La Facturación Electrónica y la Preparación de los Proveedores en Latinoamérica

Como hemos visto en la Parte 1 y la Parte 2 de esta serie, la facturación electrónica ha producido grandes beneficios para los gobiernos en términos de recaudación de impuestos y de la simplificación de sus propios procesos de control, para lo cual han implementado mecanismos con los que las empresas deben cumplir y que van desde lo simple hasta lo complejo. Tanto para los compradores como para los proveedores, esto representa un nuevo desafío tecnológico - especialmente para compañías con operaciones en múltiples países de América Latina.

Las empresas que hacen negocios en América Latina han tenido que acelerar el proceso de preparación para cumplir con las regulaciones gubernamentales, especialmente en aquellos casos donde la facturación electrónica se ha vuelto obligatoria. En este artículo, hablamos de las necesidades de preparación de los proveedores para hacer negocios en Latinoamérica, qué apoyo hay disponible para las organizaciones por parte de los proveedores latinoamericanos de soluciones de facturación electrónica y algunas ventajas de realizar la facturación electrónica dentro de una red de proveedores o una solución integrada P2P.

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La Preparación de los Proveedores en América Latina

Dejando a un lado los requisitos fiscales que cada empresa debe cumplir para convertirse en una organización registrada y válida para las administraciones tributarias en cada país latinoamericano, la preparación de un proveedor para la facturación electrónica depende de las regulaciones de cada país, que varían significativamente de uno a otro. En el caso de América Latina, esto implica que las organizaciones deben conocer en detalle las regulaciones de cada país, qué se requiere para cumplir con ellas y cuáles partes interesadas necesitan estar involucradas.

Como mencionamos en la Parte 2 de esta serie, para estar en conformidad con las regulaciones gubernamentales en cuanto a facturación electrónica, algunos países requerirán validar una factura electrónica con la administración tributaria antes de su emisión. Otros requieren que las compañías sellen las facturas electrónicas con firmas digitales oficiales y códigos de barras, y otros exigen incluso que las empresas adjunten documentos oficiales de transporte a la factura electrónica o que vinculen las facturas electrónicas a una herramienta e-fiscal de presentación de informes/reportes.

La parte importante a tener en cuenta aquí es que para realizar la facturación electrónica correctamente y en cumplimiento con cada país de América Latina, un gran porcentaje (si no todas) las organizaciones probablemente necesitarán de un proveedor externo de soluciones de tecnología o de servicios — incluso las pequeñas empresas que emiten una factura al mes.

Cómo Estar Preparados

La preparación de las empresas con respecto a la facturación electrónica en América Latina requiere de un enorme esfuerzo, e involucra el poder recibir y emitir facturas electrónicas en cumplimiento con las reglas de cada país. Una vez que las empresas sean conscientes de este desafío, el paso recomendado es incorporar una solución o un servicio tecnológico que apoye el proceso completo, independientemente de su complejidad; las soluciones tecnológicas como las redes de proveedores han logrado un gran avance en su oferta de servicios que cubra ambos escenarios.

En el caso de los proveedores estos debe contar con toda la documentación y permisos que las administraciones tributarias requieren para operar en cada país y poder emitir facturas electrónicas. La solución tecnológica debe facilitar el proceso completo de facturación electrónica de conformidad con todos los requerimientos internos de la organización compradora y las regulaciones gubernamentales, sin importar si requiere validación de facturas electrónicas, un sello de firma digital, la transformación de una orden de compra en factura o de crear la factura desde cero.

En el caso de empresas con operaciones en más de un país latinoamericano, estas pueden considerar si es necesario contar con uno o más proveedores de soluciones para apoyar el proceso de facturación electrónica y asegurar su cumplimiento. La mejor opción, sin embargo, suele ser la más simple, y encontrar un proveedor que apoye todo el proceso de facturación electrónica en cualquier país de América Latina siempre será mejor.

La gran ventaja para las empresas que operan en América Latina es que ya hay proveedores de soluciones que pueden ayudarles a realizar todo el proceso de facturación electrónica, aunque no todos ofrezcan el mismo nivel de servicio, la misma integración con los sistemas de negocios o el mismo alcance en el número de países que pueden cubrir. Algunas soluciones son solamente locales, otros pueden abarcar un par de países y otros pueden cubrir la operación de facturación electrónica en todos los países latinoamericanos. Las empresas necesitan hacer un análisis detallado de las capacidades de los proveedores de soluciones a fin de que coincidan con los requerimientos de la empresa y faciliten el cumplimiento del proceso completo de facturación electrónica propia y de sus proveedores.

Soluciones de Facturación Electrónica en América Latina

En los países de América Latina, las organizaciones pequeñas y medianas utilizan soluciones de facturación electrónica o proveedores de servicios que únicamente se dedican a emitir facturas en  cumplimiento con las regulaciones gubernamentales de la factura electrónica y la envían por correo (XML) a la organización de compras correspondiente o de nuevo a la empresa emisora (proveedor).

Para las organizaciones grandes o globales que requieren capacidades más corporativas como: opciones de captura de facturas, mecanismos de colaboración, procesos de comparación entre órdenes de compra y facturas, características móviles, la incorporación de opciones de pagos y financiamiento, reportes y análisis de información, integración con otras soluciones tecnológicas como compras y cuentas por pagar, las soluciones que solamente emiten facturas validas no son la mejor opción. En lugar de ello, recomendamos investigar redes de proveedores y soluciones integrales de compras a pago con capacidades de facturación electrónica para América Latina.

La facturación electrónica es un proceso crítico para los compradores y proveedores que operan en América Latina. La agilidad y los recursos necesarios para mantener actualizadas a las organizaciones a fin de cumplir con las regulaciones locales requieren de investigación significativa, así como del apoyo de soluciones tecnológicas. Los riesgos de no llevar a cabo correctamente la facturación electrónica en América Latina se intensifican, desde una fuerte multa hasta llegar a penas de cárcel para los responsables de una violación. Es algo que simplemente no puedes permitirte el lujo de ignorar.

Tu solución de facturación electrónica debería ayudarte a:

  • Mejorar tu desempeño en cuanto a: Captura, procesamiento, flujos de trabajo, colaboraciones
  • Optimización y mejora de tu flujo de efectivo y capital de trabajo con base en tu práctica de facturación electrónica
  • Mejorar el manejo y la exactitud de tus datos
  • Lograr un procesamiento automatizado de facturas sin ninguna intervención.
  • Reducir el costo de procesar una factura
  • Reducir tu proceso de aprobación de facturas. Automatizar tus flujos de trabajo para la aprobación de facturas. Administrar tus reglas de negocio para tus procesos de facturación y pago.
  • Reducir tu porcentaje de facturas rechazadas
  • Pagar tus facturas a tiempo y medir este desempeño
  • Aumentar tus facturas procesadas
  • Localizar todas tus facturas perdidas, estado y ubicación
  • Reducir el tiempo para controlar los errores o excepciones.
  • Tener análisis en tiempo real a un nivel de detalle de línea de factura
  • Contar con análisis predictivo basado en tus datos de facturación (pronóstico y escenarios).
  • Facilitar los procesos de auditorías de facturas

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