Haciendo tiempo para lo importante

Hay 3 acciones específicas que un comprador debe hacer para mejorar el uso de su tiempo en respuesta a los nuevos retos de la profesión: Tecnología de información, mejor selección de proveedores y desarrollo de competencias personales.

Cualquier trabajador  moderno se siente identificado con las siguientes tres situaciones en su vida profesional:

  • Todo el tiempo está totalmente ocupado, no importa que tan duro trabajo, siempre hay muchos pendientes
  • Se siente abrumado por la enorme cantidad de consejos y recursos disponibles que no tiene tiempo de revisar y que piensa que le pudieran facilitar su trabajo
  • Se pregunta constantemente como puede tener acceso a la información que le facilitaría hacer su trabajo

Anna Spady publicó en el portal RFP365 un post llamado “Genuinely Helpful eProcurement & Supplier Relationship Management Tips” que nos propone, de una forma bastante confusa, algunas soluciones a las tres situaciones antes mencionadas, particularmente para el mundo de las compras.

Su primer consejo se refiere hacer el mayor uso posible de tecnología de información para modificar la forma en que “siempre se han hecho las cosas”. El mundo actual nos reta con sus cambios acelerados, la hiper-competencia en los mercados así como  la llegada de la 4° revolución industrial. Estos y otros retos que no pueden ser enfrentados con los viejos procesos, la obsoleta tecnología y un personal mal preparado.

Debemos hacer uso de la tecnología para eficientar los procesos y administrar mejor los riesgos. Esto implica crear una cultura que tome riesgos para hacer cambios y no se pasiva ante la pérdida de competitividad. La inteligencia artificial y la automatización tienen que ser adaptadas rápidamente en los procesos de compras.

Tenemos que aceptar que la tecnología dejó de ser un lujo para las compras, es un requisito para simplificar procesos y mejorar la oportuna toma de decisiones. El recurso más escaso del comprador es el tiempo, así que debe encontrar formas de optimizarlo sin afectar las tareas cotidianas de la función.

Su segundo consejo, se refiere a la adecuada administración de proveedores, bajo el principio de que si la organización se toma el tiempo suficiente para definir adecuadamente sus expectativas y el proveedor tiene tiempo para analizar y explicar cómo piensa satisfacerlas, será más fácil tener una adecuada relación. Si a este proceso de selección se le suma una clara verificación de las referencias del proveedor y un adecuado diagnóstico de riesgo, se reducirán las sorpresas durante la operación conjunta y entonces el comprador invertirá menos tiempo “apagando fuegos” y se podrá concentrar en temas estratégicos.

El tercer consejo, se refiere al tiempo que el profesional en compras debe invertir en mejorar sus competencias profesionales que debe ser mediante:

  • Leer un libro relativo a su industria cada mes
  • Dar seguimiento en redes sociales a personas que aporten ideas interesante en el desarrollo profesional y personal
  • Darse tiempo para enseñar lo que se aprende, lo que permite reforzar el aprendizaje
  • Dar y recibir mentorías profesionales
  • Encontrar una plataforma de aprendizaje remoto (e-learning) para continuar el desarrollo de sus metas.

Todo profesional está obligado a invertir tiempo en desarrollar sus competencias para maximizar su valor para la organización. No encontrar tiempo para esto refuerza el segundo punto comentado en el cual las cosas se siguen haciendo de la manera convencional y no hay espacio para las nuevas respuestas a los nuevos retos.

En conclusión, hay 3 tareas que un comprador debe hacer para mejorar la disponibilidad de su tiempo efectivo:

  • Invertir en tecnología de información en compras para innovar procesos
  • Darse tiempo para una adecuada selección y administración de proveedores
  • Invertir en el talento personal para generar nuevas ideas y procesos

 

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