La gestión del riesgo como prioridad

Gestionar el riesgo asociado con el suministro y específicamente con los proveedores es una de las principales responsabilidades del área de suministro y en general de toda la organización. Existen cinco errores típicos de todo comprador debe evitar en este tipo de gestión.

Las organizaciones se pueden ver afectadas por los riesgos que ella misma genera, pero también por aquellos que provienen del entorno y específicamente por los que pueden introducir su base de proveedores.

La gestión del riesgo de la base de proveedores, tiene como objetivo fundamental eliminar a minimizar la exposición que la organización tiene con relación a sus socios de negocio. Por lo que esto debe ser ejecutado a lo largo de todo del ciclo de vida de la relación con el proveedor:

  • Asegurar que se está utilizando el proveedor correcto
  • Verificar que los proveedores cumplen con todas las políticas y regulaciones que implica su operación así como los productos y servicios que provee
  • Validar que el proveedor entrega de acuerdo a los términos establecidos en la relación comercial
  • Preparar estrategias para reaccionar ante posibles escenarios de riesgo.

Podemos resumir, que la gestión del riesgo de los proveedores enfoca en coordinar esfuerzos ligados al cumplimiento, el desempeño, la definición de respuestas así como la construcción de resiliencia.

La mejor gestión del riesgo es la que trabaja de manera proactiva para prevenir la introducción de riesgos así como también la que introduce acciones para mitigar la probabilidad o el impacto o de eventos futuros.

Para poder identificar los riesgos, las organizaciones tienen primero que identificar los y definir los claramente ya que solo con estas referencias es posible evaluar las condiciones que ofrece cada uno de los proveedores y como consecuencia construir y los procesos y los contratos que regulará la relación comercial.

Las organizaciones líderes, utilizan el proceso de contratación para anticipar escenarios potenciales de riesgo que pueden impactar la relación. Lo que pretende contrato es definir acciones que protejan a la organización  en caso de que se presentan algunos faltantes o crisis, ya sea por en los productos o servicios suministrados o en la salud financiera del proveedor.

La información asociada con el riesgo de un proveedor debe estar disponible para diferentes miembros de la organización que pueden verse afectados o tomar medidas ante la ocurrencia de los eventos anticipados. La transparencia y la visibilidad se vuelven dos variables esenciales para evitar o mitigar los efectos negativos.

La gestión del riesgo debe ser realizada de forma profesional, esto implica adoptar una metodología formal, aplicarla de forma sistemática y aprender durante el proceso.

Risk Methods, una empresa especializada en el tema nos aconseja, en su artículo Five Supply-Chain Risk Management Mistakes That Could Cost Your Business a Fortune,  tener cuidado de no cometer 5 errores típicos durante la gestión del riesgo:

  1. Enfocar los esfuerzos de riesgo en los proveedores en los que se realice el mayor gasto. Utilizar el monto gastado como el criterio importante para identificar el riesgo es equivocado, el principio de Pareto en base al impacto o en el gasto o no considera las variables relevantes en este caso que son donde existe más probabilidad de que ocurra un evento o, y cuáles serían los proveedores que pudieran causar mayores impactos negativo sobre los resultados de la organización.  Una empresa con la cual se gasta una pequeña cantidad, pero suministrar material o componente crítico para la operación y/o los resultados de la organización requiere mayor atención que un proveedor sobre el cual se gastan muchos miles de dólares pero que puede ser fácilmente sustituible o solo impacta en una pequeña porción de las operaciones.

 

  1. Se analizan y aprueban a los nuevos proveedores solamente cuando se les da de alta. Recordemos que el riesgo es algo dinámico, que aparece en cualquier momento y puede poner en riesgo la continuidad del suministro. Los eventos naturales, malas decisiones financieras, o problemas laborales pueden cambiar radicalmente el nivel de riesgo de un proveedor y se debe estar atento a cualquier señal que indique la posibilidad de que estén apareciendo nuevos riesgos o se estén acrecentando los previamente identificados.

 

  1. Confiar en que el proveedor notificará oportunamente cuando se encuentre en una situación crítica. Esto no será cierto la mayoría de los casos, es muy probable, que importantes miembros de la organización del proveedor de siquiera estén enterados de algunos riesgos que están ocurriendo o a punto de ocurrir dentro de su organización. Es muy probable, que proveedor considera que puede resolver los riesgos antes de que se vuelvan críticos y al final descubra que se le salieron de control. Es responsabilidad de suministros mantener los canales de comunicación abiertos pero monitorear regularmente el riesgo asociado con cada proveedor.

 

  1. Suponer que porque un proveedor nunca ha fallado es confiable. Riesgo parece en cualquier momento, es simplemente una cuestión de probabilidades y cambios en el entorno. El desempeño pasado no es necesariamente un buen indicador de lo que vendrá en el futuro, por lo cual, monitorear a los proveedores es una tarea permanente.

 

  1. Tenemos proveedores o de remplazo para todas nuestras compras clave. Esta es una buena estrategia, sin embargo consideremos que pasaría cuando la falla ocurre en un proveedor de segundo nivel que es común para ambos, los llamados proveedores Nexus. En este caso, ambos proveedores fallaran tarde o temprano. Es por esto, quien productos date criticidad el análisis debe de ir más allá del primer nivel requiriendo analizar a los proveedores de los proveedores.

 

El riesgo se vuelva parte de nuestro día a día, no debe significar que dejamos de tomarlo en cuenta sino todo lo contrario, debe ser un elemento más dentro de cualquier proceso de decisiones para la selección y continuidad de las relaciones con los proveedores críticos de la organización.

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