está tu empresa preparada para una auditoría en Brasil?

Agradecemos la colaboración de Steve Sprague, Vicepresidente de Estrategia de Producto de «Invoiceware International», quien nos plantea la interrogante acerca de la preparación de las empresas para una auditoria en Brasil, no dejes de seguir las colaboraciones de Invoiceware International.

Las perspectivas de cumplimiento en América Latina ya son un reto complicado para las áreas de  adquisiciones y para especialistas de cuentas por pagar, y en Brasil ahora se hace aún más difícil. Con el traslado a Nota Fiscal v3.1 (NFe) el 1 de abril, Brasil está haciendo cambios fundamentales en sus servicios web y los requisitos de presentación de informes, el cambio más grande del país sobre los cumplimientos desde 2010.

En particular, para la adquisición y los equipos de cuentas por pagar es el requisito que las empresas colecten, validen y archiven los bienes NFe y los documentos XML CTe de transporte de los proveedores durante cinco años. Las empresas que fallen a presentar este documento cuando sean auditados enfrentan severas sanciones, aproximadamente 500 Reais o $175 USD, por factura. Si eso no suena como mucho, considere que no es infrecuente para que las empresas fallen las auditorias y no estén archivando hasta 200.000 facturas en los últimos cinco años. Ahora estamos hablando aproximadamente  de $35 Millones USD en multas. ¿Cómo le explicarías esto a su director financiero?

Técnicamente, esto no es un nuevo requisito bajo NFe. Lo que es nuevo, es el servicio de recuperación del XML del gobierno donde las empresas pueden descargar los documentos XML. Vamos a examinar las ventajas de este servicio en el segundo artículo de esta serie; sin embargo, la implicación es clara: Brasil pone a disposición este servicio porque comenzará a cumplir estrictamente este requisito. Con el servicio de recuperación, no hay excusa para no tener todos los datos de NFe y CTe a mano.

En una economía inestable, Brasil tiene la esperanza de que el aumento de las auditorías y la aplicación genera mayores ingresos fiscales. La SEFAZ —autoridad tributaria de Brasil— aumentó sus ingresos de 58 billones de dólares en 2012 con auditorías en tiempo real, y esta aplicación de archivado mejorará aún más estos retornos. Para las empresas que no están preparadas, el resultado será fuertes multas, y mientras que ayuda, el servicio de recuperación está limitado a sólo unas mil facturas diarias. Si el gobierno decide auditar tu empresa mañana, ¿estás listo? o ¿tienes millones de facturas que faltan para colectar?

La mayoría de las empresas que operan en Brasil, no tienen la documentación desde 2009-2012, y el gobierno brasileño puede venir en cualquier momento a exigir la documentación de ese período específico. Considera que si a tu empresa le hacen falta 500.000 XMLs, le tomaría más de dos meses a cada factura desde el servidor del gobierno trabajando cada día bajo las circunstancias máximas para colectar cada factura.

Si tú sabes que te hacen falta, inicia este proceso hoy, antes de que sea demasiado tarde. Ninguna solución puede ayudarte alrededor de los límites de descarga diario si le hace falta los datos; sin embargo, usando la solución adecuada puedes evitar problemas en el futuro de integración con la solución de recuperación de los XML para automatizar el procesos, las validaciones y los reportes de impuestos. Manténte al tanto para el próximo artículo de esta serie de dos partes para aprender más.

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