La Legislación de la contabilidad electrónica en México hace el proceso de “Cuentas por pagar”, más eficiente

Agradecemos la colaboración de Steve Sprague, Vicepresidente de Estrategia de Producto de “Invoiceware International”, quien nos platica en este artículo sobre el mandato de la contabilidad electrónica en México; no dejen de seguir las colaboraciones de Invoiceware International.

El mandato de la contabilidad electrónica entra en vigor este trimestre. Las empresas que operan en este país, necesitan colocar en orden sus plataformas de cumplimiento fiscal y sus procesos financieros. Además del mandato anterior de la facturación electrónica requerido por la administración tributaria de México; el SAT, ha añadido informes contables a su lista de procesos de negocio. Ahora, las empresas tienen que proporcionar su catálogo de cuentas, la balanza de comprobación, y las pólizas del periodo para apoyar las deducciones fiscales.

Los sistemas de gestión de los procesos de facturación electrónica y de la contabilidad electrónica deben garantizar el cumplimiento con el fin de evitar las multas y sanciones que pueden incurrir en errores de la información, pero las empresas deben mirar más allá de los requisitos por que pueden aprovechar esta nueva legislación para mejorar su procesos de negocio.

En primer lugar, vamos a hablar de los riesgos asociados con este mandato de la contabilidad electrónica. En el primer semestre del 2014, por cada peso que el servicio de la administración tributaria de México gastó en auditorías, recuperó 61 pesos, según BNamericas. Esto es un gran retorno de la inversión, uno que el SAT espera aumentar cuando comience aplicar la contabilidad electrónica este año. Con estas multas y el mayor enfoque que México tiene en las auditorías, es claro que el incumplimiento o errores en el cumplimiento no son una opción. La pregunta es ¿tu compañía hará todo lo necesario para sobrevivir la gestión del cumplimiento en lo mínimo necesario para evitar estas multas o van a ver las oportunidades que ofrecen estos mandatos?

La contabilidad electrónica aumenta los requisitos existentes para la facturación electrónica. Ahora, el gobierno no solamente revisará y aprobará las facturas, sino que también se van asegurar que esas facturas coinciden con el libro mayor. Aunque algunas compañías pueden ver este proceso como una molestia, las empresas de hecho pueden utilizar en realidad esta normalización para conducir la automatización y transformar los procesos de flujo de caja. Tres beneficios ocultos en este requerimiento incluyen:

1. Exactitud de impuestos: automatizando la presentación de las facturas XML en sus reportes de impuestos asegura que todas sus deducciones fiscales y los créditos ya estén aprobados por el gobierno, eliminando el riesgo de las auditorías. Tal automatización asegura que por cada entrada del diario, hay una factura que está verificada y comprobada.

2. Mejorar el proceso de cuentas por pagar: las empresas pueden mejorar sus procesos de recepción hasta el 50% verificando los campos de la factura antes de que la mercancía llegue. Estos mandatos obligan a las empresas a recolectar los XML de los proveedores y garantizar una consistencia entre la factura, la orden de compra y los bienes recibidos. Automatizando estos datos en los libros mayores aseguran que todos los registros financieros estén sincronizados.

3. Optimización de flujo de caja: porque estas facturas XML deben verificarse antes de que la mercancía sea recibida, las facturas pueden ser aprobadas para el pago en cuanto llegue la mercancía. Optimizando el capital de trabajo de estas maneras impulsa la liquidez en la base de la cadena de suministro.

¿Cómo abordará tu empresa la implementación de la contabilidad electrónica? Ustedes solamente van a reaccionar a la legislación, implementando sistemas que no se integran con su sistema existente para cumplir con los mandatos y que no generan ningún valor para el negocio? O responderán a estos mandatos estratégicamente, aprovechando la estandarización que requieren para mejorar las cuentas por pagar y mejorar el flujo de caja? Las empresas que implementan la aplicación adecuada mejoran sus procesos significativamente así como su retorno en inversión. ¿Tu empresa será uno de ellos?

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