Estructura de Abastecimiento Centralizada, Descentralizada o Híbrida: ¿Por Cuál nos Decidimos?

La pregunta  de Pregúntale a Spend Matters del día de hoy ha sido enviada por Piyush Shah, un estudiante del doctorado en manejo de cadenas de suministro en la Universidad Estatal de Arizona:

“¿Estructura de manejo centralizada, descentralizada o híbrida? ¿Por cuál nos decidimos?”

Esta es una pregunta clásica y que ha despertado décadas de apasionado debate. Los defensores de la centralización señalan el potencial de mayores ahorros. Los defensores de la descentralización, por su parte, sostienen que los equipos regionales de adquisiciones pueden lograr mejores relaciones con los proveedores.

La respuesta fácil es “Depende” o “Un híbrido de los dos”. Pero, ¿cómo se ve una estructura híbrida? ¿Y de qué manera factores como la categoría de compra, la industria y las partes interesadas entran en juego en la evaluación?

 

El Movimiento Hacia la Centralización

Antes de sumergirnos  en la discusión actual y las recomendaciones de Spend Matters, he aquí una breve historia. La estandarización de las compras como una función fue un proceso gradual. En las últimas décadas, el término “abastecimiento” (sourcing) ha crecido en popularidad, abarcando no sólo las compras, sino también las actividades relacionadas con el riesgo, el manejo de proveedores y la sostenibilidad. Pero a pesar de estas diferencias, los términos compras, abastecimiento y adquisiciones se utilizarán indistintamente por cuestiones prácticas en este artículo.

Así como las compras y el abastecimiento llegaron a ser profesiones en sí mismas, en contraposición a una responsabilidad a tiempo parcial a través de varias otras funciones, más organizaciones han formalizado el abastecimiento, mediante la adopción del e-procurement y la consolidación de la base de proveedores. Si bien las organizaciones tienden a centralizar el abastecimiento y luego a descentralizarlo a medida que se hacen más maduras, la tendencia general en los últimos años ha sido centralizar, con ayuda de la tecnología.

“Ciertamente, en el sector público, la tendencia sigue siendo muy centrada en las compras centralizadas y los acuerdos marco, ya que la actual situación económica significa que los fondos del sector público son limitados", dice la Dra. Katri Kauppi, profesora asistente de logística de la Universidad de Aalto, cuya tesis se había  enfocado  en la centralización de las adquisiciones públicas.

“Tengo entendido que la centralización y lo híbrido también están bastante en uso todavía en el sector privado”, dice ella. “Las mejores soluciones de e-procurement y de seguimiento a procesos procure-to-pay pueden permitir que enfoques más centrados e híbridos que también ofrezcan la eficiencia que antes era factible, en su mayor parte, sólo con la centralización”.

Peter Smith, que pasó tres décadas en el sector de adquisiciones públicas y privadas antes de convertirse en director gerente de Spend Matters división Reino Unido/Europa, lo describe como un ciclo de tres años. “Después de la crisis financiera de 2008, hubo una tendencia hacia el control. Es algo que viene y va, y he visto esto relajado de nuevo en los últimso años”. Smith explica que la comunicación de masas, en particular Internet, ha hecho posible la centralización, permitiendo así este mismo debate sobre la centralización versus la descentralización y este artículo.

 

El Debate en el Mundo Real

Shah, el estudiante de doctorado que planteó la pregunta mencionada al inicio, ha oído quejas de que los directores por país son ignorados a favor de informar directamente al jefe global de compras.

“En estos días seguimos escuchando que las firmas cambian de estructura, y diferentes firmas están tomando diferentes rutas”, dice. “Esto me hizo pensar: ¿por qué tantas empresas están reconfigurando la estructura de compras? Y si están cambiando, ¿por qué no están cambiando en la misma dirección? Así que obviamente hay algo con respecto a la idoneidad de diferentes estructuras en diferentes situaciones”.

“¿Cómo decide una organización qué estructura es adecuada? “La respuesta correcta, desde el punto de vista académico es que el área de Adquisiciones debe estar alineada con objetivos estratégicos más amplios de la organización", dice Smith. “Y no sólo con los objetivos estratégicos sino también con la cultura y el estilo de la organización”. Estar alineado con lo que quieren las partes interesadas es especialmente crucial.

 

Smith respaldó esto con una serie de ejemplos del mundo real, primero de su propia carrera. Comenzó como gerente de compras en Mars Confectionery , una empresa familiar hasta el día de hoy.

“Mars tenía un estilo muy particular, muy por delante de su tiempo  en términos de responsabilidad social corporativa  y [sin embargo] muy competitivo y agresivo”, dice Smith. “Podríamos haber sido literalmente despedidos si el Sr. Mars pensaba que estábamos tratando mal a un proveedor”. Eso no significaba facilitarle las cosas a la competencia. “Su primera pregunta sería '¿De qué forma estás comprando el material de empaque mejor que Nestlé?' ¡Y si no tenía una respuesta para eso, también hubiera sido despedido!”

La cultura de una organización no siempre es evidente de inmediato. Smith trae a colación el caso de un amigo que se había convertido en CPO para una empresa global top 30. Se le dijo que centralizara la función de adquisiciones, lo que hizo durante dos años hasta que fue despedido. "Molestó a muchos de los directores por país”, explica Smith. “[La pregunta es] ¿qué es lo que realmente la alta dirección quiere que Adquisiciones haga? A mi amigo se le dijo que se centralizara en torno al CFO, pero no comprobó si las otras personas estaban también a bordo. La respuesta es, claramente, que no lo estaban.”

 

¿Centralizar o Descentralizar?

La gran mayoría de las organizaciones de compras están en algún lugar entre completamente centralizadas y completamente descentralizadas, dice Smith. El tamaño de la empresa, la ubicación, la tasa  de expansión, la categoría de compra y la industria son factores que afectan si una estructura más centralizada o más descentralizada es mejor.

Para grandes empresas globales, generalmente se recomienda una mayor descentralización. También es una cuestión de practicidad. Si una empresa tiene oficinas en todo el mundo, simplemente no es realista que las compras pasen por una sola oficina central.

Luego está la cuestión de la industria. “Una vez que una industria se vuelve más madura, hay más competencia y presión sobre los márgenes ”, dice Smith, "con o sin razón, las adquisiciones comienzan a estandarizarse”, En industrias como la automotriz o petróleo y gas, donde los productos son más o menos los mismos en todo el mundo, la centralización representa un ajuste mejor.

"Normalmente las categorías de compra donde la estandarización es fácil y las necesidades de compra difieren muy poco son adecuadas para la centralización", dice Kauppi. "Por ejemplo, las materias primas, productos MRO, equipo de TI – por lo menos los equipos informáticos básicos de oficina – y los servicios estándar [como] los servicios de limpieza suelen centralizarse con buenos resultados”.

En contraste, consideremos el caso de un amigo de Smith que fue CPO en WPP, una firma multinacional de publicidad. “Mucho de lo que ellos compran es marketing especializado y servicios creativos en todo el mundo”, dice Smith. "Para la campaña publicitaria de una empresa venezolana de bebidas no alcohólicas , recurriremos a un diseñador gráfico de Venezuela. [Por lo tanto] las adquisiciones deben ser más flexibles.”

Si tu empresa está experimentando un crecimiento rápido, la flexibilidad de un modelo descentralizado puede ser más importante que reducir costos. “Lo mismo se aplica a las industrias más basadas en proyectos”, dice Kauppi. “Una vez más, la pregunta puede tener que ver más con la categoría de compra que con la organización, por lo que las compras de servicios complejos a menudo son más adecuadas para la compra descentralizada”.

Kauppi cree que la categoría de compra importa más que el tipo de organización, pero en lo que respecta a esto último, una organización jerárquica funciona mejor para la centralización. "La implementación es más fácil, y los contratos tendrán una alta tasa de uso, [con] muy pocas compras aleatorias”, explica. “¡Alguien me dijo una vez que el ejército es ideal para las adquisiciones centralizadas, porque todo el mundo utilizará los contratos centralizados según lo dicho!”

 

¿Necesitas un Reinicio en tu Estructura de Abastecimiento?

De todos estos factores mencionados anteriormente que deberían considerarse al determinar el grado de la centralización de adquisiciones para una organización, Smith hace hincapié en la opinión de las partes interesadas como quizás el más importante.

“La medida más grande del éxito es si tus partes interesadas principales piensan que el área de Adquisiciones está haciendo un excelente trabajo”, dice Smith, “He pasado de creer en [medidas objetivas del éxito de Adquisiciones] a esta subjetividad". La falta de éxito de Adquisiciones no siempre se debe a un problema estructural, por supuesto. Pero una indicación de que esta área necesita cambiar su estructura es si otras personas en la empresa no saben a quién dirigirse para lo relacionado con adquisiciones, dice Smith.

Eso no quiere decir que cambiar la estructura de Adquisiciones valga necesariamente la pena. “No hay que garantice tanto que el área de Adquisiciones fracase como una constante reorganización”, dice Smith, quien recuerda unirse a una empresa que había experimentado tres grandes reestructuraciones organizacionales en el mismo número de años.

“Entré , y no sólo tuve una tasa de rotación de personal de alrededor del 40%, las partes interesadas estaban totalmente confundidas”, dice. “Tienes que pensar mucho en tu estructura, ya menos que te des cuenta con rapidez de que estás terriblemente equivocado, yo diría que le des tres años”.

Tanto Kauppi como Smith subrayaron el potencial del e-procurement y otras tecnologías para ofrecer los beneficios de la centralización con menos desventajas. Con la centralización, explica Smith, a menudo los altos ejecutivos  de Adquisiciones simplemente querían saber qué estaba pasando.

“[Ellos no tendrían] ninguna idea de lo que otras personas de compras en otros países estaban haciendo. Si yo usara el e-procurement, habría podido ver lo que estaba pasando. Habría tenido visibilidad”, dice.

 

 

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