La Captura de Facturas en un Portal o Red de Proveedores (Procure-2-Pay)

e-invoicing

Este articulo es una continuación del dilema en las redes de proveedores sobre que capacidades Desarrollar y cuales llevar a un esquema de Servicios Administrados.

En muchos casos, la solución óptima de una Red de Proveedores o Portal es una mezcla de capacidades que podrían incluir software, con o sin servicios administrados, en este articulo vamos a comentar una de las capacidades de la Red o Portal "La Captura de Facturasmisma que podría “funcionar como capacidad desarrollada o vía un servicio administrado .

La Captura de Facturas

El proceso óptimo de facturación electrónica debe ser capaz de capturar el 100% de las facturas de sus proveedores en línea, asegurándose de que todo el manejo es electrónico e incluso transformar facturas en facturas electrónicas, si es necesario.

El objetivo del procesamiento de las facturas electrónicas es requerir un mínimo de toma de decisiones humanas y tener un proceso sin contacto en el que todas las validaciones se manejen con capacidades inteligentes. La tecnología puede (y debe) desempeñar un papel esencial en esto. Sin embargo, este escenario (procesamiento de facturas electrónicas) es donde los proveedores de servicios administrados suelen ser más utilizados para cumplir con el objetivo de capturar el 100% de las facturas de los proveedores y transformarlas en facturas electrónicas que se procesarán en la red o portal del proveedor.

En el caso de las redes de proveedores que dependen de sus capacidades tecnológicas, el proceso de captura de facturas se habilita mediante la capacidad de “convertir” una orden de compra en una factura, captura de Web (por ejemplo, en el formato de archivo cXML) y EDI. A veces, el proceso puede incluir correos electrónicos con una factura PDF-XML adjunta para ser importada electrónicamente a una plantilla específica.

La complicación en este escenario es cómo incorporar facturas en papel o en formato PDF por correo electrónico sólo con capacidades tecnológicas (las facturas en papel todavía se utilizan con frecuencia en los mercados de América del Norte y Europa). Algunos proveedores de soluciones ya están abordando este tipo de casos con mecanismos inteligentes de captura de datos.

Los servicios administrados han tenido mucho éxito en la captura de todo tipo de facturas y su conversión en facturas electrónicas, y como se mencionó anteriormente, muchos proveedores que sólo utilizan sus capacidades tecnológicas para la captura de facturas todavía no pueden garantizar la recepción electrónica del 100% de las facturas de los proveedores. Por lo tanto, los servicios administrados son ciertamente un valor agregado, ya que proporcionan una red de seguridad sobre todo el proceso de captura de facturas para maximizar la tasa de captura, mientras manejan los procesos de digitalización y aseguramiento de datos (si es necesario) e incorporan las facturas en los procesos de aprobación y pago.

 

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