La Experiencia del Usuario necesita Más que Sólo una Pantalla Bonita

UXI

Por Qué es Importante la Experiencia del Usuario

Para las tecnologías de adquisición, UX es muy importante en estos días. Para bien o para mal, se está convirtiendo en la base de muchas selecciones de soluciones tecnológicas, ya que las organizaciones se están dando cuenta rápidamente de que la experiencia del usuario es la clave para la adopción. Los equipos de adquisiciones ahora están tomando conciencia de que la tecnología de alto precio que adquieren sólo entregará un ROI si se utiliza. Y habiendo adquirido demasiados shelfware con el tiempo, muchos han decidido que es mejor conformarse con menos características si el software es en realidad adoptado.

Además, un buen UX facilita que los usuarios empiecen a usar la plataforma en el primer día sin capacitación y tengan acceso a hasta el 80% del valor que ofrece la solución. Pueden subir, tener acceso a las funcionalidades básicas y si la plataforma está bien diseñada, acceder a funcionalidades adicionales con poco entrenamiento.

Las Expectativas Hoy

Un UX de nivel básico ofrece hoy más que una bonita pantalla. Suele llevar una guía integrada que ayuda al usuario a navegar a través del flujo de trabajo adecuado para cada función clave. También permitirá una verdadera colaboración, no sólo correo electrónico o mensajería asíncrona.

En las plataformas más eficaces, los usuarios ni siquiera necesitarán saber si hay políticas o consideraciones relevantes: la solución detectará automáticamente dónde y cuándo deben aplicarse y presentará al usuario únicamente las opciones que sean pertinentes. Las soluciones a este nivel también proporcionan advertencias si entran en un flujo de trabajo de excepción y se requieren aprobaciones más altas.

Por último, la UX “de vanguardia” hoy en día es capaz de aprovechar el reconocimiento de patrones de uso, aprendizaje de máquinas, detección de tendencias y el razonamiento para adaptarse al usuario y hacer al UX mejor con el tiempo.

En resumen, un UX eficaz no sólo hace a una plataforma pegajosa, sino que también hace que el usuario cotidiano sea más productivo con el tiempo. Cuanto mejor sea la UX, mayor será el nivel de productividad que podemos asociar con la solución (y mayor la probabilidad de obtener mejores resultados empresariales de la misma).

Podemos ir tan lejos como para decir que la UX es el factor determinante y clave definitivo para alcanzar los indicadores que se requieren para el éxito de la organización y el ROI de la plataforma en la mayoría de las tecnologías de adquisición.

Más Allá de lo Obvio

Para cualquiera que haya luchado para impulsar la adopción de una solución de tecnología de adquisición, todo lo que ya hemos dicho debe ser obvio. Pero lo que no es tan obvio son las numerosas y con frecuencia superpuestas consideraciones adicionales que tienen en cuenta que las interfaces modernas son más que simples aplicaciones de entrada de datos basadas en formularios. Por ejemplo:

  • Un UX ideal no tiene que existir — puede ser “touchless” (sin contacto).
  • El contexto puede ser tan importante como el contenido.
  • La tecnología móvil  se está volviendo omnipresente y debe ser parte de la plataforma y la experiencia del usuario (donde tenga sentido).
  • La colaboración puede ser una ventaja competitiva (pero no necesariamente en la forma en que se podría pensar).

Es posible que estos puntos no sean aplicables a todas las necesidades y deseos de la organización. Por ejemplo, para algunos procesos y funciones, la tecnología móvil simplemente no funciona, cuando para otros procesos y funciones, nada funciona mejor que lo móvil. Y así debe ser.

Por ejemplo, nadie:

  • Trataría alguna vez hacer análisis de gastos reales en un teléfono inteligente. Sin embargo, a todos les encantaría la capacidad, antes de hacer una solicitud de compra, de ver cuánto presupuesto les queda y un total rápido de gasto durante el último mes, trimestre o año.
  • Intentaría construir una lista de materiales de más de 50 artículos en un teléfono. Pero a un gerente en el día a día le gustaría la capacidad de aprobarla si la requisición estuviera dentro del presupuesto, para las piezas contratadas y las materias primas, a las tarifas contratadas y coincidiendo con una configuración estándar que se ordenaba típicamente cada trimestre.

Un diseño óptimo de UX tendrá en cuenta lo que el usuario necesita hacer en el día a día y le da al usuario un método eficiente para hacer eso. Incluso puede pedir al usuario que tome ciertas acciones (p. ej., sugiriendo “tomar una foto de su recibo” que se escaneará automáticamente, se reconocerá mediante OCR en una aplicación de T & E y se etiquetará en un informe o código específico).

 

Pasando al Touchless

Como se mencionó anteriormente, un gran UX también puede ser touchless. Ciertas funciones pueden y deben ser automatizadas, y un usuario solo debe involucrarse si las excepciones que no pueden resolverse automáticamente se materializan.

Como se mencionó anteriormente, un gran UX también puede ser touchless. Ciertas funciones pueden y deben ser automatizadas, y un usuario solo debe involucrarse si las excepciones que no pueden resolverse automáticamente se materializan.

Por ejemplo, cuando se recibe una factura, se debe analizar automáticamente en busca de cualquier dato que haga falta (SKU's, PO's, etc.) y si esos datos pueden rellenarse automáticamente desde el sistema, así debería ser. Posteriormente, debe coincidir automáticamente (de una, dos, tres, cuatro, cinco o más maneras) con todos los documentos relacionados, y si hay incoherencias o falta de datos que no pudieron ser rellenados automáticamente, debe devolverse al proveedor con una explicación del problema, junto con cualquier sugerencia que permita que la factura se procese automáticamente (y posiblemente sea incluso aprobada automáticamente si es contra una PO aprobada y la mercancía ha llegado).

Un comprador o empleado de AP sólo debe tener que procesar manualmente una factura si contiene una excepción que el proveedor no está dispuesto a resolver, está por encima de un umbral o no puede ser igualada con una requisición, orden de compra pedido o una orden permanente en un contrato

Del mismo modo, si un producto o envío tiene defectos o daños, el receptor no debe tener que pasar 15 minutos llenando un formulario si una sola imagen o un video de 15 segundos captura el problema. El producto o envío debería poderse marcar como defectuoso, rechazarlo y tomar, adjuntar y enviar fotos y/o video como prueba en unos segundos y volver a sus actividades (lo que ahora puede implicar tratar de encontrar un producto de reemplazo a tiempo para satisfacer las demandas de los clientes).

 

Orientación basada en la experiencia

Quizás lo más importante hoy en día, las UX verdaderamente óptimas no sólo son adaptables a los patrones de uso, sino que también ofrecen flujos de trabajo y procesos que codifican el conocimiento de expertos líderes. Por ejemplo:

  • En el análisis de gastos, sugieren categorizaciones significativas que han sido utilizadas por consultores haciendo análisis para empresas similares con el fin de ahorrar mucho dinero
  • En las compras basadas en catálogos, no sólo guían al usuario a productos bajo contrato o preferidos, sino también a productos con características clave que coinciden con las necesidades de la organización cuando no hay productos contratados o preferidos
  • Para optimizar el abastecimiento, sugieren relajaciones de restricciones o mejoras de modelos que probablemente aún satisfagan las necesidades del negocio, pero que permitan identificar nuevas soluciones y mayores ahorros.

Para abreviar, traen a la mesa experiencia y pericia.
En resumen, una gran experiencia de usuario ofrece mucho más que una bonita pantalla. Pero lo que está en esa pantalla variará no sólo en función del módulo, el factor de forma o el usuario, sino también de otros numerosos elementos que se unen para hacer la experiencia.

 

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