La importancia de los datos en tiempo real para cuidar el gasto empresarial

Los datos siempre han sido de vital importancia para medir, controlar y tomar decisiones en las empresas; su veracidad, relevancia, oportunidad y presentación son las características de los datos que los convierten en información útil para el usuario, o en su defecto lo opuesto.

El acceso a información útil a sido un reto que al día de hoy muchas organizaciones no han podido resolver y siguen operando y tomando decisiones con información limitada, imprecisa y des-actualizada; que des-afortunadamente han aprendido a vivir con ello, sin embargo, las exigencias y tendencias actuales en los negocios exigen procesos ágiles y resilientes soportados por información útil y en tiempo real, las empresas ya no podrán sobrevivir en los mercados actuales operando y tomando decisiones con información limitada, imprecisa y/o des-actualizada; las empresas líderes están transformándose hacia una nueva era digital con acceso a grandes volúmenes de datos, aquellas que logren operar y tomar decisiones con información útil y en tiempo real tendrán mejores resultados y una ventaja competitiva en su mercado.

Dentro de las organizaciones, el área de compras se ha convertido en un socio estratégico para beneficio de las utilidades, haciendo de sus procesos un componente fundamental en esta era de transformación digital empresarial; la información con la que opera y la calidad de la misma pueden afectar positiva o negativamente los resultados de la organización.

En este artículo comentare sobre los beneficios de contar con datos de calidad y en tiempo real durante la función de comprar, no dejes de hacernos tus comentarios.

La importancia de los datos en tiempo real para las compras

El concepto de datos en tiempo real implica tener la certeza de contar con toda la información estructurada y no estructurada que sea relevante y actual al momento de realizar la decisión de compra; información que guiara y dará certidumbre al usuario al momento de tomar su decisión de compra.

Bien sabemos lo que significa un buen análisis del gasto en compras para los temas de abastecimiento estratégico como la negociación de contratos, des-afortunadamente gran parte de estos análisis se realizan con información histórica y de muy mala calidad en términos de certidumbre, y en la mayoría de los casos la proyección del gasto es inevitable; ahora imaginemos tomar decisiones o realizar negociaciones de contratos con una información des-actualizada e incompleta, la respuesta es obvia y no muy alentadora; que diferente sería esta negociación con la certidumbre de contar con datos de calidad y en tiempo real (actualizada y completa) que nos dijeran exactamente lo que se ha comprado a la fecha y al detalle que se requiera (unidad de negocio, categoría, proveedor, historial de precios, etc.).

Ahora veamos la parte operativa o transaccional de las compras, en donde gracias a las nuevas soluciones de compras electrónicas los usuarios de compras pueden realizar sus requerimientos de compra a través de una tienda electrónica, mediante la cual hacen sus búsquedas de productos y servicios, las comparan y toman sus decisiones de compra finales; imaginen un escenario en donde el producto que el usuario requiere se tiene en inventario (o uno similar) pero por no tener esa información en tiempo real durante el momento de la compra, el usuario emite una orden de compra y realiza un gasto innecesario, o bien, un escenario en donde la información del catalogo no está actualizada y se emite una orden de compra con un precio más alto del negociado, o bien, un escenario en donde la comparación de productos no está disponible al momento de la compra para tomar la decisión correcta de compra; la certeza de contar con información útil y en tiempo real durante el proceso de comprar se ha convertido en un elemento que ayuda a los usuarios de compras a tomar decisiones de compra acertadas y en cumplimiento con los objetivos del negocio.

Ejemplos de datos en tiempo real relevantes al momento de comprar

El nuevo enfoque de compras corporativas de tipo auto-servicio a través de tiendas electrónicas (habilitadas por las nuevas tecnologías de compras), le ha dado mucho poder de decisión de compra al empleado (usuarios de compras), lo que ha obligado a las empresas a proporcionarles todos los datos necesarios y en tiempo real (actualizados y completos) al momento que están realizando sus decisiones de compra, como por ejemplo:

  • Datos detallados y actualizados (descripción, dibujos, precios, proveedor, etc.) de los productos y servicios a los cuales el usuario tiene acceso, los cuales pueden ser parte de catálogos internos o externos.
  • Comparativos de datos en tiempo real entre los productos y/o servicios de los diferentes catálogos de proveedores (internos y externos)
  • La clasificación que la empresa compradora le da al proveedor (preferente, negocio pequeño, negocio de mujeres, negocio local…)
  • Datos relevantes sobre proveedores (riesgos, liquidez, rating de proveedores, desempeño, capacidad disponible, tiempos de entrega …)
  • Datos relacionados con las existencias en inventario del producto, o de algún producto similar.
  • Datos relacionados con el historial de precios de los proveedores
  • Datos relacionados con los descuentos por volúmenes de compra
  • El status del contrato de compra o cualquier otro dato relevante del contrato para tomar la decisión de compra.
  • El presupuesto relacionado con la compra a realizar
  • Datos relevantes del mercado (tiendas externas) para fines de comparación, productos similares, o promociones del momento.
  • Datos de riesgos relacionados con la compra (desastres climáticos, devaluación de divisas, ratings de aceptación de proveedores, …)
  • Datos en forma de alertas sobre compras fuera de presupuesto, contratos inactivos, similares existentes, proveedores preferentes o alternos, órdenes de compra existentes, etc.

Con estos ejemplos podemos observar la importancia e influencia en la decisión de compra que puede tener el contar con datos relevantes y en tiempo real al momento que el usuario está tomando sus decisiones de compra; lo que nos lleva a la premisa de este artículo sobre apoyar al usuario a cuidar sus compras mediante el uso adecuado de datos en tiempo real, logrando un nivel de consciencia en beneficio de los  resultados del negocio.

Algunos beneficios para la función de compras por utilizar datos en tiempo real

El contar con datos en tiempo real (dentro de una misma plataforma) que apoye a los usuarios a tomar sus decisiones de compras es un beneficio por sí solo, pero no el único, la eficiencia en los procesos y actividades de compras, y la productividad de los usuarios también se puede ver beneficiada; aquí algunos ejemplos:

  • El encontrar y seleccionar el producto o servicio ideal en conformidad con las reglas del negocio y los resultados esperados; un enfoque de compra guiada a su máxima potencia
  • La identificación de datos erróneos/des-actualizados (vs datos en tiempo real) dentro de los documentos de compras (órdenes de compra / facturas) previo a su procesamiento, evitando in-eficiencias y errores.
  • El cumplimiento acelerado de los ahorros estimados, al usar información relevante y en tiempo real que guié el proceso inteligente de generación de ahorros.
  • Un efectivo análisis del gasto para re-negociaciones de contratos, aprovechando las oportunidades que la información en tiempo real devela.
  • La transformación de los datos en tiempo real en información y acciones inteligentes para generar ahorros y eficiencias en los procesos, tales como comparación de precios en el mercado abierto, in-eficiencias en actividades de los procesos de compras (retrasos en aprobaciones, errores en la generación de órdenes de compras, etc.)
  • Mayor eficiencia en la experiencia de compra del usuario (ininterrumpida), al contar con todos los datos en tiempo real en un mismo lugar, sin necesidad de ir a otro sistema a consultarlos.
  • Mayor productividad en los procesos de auditoria de precios al contar con precios en tiempo real listos para ser comparados contra los contratados (contratos).
  • Efectivo lanzamiento de alertas por temas de discrepancias o incumplimientos (contratos, presupuesto, etc.), al contar con procesos alimentados con información en tiempo real que identifique estas discrepancias.
  • La colaboración con información útil y en tiempo real entre la organización compradora y sus proveedores; evitando malos entendidos, comunicaciones con información limitada y retrasos en los procesos relacionados.
  • El manejo de disputas entre compradores y proveedores usando información relevante y en tiempo real, acelerando la resolución de las mismas.
  • El análisis de riesgos de proveedores, evitando potenciales incumplimientos y posibles pérdidas de tiempo y dinero.
  • Mayor productividad en los tiempos de pago a proveedores y la oferta en opciones de financiamiento, al lograr eficiencias en las actividades de los procesos, al evitar re-procesos por datos erróneos.
  • Efectividad en la integración y distribución de datos con otros sistemas al contar con datos actualizados en tiempo real.
  • Reportes y análisis de datos precisos al realizarlos con datos en tiempo real.

Para finalizar solamente quiero puntualizar que el hecho de contar con datos suficientes para tomar decisiones no es lo mismo a contar con datos en tiempo real, lo que de acuerdo a nuestro concepto implica contar con toda la información existente y relevante para la toma de decisión (estructurada y no estructurada); aunque la comparación pudiera sonar muy tenue, la realidad de las cosas es que es muy grande, y des-afortunadamente el jalón de orejas llega hasta que el objetivo no se cumple.

 

Discuss this:

Your email address will not be published. Required fields are marked *