La PO, el proveedor y el pago

En  En estos últimos días, he enfrentado de forma personal e indirecta, la famosa situación ¡Como no hay orden de compra, no hay pago! Como comprador, defiendo la posición de no efectuar el pago ya que el acto representa una violación a varios procedimientos y una falta de respeto al área de suministro; como proveedor de servicios, me opongo, ya que los problemas burocráticos y disciplinarios de las empresas no deben ser obstáculo para que un prestador de servicios reciba el pago por un servicio prestado a tiempo y con la calidad requerida.

Como toda política organizacional, no podemos ni debemos caer en los extremos, ya que si todo debe llevar orden de compra, se pueda afectar la oportunidad con la que se obtiene un servicio o material y se generan impactos financieros negativos que pueden llegar a ser muy altos. Obviamente, si nada lleva orden de compra o está amparado por un contrato general, se pierde el control y se corren riesgos financieros, laborales y/o legales innecesarios.

Uno de los temas de fondo, es la posición del proveedor, que en algunos casos actúa confiado en la información y presión de los usuarios y su evaluación de la situación, lo que lo lleva a entregar el material o prestar el servicio sin un soporte oficial. Aunque también, debemos aceptar que en otros casos, la violación a procedimientos ya es una conducta reiterativa y el proveedor hace caso omiso de advertencias previas sobre las consecuencias de su accionar, por lo cual debe ser juzgado de forma diferente.

En una experiencia cercana, una filial nuestra tenía una regla: la primera vez que alguien adquiría algo sin la aprobación de compras tenía que explicar las razones a la dirección general, la segunda vez pasaba directamente a recursos humanos por su finiquito laboral. Se imaginarán que sólo una persona llegó a la fase dos y a partir de ahí los usuarios siguieron al pie de la letra los procedimientos. El dilema es como mantener el control sin perder la oportunidad y sin afectar a los proveedores que de buena fe que actuaron en apoyo de la organización. ¿Qué piensas de esto? ¿Cómo enfrenta esta situación tu organización

Agradecemos que nos sigas no dejes de proporcionarnos tus comentarios.

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