Inventario Administrado por el Proveedor (VMI)

El uso del Inventario administrado por el Proveedor, VMI, es una gran opción para avanzar en el logro de modelos colaborativos más complejos. El esfuerzo para iniciar y mantener el VMI no debe ser subestimado y se deben considera algunas claves que aquí te presento.

Una herramienta que facilita la integración de las empresas, es el uso del Inventario Administrado por los Proveedores, VMI por sus siglas en inglés, que tiene entre sus principales ventajas, la disminución de los inventarios, la mejora del nivel de servicio y como consecuencia, mejoras en el capital de trabajo, una de las variables críticas más relevantes de nuestros tiempos.

El VMI, no debe ser considerado una moda o una panacea, es una solución específica que  resulta efectiva cuando existe un cierto nivel de relación entre las partes y un comportamiento particular de los materiales que se desean administrar bajo este modelo.

Se puede considerar, que un material es candidato a ser administrado bajo VMI cuando se dan algunas de las siguientes condiciones:

  • La demanda es relativamente incierta y no puede ser satisfechas oportunamente por el proveedor, por lo cual, se pierden ventas y se impacta desfavorablemente el nivel de servicio.
  • Se tiene un alto nivel de inventario obsoleto o de exceso de la parte o su familia.
  • La rotación de la parte es baja. Se podría tomar como referencia, el que tenga menos de 10 rotaciones por año.

Uno de los elementos base del VMI es la visibilidad. Si el proveedor tomará decisiones sobre los niveles de inventario que mantendrá en el cliente, es necesario que tenga visibilidad sobre la demanda que tendrá ese producto en un plazo suficiente para que su sistema de producción y entrega pueda reaccionar rentablemente.

Cuando los tiempos de respuesta son muy cortos, el proveedor se puede guiar con la información del consumo de la parte, ya sea el “sell in” o el “sell out”, pero cuando los plazos de reposición son mayores, se debe trabajar en las mejora del pronóstico.

Cuando la demanda es constante, no es necesario contar con mucha visibilidad, ya que se puede trabajar con datos históricos, pero si la demanda es incierta con altas variaciones, nuevamente se requiere trabajar con pronósticos colaborativos.

Cuando el proveedor tiene conocimiento de la demanda, todos se ven favorecidos, se puede trabajar con menores niveles de inventario, los procesos productivos y los transportes se programan para alcanzar mayor eficiencia y todo esto se traduce una reducción de costos que impacta los precios.

Desde la perspectiva del proveedor, contar con visibilidad le permite también agregar la demanda total del mercado y en su caso, consolidar corridas de producción o rutas de entrega, lo que le permite mejorar su eficiencia y efectividad.

La visibilidad sumada a la comunicación, también tiene un efecto favorable sobre lo que conocemos como el efecto látigo, el proveedor no tendrá que suponer tendencias o demandas, sabrá identificar las excepciones y las manejará como tal, evitando con esto la sobre producción de material o la baja innecesaria de los niveles de inventario.

Cuando las empresas inician su colaboración en temas de pronóstico y visibilidad, se dan 3 pasos importantes en la ruta de la colaboración interinstitucional:

  • Se crea una relación de confianza, apertura y compromiso, que genera las condiciones para colaboraciones más cercanas.
  • Se hacen ajustes a las tecnologías de información, que facilita la comunicación frecuente entre las organizaciones.
  • Se comparte el conocimiento del mercado, su comportamiento y sus demandas, lo que le permite al proveedor desarrollar soluciones más adecuadas a las demandas.

El otro elemento importante que facilita la implantación del VMI, es el balance de poder en la relación entre cliente y proveedor. El VMI tiende a funcionar mejor cuando ambas partes consideran importante la relación comercial, o cuando el comprador resulta muy importante para el proveedor. Cuando el cliente no es atractivo en el presente o en el futro para el proveedor, el VMI no obtendrá el apoyo mínimo necesario para arrancar o el compromiso para tenerlo operando  se perderá con el tiempo.

VMI puede parecer algo simple para algunos, pero requiere de algunos elementos esenciales para garantizar su operación y evolución hacia mayores niveles de integración. Los 3 elementos esenciales son.

  1. El VMI no es acuerdo entre ventas y compras, es un compromiso de toda la organización en el cual el proveedor comprende y asume la responsabilidad de respaldar a su cliente con un alto nivel de servicio. Existe un administrador de la relación en cada organización, con el poder suficiente para mantener el programa operando de forma rentable para ambas partes.
  2. Mediante acuerdos formales y por escrito, las partes tienen definidas algunas de las variables más relevantes como:
    • Tiempos de entrega
    • Lotes mínimos
    • Horizontes de planeación
    • Inventarios de seguridad
    • Manejo de excepciones
    • Transferencia de propiedad del inventario
    • Frecuencia de actualización de la información
    • Indicadores de desempeño
    • Roles y responsabilidades de cada parte

Y  se trabaja colaborativamente por mejorar el desempeño de esas variables.

  1. Comunicación. La correcta operación del VMI, no radica en lo que se tiene escrito en un acuerdo, se base en la constante comunicación entre las partes para entender las limitantes y oportunidades de cada uno de ellos. La empresa no puede esperar que el proveedor adivine lo que va a pasar, así como tampoco, el proveedor puede suponer que el cliente conoce sus restricciones de capacidad en un cierto momento.

No debemos menospreciar el esfuerzo que se requiere hacer a nivel tecnológico para enlazar a las empresas, ya que puede requerir inversiones, pero sobretodo, da acceso al proveedor información con al cual muchos ejecutivos no se sientes a gusto compartiendo, por que la consideran estratégica. Un ejemplo de esta información son los planes comerciales y los niveles de inventarios.

Algunas iniciativas de VMI, se pierden cuando el cliente desea que le proveedor absorba todas la fallas de servicios que ocurren, aun cuando no se estén respetando plazos de entrega o niveles permitidos de variación en la cantidad demandada. También, ocurren fracasos en la otra dirección, cuando el cliente desea tener grandes cantidades de inventario a consignación, sin utilizarlo, solo como un inventario “just in case”. El VMI es en esencia un acuerdo colaborativo, en el cual ambas partes deben tener beneficios y estos se traducen en un valor para el cliente final.

La implementación de soluciones VMI requiere de trabajo colaborativo al interior entre las áreas de demanda, planeación de producción e inventarios, almacenes, sistemas y compras que permita dejar claro lo que se pretende alcanzar con la iniciativa y un intenso trabajo posterior, con el proveedor, para establecer claramente los acuerdos que regirán la operación.

Iniciar un  proyecto de VMI con productos relativamente estables, con proveedores confiables con los cuales se tiene una sana relación a largo plazo y bajo un adecuad balance de poder, es clave para ir construyendo los modeles mentales y operativos que garantizarán la multiplicación del uso de la metodología.

Le recomiendo revisar un White paper publicado por E2OPEN llamado “Making VMI Work for Your Company

 

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First Voice

  1. Victoria:

    Estimados, buenas tardes

    Estoy realizando una investigación sobre VMI, y estoy confundida con el cálculo de un parámetro.
    En el modelo de action-reward learning que es uno de los que se utiliza para aplicar VMI establece determinar las cantidades de abastecimiento del próximo período mediante un factor de compensación; y mi duda es el valor que debe de tomar ese factor.

    Quisiera consultarles por la forma de determinar ese factor de compensación para cada período (ej, cada 3 meses). Lo que investigué es que para abarcar lo cambios bruscos de la demanda el factor debe tomar valores en tre 2 y -4 pero en ejemplos numéricos vi que ese valor para un período es por ejemplo 0.10 y para el próximo período pasa a -3 y así sucesivamente. Lo que no he logrado es determinar cómo calcular ese factor para cada período; podrían ustedes decirme?

    Agradecería su respuesta.

    Saludos

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