Integrando mi ERP con una solución de “Procure to Pay” (P2P)

Integrar con éxito las soluciones P2P (Procure to Pay) en los sistemas ERP (u otras aplicaciones), no es sólo una cuestión de formatos y estructuras de archivos, tampoco es sólo acerca de la alineación de objetivos entre las partes interesadas; el éxito de la integración es completamente dependiente de la calidad de los datos que integremos desde el primer momento.

Estas son algunas de las razones por la cuales la calidad de los datos es tan importante en este tipo de integraciones (ERP-P2P).

  • Logra o facilita la adopción del usuario y su colaboración. En contraste, los malos datos alejan a los usuarios y los decepciona. Es importante recordar que una vez que un proyecto va en la dirección equivocada, se requiere mucho más esfuerzo para revivirlo
  • Mejora la eficiencia de los procesos; la calidad de los datos hace que los procesos fluyan con más facilidad, evita que las actividades se tengan que repetir o la necesidad de un retrabajo manual. Por ejemplo, mientras mayor información de calidad contenga una orden de compra para un material directo o indirecto, será más fácil convertirla de manera electrónica en una factura, sin necesidad de ingresar información de manera manual
  • Evita tiempo, esfuerzo y recursos para dar mantenimiento a datos que no tuvieron la calidad adecuada durante la carga inicial
  • Permite realizar mejores análisis de datos para el área de compras y las áreas interesadas o involucradas en el proceso de compra (stakeholders). La base de los reportes o analíticos, son datos, pero si no podemos confiar en los datos de origen, nuestros esfuerzos para contar con analíticos de valor, quedarán frustrados
  • Ayuda a ser más eficaz durante los esfuerzos de integración, evitando trabajos innecesarios de mantenimiento y correcciones, utilizando menos recursos y haciendo más eficientes a todos los involucrados
  • Simplifica la carga (on-boarding) y colaboración de proveedores; el contar con datos desactualizados de proveedores (ejemplo: información de catálogos) puede llevarnos a innumerables errores durante la operación y muchas frustraciones al momento de usar el sistema

El contar con datos de calidad ayuda a hacer realidad los objetivos de negocio definidos en la decisión de integrar o extender las capacidades de ERP a una solución de “Procure to Pay”, realmente la calidad de los datos que fluirá entre los sistemas y los usuarios debe de ser el primer paso a considerar.

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