La Conectividad Directa entre Compradores y Proveedores

Uno de los desafíos más importantes que enfrentan las organizaciones de compras y los proveedores cuando interactúan entre sí es la falta de soluciones tecnológicas efectivas que puedan conectar las actividades y procesos de cada uno para garantizar la eficiencia y la productividad mientras se eliminan los errores y los retrasos en el proceso, ya sea por errores de comunicación o insuficientes capacidades de colaboración. Sin embargo, las redes de proveedores y las soluciones P2P pueden ayudar a superar estos obstáculos y permitir que las organizaciones compradoras y los proveedores se conecten e interactúen de una manera más eficiente (y a menudo más efectiva).

En este artículo me centraré en los riesgos de conectividad insuficiente, los beneficios de hacerlo correctamente, y por qué vale la pena para los proveedores invertir tiempo y recursos para mantenerse conectados con los medios más automatizados posibles.

Riesgos y Complicaciones Derivados de una Mala Conectividad

Para las organizaciones que todavía utilizan su ERP como su único (o principal) sistema para procesar todas las actividades de adquisiciones, facturación y pagos, el intercambio de documentos y los métodos de comunicación  típicos se realizan ya sea por papel, fax o correo electrónico (algunas empresas también pueden tener tecnologías EDI o servicios web en funcionamiento para interactuar con proveedores selectos). Aunque estas formas de comunicación se han utilizado durante años, son insuficientes hoy en día, ya que introducen riesgos significativos para el proceso de conectividad comprador/proveedor.

Estos son algunos de los riesgos potenciales:

  • Pérdida de documentos (órdenes de compra/facturas), causando problemas de productividad y pérdida de tiempo/recursos
  • Documentos mal administrados, lo cual disminuye la velocidad de los pasos del proceso y de los tiempos de ciclo totales
  • Flujo de trabajo (p. ej., coincidencias) y pasos del proceso insuficientes, causando fricción en las relaciones comerciales y colaboraciones improductivas
  • Malentendidos de comunicación, causando problemas de relación de negocios, retrasos en el proceso, insatisfacción del cliente (interna y externa), resultados inapropiados, etc.
  • Incapacidad para manejar problemas tales como coincidencia de documentos entre órdenes de compra, recibos de mercancías y facturas, causando pagos incorrectos y usuarios insatisfechos (¡clientes internos y proveedores!)
  • Incapacidad para asegurar el cumplimiento de contratos, acuerdos de precios o presupuestos, crear pasivos comerciales para compradores y proveedores (o créditos que se pierden o sólo se identifican más tarde)
  • Complicaciones en el manejo de cambios de documentos o el manejo de disputas, causando proveedores insatisfechos y procesos incompletos
  • Incapacidad para rastrear el estado del documento durante su proceso (falta de visibilidad), provocando insatisfacción del cliente y usos improductivos del tiempo
  • Falta de digitalización de documentos, requiriendo así procesos manuales o semi-automatizados, que pueden introducir su propio conjunto de riesgos
  • Colaboración improductiva entre las partes interesadas (compradores / proveedores / AP), causando retrasos en los procesos, uso improductivo de tiempo y recursos, resultados insatisfactorios, etc.

Estar bien conectado no es algo que las organizaciones compradoras y los proveedores deben considerar a la ligera. La conectividad puede convertirse en una importante ventaja competitiva (o en una desventaja), sobre todo teniendo en cuenta el creciente mundo digital en el que deben operar las compras y las cuentas por pagar.

Ventajas de Estar Bien Conectado

Hay muchas maneras de conectar proveedores con organizaciones compradoras. Sin embargo, ¡no todas estas formas son necesariamente óptimas!

Las organizaciones actuales requieren interacciones comerciales (entre clientes internos y terceros) para ser eficientes, eficaces y cada vez más, en tiempo real. Normalmente, el objetivo más importante de la conectividad es permitir la automatización de procesos con colaboraciones en tiempo real y visibilidad de la información. Y aquí es donde soluciones tecnológicas como redes de proveedores/empresariales y soluciones P2P han cambiado el concepto de conectividad, reuniendo a compradores y proveedores y a todas las partes interesadas (dentro de una organización).

En este nuevo entorno, las capacidades de comunicación de una tecnología de correo electrónico o EDI por sí mismas no son suficientes. Las redes y los portales P2P han mejorado las comunicaciones empresariales al crear un lugar centralizado para conectar a los compradores y proveedores directamente y en tiempo real (uno a uno, uno a muchos o muchos a muchos). Incorporan características y funcionalidades que mejoran la comunicación, la colaboración y la toma de decisiones de negocios entre ellos y eliminan los puntos débiles mencionados anteriormente.

Los siguientes son algunos de los beneficios que los proveedores pueden aprovechar fácilmente:

  • La capacidad de cargar en un repositorio centralizado toda la información necesaria para hacer negocios e interactuar en tiempo real con una o más organizaciones compradoras, además de impulsar la auto-administración de la actividad del proveedor
  • Acceso a tecnología o servicios para capturar, digitalizar, combinar e incorporar cualquier tipo de documento fuente (por ejemplo, papel, PDF por correo electrónico, XML, EDI) a un proceso automatizado (como facturación electrónica, pago electrónico, manejo de documentos, etc.) . Además, estos procesos se pueden habilitar mediante flujos de trabajo configurables y reglas de negocio (alertas, escalaciones, decisiones condicionales, etc.), mejorando la eficiencia.
  • Integración de procesos P2P de extremo a extremo (compras, facturación y pagos) que permiten visibilidad en tiempo real (estado del documento, herramientas de análisis, etc.) y eficiencias del proceso (por ejemplo, pagos programados y facturas repetitivas, manejo de disputas, etc.)
  • Un correcto intercambio de documentos con acuses de recibo, procesos de aprobación, pistas de auditoría, enlaces de comunicaciones relacionados y reportes de estado en tiempo real
  • Acceso a mecanismos de colaboración en tiempo real (por ejemplo, chat, mensajería) soportados con capacidades de flujos de trabajo para aumentar la productividad de la comunicación (cambios de documentos, disputas, excepciones, etc.)
  • Acceso a servicios de valor agregado, tales como soporte para ser incorporado y habilitado; un servicio de cumplimiento con las regulaciones de facturación electrónica (específico de cada país); opciones de pagos electrónicos y oportunidades de financiamiento financiadas por la organización compradora o una compañía de terceros (bancos, prestamistas)
  • Integración total entre los sistemas del proveedor y los sistemas del comprador a través de la red. Los sistemas del proveedor incluyen cuentas por cobrar, contabilidad e incluso cuentas por pagar para aquellos escenarios en los que los proveedores pueden convertirse en compradores dentro de las mismas capacidades de red

La conectividad directa a través de una red o una plataforma P2P está llena de ventajas para los compradores y proveedores. Los proveedores de soluciones de TI (redes y suites P2P) han estado invirtiendo su capital en las mejores capacidades para mejorar la conexión de negocios entre compradores y proveedores. A través de la tecnología y los servicios, estos proveedores buscan beneficiar a millones de proveedores al simplificar la forma en que hacen negocios con las organizaciones compradoras, además de mejorar sus resultados empresariales. El concepto de red abierta está en su infancia. Sin embargo, una vez que llegue a la madurez, el escenario de negocios será beneficioso para todos los negocios de proveedores incorporados en una red de negocios.

 

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