“La Administración de los Gastos de Viajes (T&E)” ha Muerto

(Pero resucitará en una nueva forma de Manejo de Gastos)

Desde la década de 1990, el término “manejo de gastos” ha sido utilizado con frecuencia por los proveedores de herramientas de elaboración de reportes de gastos. Estas herramientas se utilizan generalmente en conjunto con tarjetas de crédito corporativas para administrar los gastos relacionados con los viajes de manera eficiente y con bajo riesgo para la empresa. Estas tarjetas son una forma más amplia de las tarjetas comerciales y de compras, que pueden tomar una variedad de modalidades basadas en el propósito para el cual una organización las usará. Éstas incluyen:

  • Físicas vs. virtuales
  • Específicas por proveedor/por categoría vs. genéricas
  • De un solo uso/prepagadas vs. recurrentes

Todos estos diversos modelos de tarjetas ofrecen beneficios potenciales tales como facturación consolidada, capital de trabajo mejorado, reembolsos, prestaciones para empleados y una reducción de responsabilidades y potencial de fraude. Pero para lograr estos beneficios, la implementación adecuada es clave.

También hay un lado opuesto a las tarjetas comerciales y los módulos de reportes de gastos integrados, ya que pueden aumentar el nivel de gasto y procesos fuera de políticas y de contrato (“maverick”).

En otras palabras, los gastos (es decir, desembolsos) que fluyen a través de los reportes de gastos no se administran de manera óptima como los propietarios de P2P esperarían basándose en un conjunto holístico de requerimientos de las partes interesadas que se muestra a continuación.

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Para propósitos de este informe (y el diagrama anterior), estamos hablando sólo de gastos externos (es decir, desembolso de efectivo para viajes y gastos varios). La administración de estos gastos debería ser realmente parte integrante de la gestión de los gastos integrales a los proveedores, no una técnica/herramienta de nicho que se esté utilizando para un pequeño subconjunto (relacionado con viajes) del gasto total, normalmente menos del 5% de los gastos generales.

Como tal, para una organización de compras típica, el verdadero objetivo es optimizar todos los gastos y utilizar sólo reportes de gastos y tarjetas comerciales cuando sea absolutamente necesario. Esto es más fácil decirlo que hacerlo, sobre todo porque han surgido soluciones de pago de nicho y servicios relacionados con viajes (¡muchos de ellos valiosos!), introduciendo complejidades en el proceso general de gasto como conjuntos separados de administración de usuarios / reglas para la tarjeta comercial, sistemas para la elaboración de reportes de gastos, sitios web de proveedores/comerciantes y sistemas P2P y ERP de apoyo.

Las organizaciones necesitan repensar sus enfoques fundamentales para administrar este gasto. Tienen que des-construir y reconstruir esta área de una manera más inteligente que aproveche las tendencias clave que rodean los pagos electrónicos, y las plataformas y aplicaciones basadas en la nube.

¿Pero cómo? He aquí el enfoque recomendado por Spend Matters.

Empecemos por explorar tres fuerzas que se están mezclando:

  • Viajes
  • Tarjetas comerciales (como vehículos para compras/pagos B2B)
  • Reportes de gastos

 Definir, separar y optimizar la “T” y la “E” en T & E

 Si escuchas el término “T & E”, ¿qué piensas? ¿Tiempo y gastos? (time and expense) ¿Viajes y gastos? (travel and expense) ¿Viajes y entretenimiento? (travel and entertainment) Inmediatamente, puedes ver un problema con la etimología corporativa de T & E, así que analicémosla.

En primer lugar, descartemos “tiempo y gastos” (es decir, si estás facturando tu tiempo para proyectar actividades a clientes externos). A continuación, vamos a eliminar el término "entretenimiento". El gasto T & E tiene que ver con la empresa primero, y si tú y tus socios se entretienen en el proceso de crear valor económico, eso es excelente - pero no es el objetivo principal.

Ahora, concentrémonos en los “viajes”. ¿Son un conjunto de procesos de negocio y un “contexto” empresarial para una fuerza de trabajo móvil - o son sólo un conjunto de categorías de gastos para vuelos, hoteles, coches de alquiler, etc.? Cada vez más, son lo primero. A medida que una fuerza de trabajo móvil viaja y colabora (por ejemplo, en reuniones y eventos), se producen gastos diversos en múltiples categorías de gastos, que se están fragmentando a medida que nuevos servicios innovadores son ofrecidos por empresas como Amazon, Uber, AirBnB, Google, Grainger y otros - además de un ecosistema de proveedores de servicios administrados actuales que puedes utilizar (por ejemplo, empresas de servicios de viajes).

T & E tiene que ver realmente con la administración de gastos/desembolsos (es decir, la “E” - expense - en T & E) para un conjunto diverso de servicios que una fuerza de trabajo itinerante necesita para compras y pagos “sin ataduras” (incluyendo pagos de emergencia a proveedores no preferidos) con el fin de apoyar los objetivos de la empresa. Y dado que los procesos P2P se están moviendo a la web en dispositivos móviles, muchos gastos de T & E pueden ser manejados de forma nativa en la web. Por ejemplo, los usuarios de algunos sistemas pueden comenzar a comprar en la web, enviar los detalles del carrito de compras para su aprobación, obtener una “tarjeta virtual” de un solo uso para la compra y luego completar la compra que luego alimenta el (o los) sistema(s) P2P/ERP. No se requieren reembolsos posteriores.

Puesto que este escenario anterior menciona una tarjeta virtual, es un buen momento para hablar sobre las tarjetas comerciales (que son vehículos de financiamiento comercial y medios de pago electrónico) y los reportes de gastos.

Las tarjetas comerciales son como el universo: explotan, se expanden y se contraen. Por lo tanto, se necesita un enfoque unificado para explorarlas y administrarlas.

El uso de tarjetas comerciales como tarjetas de viaje corporativas, tarjetas de compra (p-cards), tarjetas individuales (combinando las dos anteriores), tarjetas de flotilla, tarjetas de un solo uso, tarjetas fantasma, etc. no es nada nuevo, pero hay una tendencia hacia las empresas que desean un conjunto integrada de capacidades de pago/liquidación electrónica que las protege de la administración duplicada (lo que crea costos y riesgos), pero que también les permite ir más allá de las tarjetas de plástico "de a pie" y avanzar hacia servicios de pago que se vinculan flexible y dinámicamente con aplicaciones SaaS que se ejecutan en teléfonos inteligentes que están habilitados para realizar pagos. Este es obviamente un espacio que cambia rápidamente dada la actividad que ocurre en financiamientos en cadena de bloques (blockchain) y de tipo no bancario.

Por lo tanto, nuestra recomendación general a los profesionales de finanzas y compras es usar sus modernos proveedores de suites de aplicaciones de administración de gastos (ustedes tienen uno de esos, ¿verdad?) y empujarlos a integrar las capacidades de pago en varios escenarios de gastos de los empleados (por ejemplo, pago por parte del empleado vs. modelos de pago central) que incluyen no sólo escenarios de viajes (por ejemplo, planificación de viajes, reserva, descarga a reportes de gastos, conciliación, etc.), sino que permiten más ampliamente a los usuarios el acceso basado en roles a un ecosistema de servicios pre-integrados por API (desde proveedores mercantiles y/o los ecosistemas emergentes de los operadores de comercio B2B) que se financian con una combinación óptima de servicios de financiación/pago.

Estos servicios se pueden activar como aplicaciones en una tienda de aplicaciones o simplemente se pueden activar en un panel de configuración de administrador para acceder a ellos. Es un poco como un “punch out” de próxima generación utilizando estándares abiertos y micro servicios. Esto debe incluir las experiencias previas de los requisitores, pero también ser extensible a los escenarios de financiamiento comercial dentro del proceso de facturación y pagos. También desearás tener un conjunto común de reglas de administración de usuarios, aprobaciones de flujo de trabajo, manejo de sesión de usuario, APIs abiertas, monitoreo de riesgos/cumplimiento, monitoreo de SLA y modelos de soporte que unan estos servicios en un proceso de extremo a extremo.

Sí, todavía es pronto, pero ¿preferirías hacer esto tú mismo o deseas que tu proveedor de suite de aplicaciones primarias sea la columna vertebral del proceso para hacer esto por ti y por el resto de la base de usuarios?

La conclusión es que es necesario respaldar y trascender las capacidades tradicionales de las tarjetas comerciales, apoyando compras sencillas sin trabas para trabajadores móviles, que permitan autorizaciones rápidas, acceso a servicios empresariales de valor agregado (incluyendo financiamiento comercial), transparencia de procesos y administración flexible.

Los reportes de gastos posiblemente nunca mueran, pero pueden encogerse y envejecer con gracia

Para algunas organizaciones como proveedores de servicios profesionales, los reportes de gastos no están yendo a ninguna parte, pero para otras, es necesario administrarlos mejor, en tanto que puedan transformarse lentamente y desaparecer en la tierra de lo digital.

Comienza con los "conceptos básicos". Utiliza un sistema que sea móvil (incluyendo la funcionalidad de escaneo intuitivo) y se integre a: comerciantes, proveedores principales de servicios de viajes, proveedores de tarjetas comerciales y aplicaciones P2P/ERP para satisfacer tanto a los usuarios finales como al personal de compras/finanzas que deseen visibilidad de gastos (por ejemplo, mapeo inteligente de códigos mercantiles para tu taxonomía de gastos) y visibilidad de cumplimiento / rendimiento.

Una vez que puedas liberar tu gasto de los sistemas de elaboración de reportes de gastos anticuados y obsoletos y de las tarjetas comerciales, y luego administrar esos gastos en el contexto de un proceso P2P más amplio, entonces podrás simplificar tu vida internamente y tener acceso a nuevas innovaciones externamente.

 

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