La digitalización como herramienta competitiva

La velocidad de respuesta demandada por los mercados no puede ser atendida mediante procesos manuales que operan con documentos físicos. Analizar los actuales procesos de la organización y transformarlos a operaciones digitales se vuelve una necesidad imperiosa para mantener a la empresa competitiva ante las demandas de los clientes, la sociedad y los entes regulatorios.

La digitalización es uno de los retos más relevantes de nuestros tiempos, entender lo que esto significa y las implicaciones que tiene sobre las operaciones en las cadenas de suministro, es una obligación no solo de los colaboradores que trabajan en esta área, sino de todos los miembros de una organización. Una publicación muy interesante realizada por Docuware llamada “The Modern Manufacturers Guide to Digitizing 7 Key Business Processes” nos ayuda a comprender las dimensiones de este reto dentro del ambiente de manufactura.

“El momento culminante de la tecnología aditiva y del internet de las cosas será cuando una parte personalizada tenga el mismo costo por unidad que la producción de millones de ellas”, esta frase de Guy Bieber, director de estrategia y arquitectura en Citirx, nos da una idea de los alcances de la digitalización en el mundo de la manufactura.

La digitalización debe ayudarnos a responder algunas de las siguientes preguntas:

  • ¿Cómo podemos llegar más rápido a los mercados?
  • ¿Cómo atender la competencia global proveniente de mercados de bajo costo laboral?
  • ¿Cuáles son las implicaciones de procesos para una operación global con clientes y proveedores dispersos?
  • ¿Cómo pueden la compañía tener alta calidad al mismo tiempo que bajo costo?
  • ¿Cómo podemos lidiar con requerimientos cada vez más frecuente y más complejos?

Sin lugar a dudas, una de las bases importantes para los nuevos retos radica en la capacidad de la organización para manejar la información, sobre todo a la conocida como “no estructurada”. La información ya no sólo debe ser manejada adecuadamente a nivel interno, sino que debe ser compartida lo largo de toda la cadena con múltiples socios de negocio. En la actualidad, mucho de la información es procesada manualmente o con sistemas híbridos, papel/digital, creando trabajo extra así como  la oportunidad para cometer errores e interrupciones en los procesos. Se considera que sólo entre el 20% y el 30% de las empresas utilizan su ERP para el manejo de información no estructurada, el resto la manejan principalmente en papel.

Es evidente que existe una gran oportunidad para el manejo de la información dentro de las organizaciones de manufactura dentro de los seis procesos más críticos de su operación que son:

  • La planeación y el diseño del producto
  • El abastecimiento
  • La producción
  • Las ventas y el procesamiento de órdenes
  • La logística y distribución
  • El servicio al cliente

Dentro de la planeación y el diseño del producto, los requerimientos del mercado son traducidos en especificaciones que conectan a la ingeniería con la manufactura. En este proceso se generan documentos como: requerimientos del mercado, dibujos, estándares, especificaciones, instrucciones de manufactura, requerimientos regulatorios y documentos para la  aprobación entre otros. Mucha de esta información es manejada bajo el principio de “over the wall”, en donde cada área realizar sus documentos y los envía a la que sigue de manera lineal generando graves problemas de comunicación y una enorme cantidad de solicitudes de cambio de ingeniería que se pierden en múltiples sistemas y que consumen gran parte del tiempo del desarrollo.

Como parte de la digitalización en el diseño, se requiere mejora la transferencia de los requerimientos entre las áreas participantes, asegurar la retención y protección de información de diseño asociada con propiedad intelectual, una rápida atención de resolución a las solicitudes de cambio de ingeniería así como la eliminación de procesos de re-trabajo. La adecuada aplicación de la digitalización, contribuirá a reducir radicalmente el tiempo demandado para el diseño y por lo tanto la disponibilidad de los productos para el mercado.

Dentro del abastecimiento, es necesario traducir los requerimientos internos en requerimientos hacia los proveedores, los que demanda de la generación de múltiples documentos a lo largo de la relación con estos. Algunos de los documentos típicos de esta relación son: pronósticos de consumo, especificaciones de producto, solicitudes de cotización, contratos, órdenes de compra, documentos de entrega, facturas, reportes de calidad, reportes de corrección de fallas y muchos más.

Cuando la mayoría de estos documentos se pueden manejar de forma digitalizada, los procesos de adquisición se vuelven más simples y consumen menos tiempo permitiendo al profesional en suministro tener más tiempo para el análisis  y la generación de valor, lograr mayor visibilidad sobre los proveedores, obtener mayor productividad en el trabajo cotidiano y responder más rápidamente a las demandas de los clientes.

El proceso de producción, también requiere de una gran cantidad de documentos para su operación cotidiana y que generalmente son manejados de manera física. Algunos ejemplos son: los planes de producción, las hojas de diseño, los procedimientos operativos, las pruebas de calidad, etc. Tenemos claro que la falta de información se puede convertir el mayor cuello de botella para un proceso manufacturero y que la rápida disponibilidad de esta puede contribuir a mejorar la calidad y la eficiencia de la operación, facilitar los procesos detección de calidad y permite tener un mejor control de información asociada con aspectos regulatorios del medio ambiente, seguridad e higiene.

El trámite de los pedidos de los clientes impacta directamente en su percepción del servicio que la organización les puede ofrecer, esto inicia con la recepción de sus solicitudes y concluye con el pago de los productos y servicios suministrados. Desafortunadamente, esta área se caracteriza por la gran cantidad de documentos que maneja ya sean asociados con las propuestas y cotizaciones durante el proceso de pre venta, como con todos aquellos asociados con la formalización de la compra, que pueden implicar órdenes de compra, solicitudes de crédito, facturas, documentos de embarque, etc. Estos procesos son en algunos casos una queja relevante de los clientes, que sienten que la organización les obliga a invertir demasiado tiempo y recursos en procesos administrativos.

Simplificar la documentación en la parte comercial se puede traducir de mayores ventas, mayor satisfacción del cliente y por lo mismo en una mejor posición comercial para la organización.

A distribución y logística se asocia con los procesos que permiten mover los productos hacia los consumidores, requiere de la participación de áreas comerciales, almacenes, transportistas y posiblemente intermediarios logísticos. Cada uno de estos participantes, demanda de una gran cantidad de documentos que soporten y justifiquen el movimiento de los materiales y que finalmente se traduce en largos tiempos entrega, y satisfacción del cliente y demoras en la generación de ingresos. No hay duda, es un proceso que se podrá ver fuertemente impactado mediante la digitalización.

El último proceso se refiere al servicio al cliente, a la postventa,  en donde el cliente espera una respuesta satisfactoria de la organización a sus necesidades de información, consumibles, reparación o algo similar. Nuevamente, podemos identificar que esta área está llena de documentos físicos asociados con las solicitudes del cliente para reparaciones, retornos, garantías, etc. Implementar acciones de digitalización en este proceso permitirá a los consumidores tener mayor facilidad de acceso a información técnica de servicio, agilizará los procesos de garantías y retornos y contribuirá a entregas oportunas con su consecuente incremento  en la satisfacción del cliente.

Además de todo lo anterior, la manufactura debe cumplir con una serie de regulaciones generales de la organización asociadas con aspectos de seguridad e higiene, cumplimientos ambientales, aspectos del sistema de calidad, regulaciones laborales, etc.

Basados en este panorama, es claro reconoce la necesidad de contar con plataformas tecnológicas que agilicen el manejo adecuado y oportuno de la información no estructurada, sin embargo es importante considerar que estas plataformas deben de cumplir algunos requisitos como:

  • Facilidad en su uso, ser intuitivas
  • Facilidad para integrarse con los sistemas actuales de la organización
  • Operables en ambientes tipo “nube”
  • Facilitar el compartir información y conocimiento o con usuarios de la misma otras plataformas
  • Generar un adecuado retorno de inversión

Generalmente las organizaciones se preocupan por mejorar la eficiencia en los procesos productivos y se olvidan de la “fábrica de papel” que representan los procesos administrativos. Los nuevos mercados, demandan respuestas oportunas y ésta no seran generadas mientras los flujos de información no se simplifiquen y no seamos capaces de que las decisiones sean tomadas rápidamente por el primero que cuente con la información adecuada sin importar su nivel dentro de la organización.

 

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