Evaluando el pago y la relación con proveedores

Es claro que la organización no requiere establecer una relación cercana con todos sus proveedores, pero debe asegurarse que ésta es adecuada con los realmente críticos. Por otro lado, el pagar oportunamente a los proveedores debe ser una meta de toda la organización como una clara muestra del respeto de la relación comercial.

Es fácil suponer que la relación que tenemos con los proveedores se encuentra al nivel de una alianza, sin embargo, en muchos casos la podemos clasificar solo como una relación comercial básica, en 8 Ways to Determine if Your Supply Chain Vendors are Partners or Just Suppliers, Scott Hanstedt nos recomienda algunos criterios para validar el tipo de relación que se tiene con un proveedor.

El primer criterio a evaluar, se refiere a si el proveedor se acerca a la empresa para entender sus necesidades, o es la empresa la que debe buscar al proveedor. Si el proveedor se interesa por los objetivos estratégicos y las metas del negocio y ofrece soluciones personalizadas para su logro, es entonces una verdadera alianza que se enfoca en la generación de valor.

Otra muestra clara de una adecuada relación, es cuando el proveedor mantiene a la empresa enterada de cualquier cambio en el alcance y los costos de los trabajos que tiene comprometidos. Generar notificaciones tempranas sobre los trabajos, permite hacer los ajustes necesarios y es una clara muestra de confianza, honestidad e integración.

Como tercera evidencia, los verdaderos socios buscan permanentemente oportunidades para facilitar el trabajo. Los cambios, buscan beneficios para todas las partes en temas de reducciones de costos o agilización del trabajo para incrementar las utilidades.

Cuando la relación se basa en la integración, los proveedores trabajan de cerca con los diseñadores e ingenieros del cliente, para asegurar que las cosas salgan bien desde la primera vez. El enfoque colaborativo, minimiza los problemas de costo en los nuevos lanzamientos y facilita la introducción para lograr una mejor posición competitiva.

Las relaciones crecen en base a las ideas de ambas partes, la colaboración es un camino de dos vías. La comunicación debe ser franca y honesta y los temas difíciles deben ser tratados oportunamente.

Un socio debe ser capaz de hacer cambios para satisfacer a la otra parte, es por esto que la flexibilidad es una muestra de compromiso. Un verdadero socio, trabaja en equipo para resolver los problemas.

La séptima evidencia de que la relación es más allá que comercial es cuando el proveedor demuestra consistencia y es confiable en el cumplimiento de sus compromisos. Se debe poder confiar en el socio para simplificar las operaciones. Se deberá entregar el producto requerido, en el momento preciso y en la calidad solicitada.

Toda relación tiene sus altas y bajas, pero cuando la frustración se vuelve la norma, es posiblemente el momento de buscar otra relación, una donde el proveedor que no quiere ofrecer soluciones estándar, que entienda las necesidades específicas y pueda ofrecer valor más allá del precio.

Analizando otra parte de relación, una investigación realizada por “Tungsten Network y el “Institute of Finance and Management (IOFM)” y publicada en el artículo Half of Businesses Admit to Paying Suppliers Late, identificó que en el Reino Unido, el 47% de las empresas admiten que al menos 1 de cada 10 pagos a sus proveedores son realizados fuera del plazo pactado, que generalmente es de 30 a 60 días, un 16% estimó que sus pagos retrasados son de la quinta parte de sus compromisos y solo 5% afirmaron siempre cumplir con los pagos.

Las causas más comunes por las cuales las empresas no cumplen oportunamente con sus pagos son:

  • Lentos procesos internos, 64%
  • Falta de automatización, 39%
  • Errores administrativos, 27%
  • Falta de capacidad del equipo para manejar el volumen de trabajo, 20%
  • El manejo del flujo de efectivo, 16%

El estudio indica que los pagos retrasados impactan el crecimiento económico, amén de generar frustración en los proveedores y en los compradores.

Algunas de las conclusiones relevantes de este estudio es que el capital de trabajo no es la razón principal de los pagos tardíos, se asocia más a deficiencias del proceso de gestión. Eliminar las deficiencias de los procesos, permitirá a las organizaciones optimizar su cumplimiento de pagos, con lo que se mejorarán las relaciones, los compradores tendrán más poder de negociación y se ayudará a dar estabilidad a la operación de la cadena de suministro.

El análisis de los pagos llevó a crea el indicador P2P friction, que se publicó en el documento “The state of P2P friction”, en donde se indican los impactos asociados con el  mal manejo de los pagos, como por ejemplo, la pérdida de 125 horas productivas por semana o de $171,340 USD por año. Otro aspecto interesante del reporte, es que el 69% de los participantes consideran que no se está mejorando el proceso sino que cada vez enfrenta más problemas, es tal vez por esto que 36% de los participantes lo ven como una prioridad para la administración.

Si la empresa desea conocer que tan grave es su problema de proceso del pago, puede utilizar la siguiente liga FrictionFinder y evaluarlo en menos de 2 minutos, recibiendo algunos consejos para mejorar.

First Voice

  1. Amintore Confalonieri:

    En mi opinión los pagos a los proveedores deben ser realizados tan rápido como le sea posible a la organización en su proceso de estandarización; en algunos países es aceptado el pago a 30 días, en otros a 60 e incluso 90.

    Es de gran importancia lograr un proceso expedito del P2P dentro de la organización, lo cual mejorará notablemente la relación con los proveedores fomentando la entrega de valor

    Amintore Confalonieri

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