Indicadores del proceso de gestión de gastos

Implementar procesos digitales en compras, resulta complicado cuando los que deben aprobar las inversiones no conocen los posibles beneficios asociados. Conocer algunas referencias específicas sobre las posible mejoras que acarrea su uso, resultan de gran utilidad para su venta y medir su efectividad.

Un reporte muy c realizado por Coupa, nos comparte 12 indicadores acerca de la rentabilidad y el crecimiento en la gestión del gasto de las organizaciones. “Business Spend Management 2019 Benchmark Report”. Los datos son de Abril de 2019, de miembros de la comunidad de esta empresa de soluciones tecnológicas para suministro.

Las empresas deben continuar buscando oportunidades para mejorar la rentabilidad e impulsar el crecimiento, sobre todo cuando las expectativas económicas presentan una declinación. La evaluación de compras como el mayor generador de valor de la organización, presentan nuevos retos y oportunidades. Más allá de los ahorros, la reducción de riesgos y la promoción de la innovación, son dos importantes herramientas del área para promover el crecimiento.

El proceso de análisis de los gastos del negocio, analiza todos los aspectos de una compra, desde el suministro hasta el pago, generalmente apoyado con plataformas electrónicas que permiten analizar los datos para identificar oportunidades de mejora.

La gestión del análisis de los gastos se puede considerar que evoluciona a través de 3 grandes etapas de madurez:

  • Transaccional: En esta fase el centro de atención es mejorar la captura de los datos, para lograr visibilidad, eficiencia y apego a las reglas.
  • Optimización. Contando con información confiable, las empresas puede identificar oportunidades para controlar y mejorar los gastos.
  • Armonización. En esta fase el enfoque es ahora estratégico, buscando dar beneficios a la organización.

El enfoque actual de compras, se centra en cuatro tareas relevantes: continuar generando ahorros para la organización, avanzar en la digitalización de sus procesos, gestionar los riesgos asociados con su operación y eficientar las tareas. Esto implica trabajar en conjunto con otras dos áreas relevantes de la organización como los son finanzas y tecnología de información, ya que son proveedores de servicios para el área pero a la vez también clientes del proceso.

El reporte divide 12 indicadores en 4 grandes grupos: Del suministro al contrato, de la compra al pago, el pago de las facturas y la gestión de los gastos de representación.

En el área del suministro al contrato, las funciones del área se han centrado en mejorar el valor mediante un control más estructurado del gasto, esto implica:

  • Mayor apego a los contratos
  • Optimizar la base de proveedores
  • Asegurar la preparación de los proveedores para gestionar el riesgo
  • Negociar mejores términos comerciales y de pago

Los valores mostrados, no son seguramente una clara representación de toda la comunidad de compras, pero muestran lo que se puede alcanzar cuando se utilizan las tecnologías con la adecuada disciplina y apoyo.

Para medir la efectividad de los procesos del suministro al contrato se utilizan tres indicadores:

  • Porcentaje de compras realizados bajo catálogos o “Punch outs” predefinidos por la organización. Esto se refiere a compras negociadas y operadas bajo contratos, que agilizan el proceso desde la colocación hasta el pago. En este punto, el estudio arroja que las empresas alcanzan un 68.3% de sus compras bajo ese modelo. La mejora de las tecnologías que permiten integrar catálogos a las plataformas naturales de la empresa, han impulsado este enfoque y facilitan a los usuarios el apego a los contratos.
  • El segundo indicador es el porcentaje de las compras que se hacen bajo contratos. Estas compras tienen como ventaja la maximización del poder de compra y la disminución de riesgos. Este valor alcanzó un resultado del 81.7% entre los participantes, lo que es ayuda a concretar los ahorros proyectados.
  • El último indicador, se enfoca en el porcentaje de proveedor que no se califican como “de cola”, es decir aquello que generan el 80% de la facturación y que por lo tanto son candidatos a un integración tecnológica. El resultado nos muestra que el 22.1% de los proveedores concentran el mayor volumen de la empresa, por lo que se puede trabajar con ellos en mejorar su integración, para utilizar modelos de inteligencia artificial que sean capaces de hacer analítica prescriptiva.

En cuanto al tema de la compra al pago, también se analizaron tres indicadores:

  • El primero es el porcentaje de gastos pre-aprobados, es decir, que están presupuestado y se hacen con proveedores adecuadamente seleccionados. En este caso el resultado fue aún mayor, las empresa indicaron un 98.8% de los gastos con proveedores pre-aprobados a los cuales se les compra siguiendo los procedimiento bajo el principio, “No P.O, No pago”.
  • El otro indicador utilizado, es el porcentaje de compras procesadas electrónicamente. Cuando un alto porcentaje de las compras se realizan electrónicamente, el área de compras tiene tiempo para iniciativas estratégicas de mayor valor. Las empresas realizan el 98.8% de sus compra electrónicas con proveedores pre-aprobados.
  • El tiempo ciclo entre que se coloca la requisición y se obtiene la orden es relevante para el servicio al cliente y la productividad del área.  En el caso de esta muestra, el tiempo promedio es de 12.7 horas, al eliminar aprobaciones  innecesarias y usar flujos dinámicos de acuerdo a cada situación.

Para el tema de  la facturación, los indicadores son:

  • Porcentaje de facturas procesadas electrónicamente. El resultado fue del 86.3% y esto libera a las áreas de cuentas por pagar de transacciones manuales y de bajo valor.
  • El tiempo ciclo de aprobación de las facturas es el otro indicador relevante, ya que libera de trabajo y asegura un pago oportuno, la referencia es de 32.5 horas.
  • Por último, el número de facturas que se aprueban con la primera revisión por ser consistentes con las órdenes de compra es relevante, ya que facilita el proceso y reduce las posibilidades de fraudes. Gracias a los procesos automatizados, el resultado de este indicador es de 90.1%

El último grupo de indicadores, es relativo a los gastos generales de la empresa que comprenden viajes o gastos de representación.  El tiempo de aprobación de los gastos es de 21.7 horas, el alineamiento de los reportes con las políticas del 97.7%, las auditorias manuales a los gastos se reducen a solamente un 1.5%, con lo que se reducen los gastos asociados con este proceso.

Todas estas estadísticas, deberían ser razones suficientes para comprender las grandes ventajas para toda la organización al implementar procesos digitales en el área de compras.

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