Las mejores practicas actuales y futuras de la Conectividad del Proveedor en el proceso de compras

En este breve resumen, compartimos información resumida sobre la tecnología, el producto y los niveles funcionales de las “mejores” prácticas de hoy y las prácticas “futuras” de mañana para soluciones procure-to-pay (P2P), en este articulo trataremos la parte que corresponde a la conectividad con el proveedor, su habilitación y su soporte transaccional

Los lectores que quieran ir más a fondo de lo que compartimos en este breve resumen no duden en contactarnos o entrar a nuestra sección de artículos PRO.

“Mejor” Práctica Selecta: Conectividad del Proveedor

Los elementos selectos de las capacidades de “mejor” práctica, que ciertos proveedores de tecnología pueden ofrecer hoy en día, incluyen las siguientes áreas para la conectividad del proveedor:

Habilitación

  • Un proveedor puede ser invitado por un comprador a registrarse (idealmente a través de un modelo de red de proveedores) y estará disponible como proveedor operativo después de la aprobación
  • El proceso incorporación de proveedores es gratuito para ellos (y toma sólo unos minutos definir un perfil básico)
  • La red de proveedores ofrece un sitio de soporte a proveedores con contenido, guía, videos y consejos de integración, etc.
  • El formulario de inscripción es totalmente configurable y se puede utilizar para capturar toda la información relacionada con el proveedor como lo requiere la empresa
  • Los proveedores pueden publicar catálogos directamente a través de una red y el contenido del catálogo puede ser gestionado directamente por los proveedores, tanto para los catálogos alojados como para los punch-outs. Esto incluye la carga, edición y actualización de catálogos, la publicación de catálogos para aprobaciones, la configuración de enlaces punch-outs, etc.
  • El mantenimiento de la información del proveedor se realiza por los propios proveedores que utilizan las capacidades del portal. Todos los cambios en el perfil requieren aprobación antes de su publicación.

 

Soporte Transaccional

  • La red facilita y maneja colaboraciones de cualquier manera que el proveedor prefiera recibir sus datos de compra de sus clientes
  • La solución soporta una variedad de formatos estándar de la industria, incluyendo EDI, EDIFACT, XML, cXML, UBL, CSV o cualquier otro formato de archivo de extracto de factura
  • Opciones para recibir facturas en la solución:
    • Factura electrónica directamente desde el proveedor (cXML, EDI)
    • Factura electrónica vía portal (conversión desde PO, No PO, factura contra contrato)
    • Factura electrónica a través de correo electrónico
    • Factura PDF asociada al correo electrónico del proveedor alimentada directamente en la solución para la introducción manual de datos
    • Imagen escaneada alimentada desde una solución de terceros con proceso de finalización manual en la solución
    • Imagen escaneada con metadatos (OCR) cargada directamente en la solución
  • Los proveedores tienen visibilidad en tiempo real del estado y detalle de todas las órdenes de compra y facturas
  • Las órdenes de compra pueden ser revisadas, aceptadas, rechazadas y modificadas
  • Los proveedores pueden enviar facturas directamente en el portal. Usando la interfaz de la solución, pueden convertir la factura, crear una nueva factura desde cero o cargar una copia escaneada de la factura para rellenar los detalles de la factura en una ventana de edición lado a lado. También pueden enviar facturas por correo electrónico directamente al comprador que puede cargarlas en la solución, así como utilizar las capacidades de OCR.

“Próximas” Prácticas Selectas: Conectividad del Proveedor

Las “Próximas” prácticas selectas para la conectividad de proveedores, que ciertos proveedores de tecnología pueden ofrecer hoy en día, incluyen

  • IA y habilitación de proveedores virtualizados - todo o parte del proceso de habilitación de proveedores son impulsados por el propio sistema; el sistema sólo pide validaciones de los campos que faltan para los proveedores
  • Integraciones de redes de proveedores “muchos a muchos” comunes
  • Aumento de los servicios de valor agregado ofrecidos: contratos apalancados, programas de agregación de la demanda, etc.
  • Alertas proactivas y sin “log-ons”
  • Inventario Justo a Tiempo (JIT) y administrado por el proveedor (VMI) como componentes principales de ofertas P2P administradas por proveedores para MRO y otras categorías basadas en catálogos y SKU
  • Integración con manejo y gobernanza de proveedores ofrecidas por terceros, estándar de soluciones de riesgo y cumplimiento
  • Órdenes de compras y otros formatos de documento “virtualizados” a un formato estándar independientemente del estándar de conectividad implementado

Consulta los informes individuales PRO de investigación por Spend Matters:

E-Procurement:  Definición de Personalidades e Informe Resumido del Proveedor

Invoice-to-Pay: Definición de Personalidades e Informe Resumido del Proveedor

Procure-to-Pay: Definición de Personalidades e Informe Resumido del Proveedor

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