Incorporación de proveedores a la Red o Portal (Procure-2-Pay)

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Este articulo es una continuación del dilema en las redes de proveedores sobre que capacidades Desarrollar y cuales llevar a un esquema de Servicios Administrados.

En muchos casos, la solución óptima de una Red de Proveedores o Portal es una mezcla de capacidades que podrían incluir software, con o sin servicios administrados, en este articulo vamos a comentar una de las capacidades de la Red o Portal "la incorporación de proveedores a una red o portal" misma que podría “funcionar como capacidad desarrollada o vía un servicio administrado .

Incorporación de proveedores a la Red o Portal

La integración de proveedores es el proceso de invitar, conectar y habilitar a un proveedor en una red de proveedores y/o sPortal  P2P. Este proceso puede ser tan simple como rellenar un formulario con un nombre y dirección de correo electrónico o tan complejo como llenar cuestionarios detallados, cargar documentos y certificados y recibir capacitación especial sobre las características y funcionalidades de la red.

Las redes de proveedores desempeñan un papel importante en el apoyo a la automatización y simplificación de los procesos de facturación y pago. Sin embargo, nada de esto sería posible sin integrar y habilitar, en primer lugar, a los proveedores dentro de la red de proveedores. ¡Esta es la razón por la que el proceso de incorporación es tan crítico!

Para este proceso, es posible seleccionar entre ambos tipos de ofertas de los proveedores de la red. Algunos ofrecen sus capacidades tecnológicas para incorporar proveedores, mientras que otros ofrecen servicios administrados para facilitar a los proveedores su incorporación a la red.

Los proveedores que utilizan sus capacidades tecnológicas normalmente incorporan a los proveedores mediante el envío de una invitación electrónica para registrarse en la red, además de algunos cuestionarios necesarios y documentación específica que el proveedor debe completar antes de hacer negocios dentro de la red. En algunos casos el proceso de registro es rápido y fácil, y la requisición de información es progresiva y depende de lo que el comprador requiere en un momento particular de la relación de negocios.

Toda la información que el proveedor envía a la red pasa por un proceso de aprobación, que puede requerir el uso de mecanismos de colaboración y comunicación dentro de la red y por correo electrónico. La capacitación de proveedores suele ser apoyada por tutoriales en video y asistencia en línea a los usuarios. En este escenario, toda la carga de trabajo se transfiere al proveedor, un enfoque que normalmente funciona bien con proveedores estratégicos que tienen los recursos y la experiencia para apoyar un esfuerzo de incorporación, pero no necesariamente con la larga cola de proveedores.

Por otro lado, hay redes de proveedores que incorporan servicios administrados para incorporar proveedores y habilitan el proceso con toda la información requerida por la organización compradora. Este enfoque suele facturar una gama de habilitadores de tecnología y servicios de apoyo (la línea puede ser borrosa) empezando por el manejo de documentos, donde el proveedor captura (recibe) toda la documentación, la revisa, administra el proceso de aprobación antes de cargar todos los datos en la red y, si es necesario, capacita a los proveedores para usar las capacidades de la red.

En este escenario, los proveedores suelen administrar menos de la carga de trabajo en comparación con los enfoques basados en software que normalmente ponen todo el énfasis en el autoservicio del proveedor. Todo el trabajo, incluyendo la invitación al proveedor y la capacitación, es facilitado por el servicio administrado. Este escenario funciona bien para organizaciones de compras que quieren aumentar el número de proveedores que trabajan a través de la red y para organizaciones cuyas tasas de habilitación anteriores han sido bajas (y/o sus propios recursos para apoyar un esfuerzo son bajos).

 

En el siguiente articulo de esta serie comentaremos sobre la capacidad de "Captura de Facturas" en un Portal o Red de Proveedores

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